¿Qué Es Una Carta Comercial? Funciones de carta commercial.

¿Qué Es Una Carta Comercial?

Una carta comercial es una carta de una empresa a otra, o a dichas organizaciones y sus clientes, clientes u otras partes externas. El estilo general de la carta comercial depende de la relación entre las partes interesadas. La carta comercial puede tener muchos tipos de contenido, por ejemplo, solicitar información directa o acción de otra parte, pedir suministros a un proveedor, señalar un error del destinatario de la carta, responder directamente a una solicitud, disculparse por un error, o para transmitir buena voluntad.

A veces, una carta comercial es útil porque produce un registro escrito permanente y el destinatario puede tomarla más en serio que otras formas de comunicación. Está escrito en lenguaje formal.

Necesidad de carta comercial

Necesidad de carta comercial

Toda empresa, ya sea grande o pequeña, tiene que mantener contactos con sus proveedores, clientes, prospectos, departamentos gubernamentales y similares. En su trabajo habitual, un empresario tiene que intercambiar información de diversos tipos con diferentes partes.

Realizar y/o solicitar consultas; realizar pedidos de bienes; reconocer y ejecutar órdenes; otorgar o solicitar crédito; envío de estados de cuenta a deudores; solicitar liquidación de cuentas; quejarse de un error en el suministro de bienes; hacer ajustes a las quejas de los clientes; buscar nuevas líneas de productos o ideas de la empresa; y muchos de esos asuntos requieren comunicación.

En esta lista también se incluye la correspondencia con departamentos gubernamentales, como la sección de impuestos del gobierno local, las oficinas de impuestos sobre las ventas y los impuestos sobre la renta, etc.

En el caso de una empresa muy pequeña, escribir cartas puede ser menos importante, pero no deja de serlo. A medida que el negocio se expande, aumentan sus actividades, así como también el número de proveedores y clientes potenciales. Es difícil mantener contacto personal con todas estas personas e instituciones, particularmente si la distancia geográfica entre la empresa y estos extraños se amplía. El mejor método para que todas estas personas/instituciones se pongan en contacto entre sí es la correspondencia: la comunicación escrita.

• Necesitamos escribir una carta comercial para mantener contactos con el mundo exterior, incluidos otros empresarios, clientes y departamentos gubernamentales.
• Escribir cartas puede ser menos importante para las pequeñas empresas, pero es indispensable.

Funciones de una carta comercial

Como dice L. Gartside, existen cuatro razones principales para escribir cartas comerciales:

(i) Proporcionar un medio de comunicación conveniente y económico sin contacto personal;

(ii) Para buscar o dar información;

(iii) Proporcionar evidencia de las transacciones celebradas, y

(iv) Proporcionar un registro para referencia futura.

También hay un propósito incidental importante: el de generar buena voluntad al crear en la mente del lector una impresión de que la organización del escritor es eficiente, confiable y ansiosa por prestar servicio.

Funciones de una carta comercial

Registro y referencia.

Con el fin de mantener un registro de la comunicación con el mundo exterior, la comunicación debe realizarse por escrito. La comunicación escrita se puede transmitir a las personas o al departamento en cuestión tal como está. Si, por el contrario, se adopta la modalidad de comunicación oral, la comunicación original no podrá transmitirse en su totalidad ni tampoco en el mismo estilo y tono. También puede implicar pérdida de tiempo y retrasos.

Las cartas escritas disfrutan de una clara ventaja sobre otros medios de comunicación: pueden conservarse para referencia futura. Las referencias atrás son bastante frecuentes en la comunicación empresarial. El conocimiento de las transacciones pasadas, acuerdos, etc., con clientes, proveedores y similares se puede obtener fácil, rápida y correctamente sólo cuando se han conservado por escrito. Es difícil, por no decir imposible, que un hombre de negocios recuerde todos los puntos. Cuando falla la memoria, los registros acuden al rescate.

Haciendo una información duradera.

La comunicación oral, ya sea en persona o por teléfono, rara vez se recuerda en su totalidad porque su impacto se siente principalmente durante el tiempo en que se escucha. Una vez retomada la siguiente comunicación oral, se reduce el efecto de la anterior. Sin embargo, una carta deja una impresión duradera en la mente del lector porque permanece con él, va con él y hace su trabajo de manera efectiva cada vez que se lee.

Ampliando el enfoque.

Con frecuencia, a un empresario le resulta difícil enviar a sus representantes a todos los lugares de sus relaciones comerciales. Es la carta que llega a cualquier lugar a cualquier distancia. En efecto, una carta comercial ayuda a ampliar el área de operación. Sólo las cartas pueden enviar los bienes de un empresario a lugares a miles de kilómetros de distancia, incluso al otro lado del país.Es difícil acercarse personalmente a ejecutivos, profesionales, políticos, etc. Pero una carta puede encontrar fácil acceso a todos. Una carta sabe cuál es el momento adecuado para llegar a diferentes personas. Y disfruta de la ventaja de poder esperar hasta que el lector tenga tiempo y ganas de recurrir a él.

Una prueba autorizada.

Un compromiso por escrito vincula a las partes interesadas al texto del escrito. Una carta, firmada por una persona responsable, es prueba fehaciente de lo que en ella se dice. Incluso puede tratarse como un documento válido que puede presentarse como prueba ante un tribunal en caso de disputa.Se pueden tomar medidas, corregir responsabilidades y señalar errores sólo si las comunicaciones se realizan por escrito. Es por ello que las comunicaciones orales por teléfono o comunicaciones telegráficas necesitan confirmación por escrito.

Construyendo buena voluntad.

Un propósito importante de una carta comercial es vender la buena reputación y la amabilidad de una empresa. Su objetivo es generar buena voluntad en la relación cliente-empresa, retener a los clientes actuales y captar otros nuevos, revisar cuentas inactivas e invitar a los clientes a comprar más y más variados productos. El propósito subyacente de todas las cartas es crear clientes haciendo amigos.

• Una carta comercial sirve como registro para referencia futura.
• Deja una impresión más duradera en la mente del receptor que una comunicación oral.
• Al poder llegar a cualquier lugar, se utiliza para ampliar el área de operaciones.
• Se utiliza como documento legal.v Se utiliza para generar buena voluntad.

Tipos de carta

Tipos de carta

A grandes rasgos, las cartas se pueden clasificar en personales y no personales. Las cartas personales son informales y se escriben para intercambiar noticias o buscar favores. Las cartas a familiares y amigos son cartas personales. Las cartas personales están escritas en un estilo amigable e informal. Las cartas comerciales son cartas no personales.

Tipos de carta comercial

Por conveniencia, podemos dividir las cartas comerciales en los siguientes tipos:

A. 1. Consultas y respuestas

2. órdenes y sus ejecuciones
3. consultas de crédito y estado
4. quejas y ajustes
5. cartas de cobro

B. 1. Cartas circulares

2. cartas de ventas

C. 1. Correspondencia bancaria

2. Correspondencia de seguros
3. Correspondencia de importación-exportación
4. Correspondencia de agencia

D. 1. Cartas de solicitud

2. Cartas de entrevista, referencias, testimoniales, cartas de nombramiento, confirmación, ascenso, despido, renuncia.

E. 1. The correspondence of a company secretary

2. Correspondence with State and Central Government

F. 1. Letters to the press.

Business letters can also be classified as official letters, demi-official (D.O.) letters,   internal letters or memos, form letters, etc.

• Official letters are written to government or semi-government bodies.
• Demi-official letters are official in purpose but are addressed to a person by name. D.O. letters may be written if –

1. The matter requires personal attention of the addressee
2. The matter is of confidential nature, or
3. The matter is urgent and requires immediate disposal.

• Internal letters or memos are used to both in government offices and business houses for internal communication.
• Form letters are used for correspondence of recurring or routine nature. They are in case of acknowledgements, reminders, interviews, notices, appointments, etc. they have a standard form with some blanks left in them. Letters are sent to the addressees with relevant details filled in.
• A veces, estas cartas modelo llevan un número de párrafo y generalmente están impresas en tarjetas postales.
• Las cartas modelo carecen de un toque personal, pero ahorran al establecimiento mucho tiempo y trabajo.
• La clasificación discutida anteriormente es puramente una cuestión de conveniencia.