বাণিজ্যিক পত্র কি? বাণিজ্যিক পত্রের ধরন

বাণিজ্যিক পত্র কি? What is a Business Letter?

একটি বাণিজ্যিক পত্র বা ব্যবসায়িক চিঠি হল একটি কোম্পানির থেকে অন্য কোম্পানি, বা এই জাতীয় সংস্থা, গ্রাহক, ক্লায়েন্ট, বা অন্যান্য বহিস্থ পক্ষের কাছে যোগাযোগের একটি চিঠি। চিঠির সামগ্রিক শৈলী (style) সংশ্লিষ্ট পক্ষের মধ্যে বিরাজমান সম্পর্কের উপর নির্ভর করে। বাণিজ্যিক পত্রে অনেক ধরণের বিষয়বস্তু থাকতে পারে, উদাহরণস্বরূপ অন্য পক্ষের কাছ থেকে সরাসরি তথ্য (information) বা পদক্ষেপের অনুরোধ করা, সরবরাহকারীর কাছ থেকে সরবরাহের জন্য অর্ডার দেওয়া, একটি অনুরোধের সরাসরি উত্তর দেওয়া, ভুলের জন্য ক্ষমা চাওয়া, অথবা শুভেচ্ছা জানানো।

একটি বাণিজ্যিক পত্র খুবই দরকারী; কারণ এটি একটি স্থায়ী লিখিত রেকর্ড তৈরি করে, এবং যোগাযোগের অন্যান্য ফর্মগুলির তুলনায় এটি প্রাপকের নিকট আরও গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে। বাণিজ্যিক পত্র আনুষ্ঠানিক ভাষায় (in formal language) লেখা হয়।

বাণিজ্যিক পত্রের প্রয়োজনীয়তা (Need of a business letter):

বাণিজ্যিক পত্রের প্রয়োজনীয়তা

বড় বা ছোট প্রতিটি কোম্পানি তার সরবরাহকারী, গ্রাহক, সম্ভাব্য গ্রাহক, সরকারী বিভাগ এবং এরকম আরও অনেকের সাথে যোগাযোগ বজায় রাখতে হয়।

একজন উদ্যোক্তাকে তার স্বাভাবিক কাজে বিভিন্ন পক্ষের সাথে বিভিন্ন ধরনের তথ্য বিনিময় করতে হয়। পরামর্শ করা এবং/অথবা অনুরোধ করা; পণ্যের জন্য অর্ডার গ্রহণ করা; আদেশ গ্রহণ এবং কার্যকর করা; ক্রেডিট অনুদান বা অনুরোধ; দেনাদারদের অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্ট পাঠানো; অ্যাকাউন্ট নিষ্পত্তির অনুরোধ; পণ্য সরবরাহে ত্রুটি সম্পর্কে অভিযোগ; গ্রাহকের অভিযোগ সমাধান করা; নতুন পণ্য লাইন বা কোম্পানি ধারনার জন্য যোগাযোগের প্রয়োজন হয়। এই তালিকায় সরকারী বিভাগগুলির সাথে চিঠিপত্রও অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, যেমন স্থানীয় সরকার, কর বিভাগ, বিক্রয় কর এবং আয়কর অফিস ইত্যাদি।

খুব ছোট ব্যবসার ক্ষেত্রে চিঠি লেখা কম গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে কিন্তু  একেবারে গুরুত্বহীন নয়। ব্যবসা যখন প্রসারিত হয় বা এর কার্যক্রম বৃদ্ধি পায়, পাশাপাশি এর সরবরাহকারী এবং সম্ভাবনার (prospects) সংখ্যাও বৃদ্ধি পায়। এই সমস্ত ব্যক্তি এবং প্রতিষ্ঠানের সাথে ব্যক্তিগত যোগাযোগ বজায় রাখা কঠিন, বিশেষ করে যদি ফার্ম এবং এই বহিরাগতদের মধ্যে ভৌগলিক দূরত্ব বেশি হয়। এই সমস্ত ব্যক্তি/প্রতিষ্ঠানের একে অপরের সাথে যোগাযোগ করার সর্বোত্তম পদ্ধতি হল চিঠিপত্র – লিখিত যোগাযোগ।

 অন্যান্য ব্যবসায়ী, গ্রাহক এবং সরকারী বিভাগ সহ বাহিঃবিশ্বের সাথে যোগাযোগ বজায় রাখার জন্য আমাদের বাণিজ্যিক পত্র লিখতে হয়।

 চিঠি লেখা ছোট ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের জন্য কম গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে কিন্তু এটি অপরিহার্য।

বাণিজ্যিক পত্রের কার্যাবলী বা ব্যবসায়িক চিঠির কাজ

এল. গার্টসাইড বলেছেন যে, ব্যবসায়িক চিঠি লেখার চারটি প্রধান কারণ রয়েছে:

(i) ব্যক্তিগত যোগাযোগ ছাড়াই যোগাযোগের একটি সুবিধাজনক এবং সস্তা মাধ্যম হিসাবে ব্যবহার করা;

(ii) তথ্য চাওয়া বা দেওয়া;

(iii) সংঘটিত লেনদেনের প্রমাণ উপস্থাপন করা, এবং

(iv) ভবিষ্যতের রেফারেন্সের জন্য একটি রেকর্ড হিসাবে সংরক্ষণ করা।

একটি গুরুত্বপূর্ণ আনুষঙ্গিক উদ্দেশ্যও রয়েছে – তা হল পাঠকের মনে লেখকের সংগঠনের একটি ছাপ তৈরি করা যা দক্ষ, নির্ভরযোগ্য এবং পরিষেবার সংগে জড়িত।

ব্যবসায়িক চিঠির কাজ

রেকর্ড এবং রেফারেন্স (Record and reference)

বহির্বিশ্বের সাথে যোগাযোগের রেকর্ড রাখতে হলে যোগাযোগ অবশ্যই লিখিতভাবে হতে হবে। লিখিত যোগাযোগ সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি বা বিভাগে প্রেরণ করা যেতে পারে। অন্যদিকে, যদি মৌখিক যোগাযোগের পদ্ধতি গ্রহণ করা হয়, তবে মূল যোগাযোগটি সম্পূর্ণরূপে বা একই শৈলী এবং সুরে প্রেরণ করা যায় না। এটি সময়ের অপচয় এবং বিলম্বজনিত ক্ষতির কারণও হতে পারে।

লিখিত চিঠিগুলি যোগাযোগের অন্যান্য মাধ্যমগুলির তুলনায় একটি স্পষ্ট সুবিধা প্রদান করে: ভবিষ্যতে রেফারেন্সের জন্য সেগুলি ধরে রাখা যেতে পারে। ব্যাক রেফারেন্স ব্যবসায়িক যোগাযোগে বেশ প্রচলিত। গ্রাহক, সরবরাহকারীদের সাথে অতীতের লেনদেন, চুক্তি, ইত্যাদির জ্ঞান সহজে, দ্রুত এবং সঠিকভাবে শুধুমাত্র তখনই পাওয়া যাবে যখন সেগুলি লিখিতভাবে সংরক্ষিত থাকবে। একজন ব্যবসায়ীর পক্ষে সমস্ত পয়েন্ট মনে রাখা কঠিন। যখন মেমরি ব্যর্থ হয়, রেকর্ডগুলি তখন উদ্ধার কাকে লাগে।

স্থায়ী তথ্য তৈরী করা (Making a lasting information)

ব্যক্তিগতভাবে হোক বা ফোনে হোক মৌখিক যোগাযোগ খুব কমই পূর্ণরূপে মনে রাখা যায় কারণ এর প্রভাব প্রধানত এটি শোনার সময় অনুভূত হয়। একবার পরবর্তী মৌখিক যোগাযোগ গ্রহণ করা হলে, আগেরটির প্রভাব হ্রাস পায়। যাইহোক, একটি চিঠি পাঠকের মনে একটি দীর্ঘস্থায়ী ছাপ ফেলে কারণ এটি তার সাথে থাকে, তার সাথে যায় এবং প্রতিবার পড়ার সময় এটি কার্যকরভাবে কাজ করে।

দৃষ্টিভঙ্গি প্রশস্ত করা (Widening the approach)

প্রায়শই, একজন ব্যবসায়ী তার ব্যবসায়িক সংযোগের সমস্ত জায়গায় তার প্রতিনিধিদের পাঠানো কঠিন বলে মনে করেন। কিন্তু চিঠি এমন একটি উপায় যা যে কোনও দূরত্বে যে কোনও জায়গায় পৌঁছে যায়। এর প্রভাবে, একটি বাণিজ্যিক পত্র অপারেশন এলাকা প্রশস্ত করতে সাহায্য করে। শুধুমাত্র চিঠিই একজন ব্যবসায়ীর পণ্য হাজার হাজার মাইল দূরে এমনকি সকল দেশে পাঠাতে পারে।

এক্সিকিউটিভ, পেশাদার, রাজনীতিবিদ প্রমুখের সাথে ব্যক্তিগতভাবে (in person) যোগাযোগ করা কঠিন। কিন্তু একটি চিঠি এক্ষেত্রে একটি সহজ অ্যাক্সেস খুঁজে পেতে পারে। একটি চিঠি বিভিন্ন ব্যক্তির কাছে পৌঁছানোর সঠিক সময়ে পৌঁছাতে পারে। এবং পাঠক এটি তার অবসর সময়ে পড়তে পারেন। এবং পাঠক এটির দিকে মনোযোগ দেওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করতে সক্ষম হওয়ার সুবিধা উপভোগ করে।

একটি দায়িত্বশীল দলিল (An authoritative proof)

লিখিত প্রতিশ্রুতি সংশ্লিষ্ট পক্ষগুলিকে লেখার পাঠ্যের সাথে আবদ্ধ করে। একটি দায়িত্বশীল ব্যক্তির স্বাক্ষরিত একটি চিঠি, এতে যা বলা হয়েছে তার একটি প্রামাণিক দলিল। এমনকি এটিকে একটি বৈধ নথি হিসাবেও বিবেচনা করা যেতে পারে যা বিরোধের ক্ষেত্রে আইনের আদালতে প্রমাণ হিসাবে উপস্থাপন করা যেতে পারে।

লিখিতভাবে যোগাযোগ থাকলেই ব্যবস্থা নেওয়া যেতে পারে, দায়িত্ব ঠিক করা যেতে পারে এবং ভুলগুলো নির্দেশ করা যেতে পারে। এই জন্য ফোন বা টেলিগ্রাফিক যোগাযোগের মাধ্যমে মৌখিক যোগাযোগের জন্য লিখিতভাবে নিশ্চিতকরণ প্রয়োজন।

সুনাম গড়ে তোলা (Building goodwill)

একটি ব্যবসায়িক চিঠির একটি গুরুত্বপূর্ণ উদ্দেশ্য হল একটি কোম্পানির সুখ্যাতি এবং বন্ধুত্ব বিক্রি করা। এর লক্ষ্য হল গ্রাহক-কোম্পানীর সম্পর্কের মধ্যে সুনাম তৈরি করা, বর্তমান গ্রাহকদের ধরে রাখা এবং নতুনদের ক্যাপচার করা, নিষ্ক্রিয় অ্যাকাউন্টগুলি পর্যালোচনা করা এবং গ্রাহকদের আরও এবং বৈচিত্র্যময় পণ্য কেনার জন্য আমন্ত্রণ জানানো। সমস্ত চিঠির অন্তর্নিহিত উদ্দেশ্য হল বন্ধু তৈরি করে গ্রাহক তৈরি করা।

• একটি ব্যবসায়িক চিঠি ভবিষ্যতের রেফারেন্সের জন্য একটি রেকর্ড হিসাবে কাজ করে।
• এটি মৌখিক যোগাযোগের চেয়ে প্রাপকের মনে আরও টেকসই ছাপ ফেলে।
• যেহেতু এটি যেকোনো জায়গায় পৌঁছাতে পারে, তাই এটি অপারেশনের এলাকা প্রশস্ত করতে ব্যবহৃত হয়।
• এটি একটি আইনি দলিল হিসাবে ব্যবহৃত হয়।
• এটি সদিচ্ছা তৈরি করতে ব্যবহৃত হয়।

চিঠির ধরন (Kinds of a letter)

চিঠির ধরন

ব্যাপকভাবে বলতে গেলে, চিঠিগুলি ব্যক্তিগত (personal) এবং অ-ব্যক্তিগত (non-personal) হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করা যেতে পারে। ব্যক্তিগত চিঠিগুলি অনানুষ্ঠানিক এবং খবর আদান-প্রদান করতে বা অনুগ্রহ পাওয়ার জন্য লেখা হয়। আত্মীয় এবং বন্ধুদের চিঠি ব্যক্তিগত চিঠি। ব্যক্তিগত চিঠিগুলি একটি বন্ধুত্বপূর্ণ, অনানুষ্ঠানিক শৈলীতে লেখা হয়। ব্যবসায়িক চিঠি অ-ব্যক্তিগত এবং আনুষ্ঠানিক চিঠি।

বাণিজ্যিক পত্রের ধরন (Kinds of a business letter)

সুবিধার জন্য, আমরা ব্যবসায়িক চিঠিগুলিকে নিম্নলিখিত ধরণের মধ্যে ভাগ করতে পারি:

ক. 1. অনুসন্ধান এবং উত্তর (Enquiries and replies)

2. অর্ডার এবং তা বাস্তবায়ন (orders and their executions)

3. ক্রেডিট এবং স্থিতি অনুসন্ধান (credit and status enquiries)

4. অভিযোগ এবং সমন্বয় (complaints and adjustments)5. আদায়ের চিঠি (collection letters)

খ. 1. সার্কুলার লেটারস (Circular letters)

2. বিক্রয় চিঠি (sales letters)

গ. 1. ব্যাংকের চিঠিপত্র (Bank correspondence)

2. বীমা চিঠিপত্র (Insurance correspondence)
3. আমদানি-রপ্তানি চিঠিপত্র (Import-export correspondence)
4. সংস্থার চিঠিপত্র (Agency correspondence)

ঘ. 1. আবেদনপত্র (Application letters)

2. সাক্ষাৎকারের চিঠি (Interview letters), রেফারেন্স (references), প্রশংসাপত্র (testimonial), নিয়োগের চিঠি (letters of appointment), নিশ্চিতকরণ (confirmation), পদোন্নতি (promotion), ছাঁটাই (retrenchment), পদত্যাগ (resignation letters).

ঙ. 1. কোম্পানি সচিবের পত্র (The correspondence of a company secretary)

2. রাজ্য এবং কেন্দ্রীয় সরকারের সাথে চিঠিপত্র (Correspondence with State and Central Government)

চ. 1. প্রেস বিজ্ঞপ্তি (Letters to the press)

ব্যবসায়িক চিঠিগুলিকে অফিসিয়াল লেটার (official letters), ডেমি-অফিসিয়াল (ডিও) (demi-official  – D.O.)  চিঠি, অভ্যন্তরীণ চিঠি বা মেমো (internal letters or memos), ফর্ম লেটার (form letters) ইত্যাদি হিসাবেও শ্রেণীবদ্ধ করা যেতে পারে।

•  সরকারি বা আধা-সরকারি সংস্থার (government or semi-government bodies) কাছে সরকারি চিঠি লেখা হয়।
• ডেমি-অফিসিয়াল চিঠিগুলি উদ্দেশ্যমূলকভাবে অফিসিয়াল তবে একজন ব্যক্তিকে নাম দ্বারা সম্বোধন করা হয়। ডি.ও. চিঠি লেখা যেতে পারে যদি –

1. বিষয়টিতে প্রাপকের ব্যক্তিগত মনোযোগ প্রয়োজন থাকে
2. বিষয়টি গোপনীয় প্রকৃতির হয়, বা
3. বিষয়টি জরুরী এবং অবিলম্বে নিষ্পত্তি প্রয়োজন হয়।

• অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের জন্য অভ্যন্তরীণ চিঠি বা মেমো সরকারী অফিস এবং ব্যবসা প্রতিষ্ঠান উভয় জায়গায়ই ব্যবহার করা হয়।
• ফর্ম লেটার পুনরাবৃত্তি বা রুটিন প্রকৃতির চিঠিপত্রের জন্য ব্যবহৃত হয়। তারা স্বীকৃতি, অনুস্মারক, সাক্ষাৎকার, নোটিশ, অ্যাপয়েন্টমেন্ট ইত্যাদির ক্ষেত্রে রয়েছে। তাদের মধ্যে কিছু ফাঁকা রেখে একটি আদর্শ ফর্ম রয়েছে। প্রাসঙ্গিক বিবরণ পূরণ করে প্রাপকের কাছে চিঠি পাঠানো হয়।

কখনও কখনও এই ফর্ম লেটারগুলি বেশ কয়েকটি অনুচ্ছেদ ধারন করে এবং সাধারণত পোস্ট কার্ডে মুদ্রিত হয়।

ফর্ম লেটারগুলিতে ব্যক্তিগত স্পর্শের অভাব রয়েছে তবে তা প্রতিষ্ঠানের অনেক সময় এবং শ্রম বাঁচায়।

উপরে আলোচিত শ্রেণীবিভাগ সম্পূর্ণরূপে সুবিধার বিষয় (matter of convenience)।