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Introducción 

La comunicación es la sangre vital del mundo social y empresarial. Existimos porque nos comunicamos. Incluso nuestro silencio comunica mucho. Todos tenemos una idea profana de lo que es la comunicación, pero tratemos de entender el concepto a fondo para que podamos utilizarlo a la perfección.

Definición 

En su libro Teoría de la organización, Willium G Scott ofrece la siguiente definición que debería parecer completa y específicamente satisfactoria para los estudiantes de comunicación empresarial:

La comunicación administrativa es un proceso que implica la transmisión y la reproducción precisa de ideas garantizadas por la retroalimentación con el fin de obtener acciones que lograrán los objetivos de la organización.

Es una definición bastante completa que enfatiza cuatro puntos importantes:

  1. El proceso de comunicación implica la comunicación de ideas. (La palabra ideas en este contexto incluye tanto hechos como emociones).
  2. Las ideas deben replicarse (reproducirse) con precisión en la mente de los receptores, es decir, el receptor debe recibir exactamente las mismas ideas que se transmitieron. Si el proceso de comunicación es perfecto, no habrá dilución, exageración o distorsión de las ideas. Sin embargo, la reproducción de ideas en la mente de los receptores nunca puede ser perfecta. Cuando una idea se viste con palabras u otros símbolos, pierde parte de su importancia original. Un poco más se pierde en el proceso de transmisión. Finalmente, cuando llega al receptor y su mente lo decodifica (interpreta), sufre una mayor distorsión, ya que las palabras o los símbolos no tienen un significado idéntico en la mente del comunicador y del receptor.
  3. El grado de precisión con el que la idea se replica en la mente de los receptores se indica mediante la retroalimentación, es decir, mediante la respuesta de los receptores, que se comunica al transmisor. Aquí se sugiere que la comunicación es un proceso bidireccional que incluye la transmisión de retroalimentación.
  4. El propósito de toda comunicación es provocar la acción necesaria para promover las metas de la organización.

Características de la comunicación

  • El proceso de comunicación implica el intercambio de hechos, ideas, opiniones o emociones entre dos o más personas.
  • La retroalimentación es un componente esencial de la comunicación
  • El propósito principal de la comunicación es informar, o llevar a alguien a un cierto punto de vista, o provocar acciones para alcanzar las metas organizacionales.

Ciclo de comunicación

La transmisión de las ideas de los emisores a los receptores y la retroalimentación o respuesta de los receptores al emisor constituyen el ciclo de comunicación. El ciclo se puede representar esquemáticamente como se muestra más adelante.

El Ciclo de comunicación

El Ciclo de comunicación

El remitente

  1. Tiene una idea. Tienes una idea y quieres compartirla con alguien.
  2. Codifica la idea, formula el mensaje. La idea es algo abstracto. Existe en tu imaginación. Necesitas codificarlo para compartirlo. Necesitas darle una forma (palabras, gestos, expresiones faciales, gráficos, etc.) También deberás organizar tu idea, lo que dependerá del receptor, el objetivo y tu propio estado de ánimo.
  3. Selecciona un canal apropiado; envía el mensaje. Cuando el mensaje ha sido codificado, lo transmites. Para ello, debe seleccionar un canal adecuado. Además de los canales convencionales como cartas, llamadas telefónicas, tiene una amplia gama de métodos de telecomunicaciones como correo electrónico, correo de voz, fax, que le ofrece la revolución tecnológica. La elección depende de la naturaleza del mensaje, las instalaciones disponibles con usted y el receptor, la ubicación del receptor, la necesidad de velocidad, el costo involucrado, el grado de formalidad y confidencialidad, etc.
Canales

Canales

Por ejemplo, para explicar un proceso paso a paso, una carta puede ser más adecuada que una conversación telefónica. Si la velocidad es una condición importante, el envío de un correo electrónico podría ser muy adecuado siempre que tanto el remitente como el receptor estén conectados electrónicamente. Los mensajes informales también se pueden enviar a través de SMS.

El receptor

  1. Recibe el mensaje. Para entender el mensaje, el receptor primero tiene que captarlo. Si el mensaje ha sido transmitido a través de una carta, el receptor primero tiene que recibirlo y leerlo. En un intercambio cara a cara, el receptor tiene que escucharte con atención.
  2. Decodifica el mensaje. En el siguiente paso, el receptor decodifica (interpreta y comprende) el mensaje. La decodificación también incluye la comprensión del significado implícito, por lo que debe ser discreto al codificar el mensaje. Si la codificación, transmisión y decodificación han sido eficientes y precisas, lo que el receptor entienda estará muy cerca de lo que pretende comunicar.
  3. Envía comentarios. La retroalimentación es la respuesta del receptor a su mensaje. Es la retroalimentación la que le dirá qué tan bien el receptor ha entendido el mensaje y qué tan exitoso ha sido el proceso de comunicación.

El proceso de comunicación continúa hasta que ambas partes han terminado de expresarse.

Algunas formas de comunicación, como una orden de oficina y un aviso, son unidireccionales. Una orden de la oficina transmite los deseos de las autoridades a algunos empleados específicos y se detiene allí. Un aviso está destinado a brindar información y, por lo general, no requiere comentarios. Pero la mayoría de los formularios son cíclicos y el ciclo de comunicación se completa solo cuando se recibe la retroalimentación.

Comunicación exitosa

Para una comunicación exitosa

  1. El emisor debe formular el mensaje a la medida del receptor. (El éxito de un mensaje no depende de qué tan bien lo enmarque sino de qué tan bien se reciba).
  2. El remitente debe seleccionar el canal a la luz de
  • Los receptores necesitan
  • Ubicación de los receptores
  • Facilidades disponibles
  • Necesidad de la velocidad
  • Confidencialidad
  • Seguridad y proteccion
  • Si se requiere un registro escrito
  1. El receptor debe decodificar el mensaje de manera objetiva, enviar comentarios con prontitud.

Objetivos de la comunicación

El propósito principal de toda comunicación en una organización es el bienestar general de la organización. Se necesita una comunicación eficaz en todas las etapas para garantizar este bienestar.

En la etapa de planificación, se necesita información sobre los diversos aspectos de la empresa, la viabilidad del proyecto que se emprende, las finanzas involucradas, la mano de obra requerida, las condiciones de comercialización, las campañas publicitarias, etc.

En la etapa de ejecución, se dan órdenes a los empleados para que comiencen a trabajar, se motiva y se involucra constantemente a los trabajadores asociados con el proyecto, se cultiva entre ellos el sentido de la disciplina y se mantiene alta la moral. Todo esto requiere una comunicación bidireccional constante entre los gerentes y los empleados.

Luego, en la etapa de evaluación, se requiere nuevamente que el gerente se comunique con varias fuentes, tanto internas como externas, para evaluar el resultado del proyecto y, si es necesario, prever modificaciones en los planes futuros.

Los objetivos puede representarse esquemáticamente como se muestra a continuación:

Objetivos de la comunicación

Objetivos de la comunicación

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