¿Que es la Información? 2 Tipos de Información

La Información

Uno de los objetivos más importantes de la comunicación es transmitir o recibir la información sobre un determinado hecho o circunstancia. Puede hacerse tanto a través del lenguaje hablado o escrito como utilizando cualquier otro sistema de signos o señales.

Los gerentes necesitan información completa, exacta y precisa para organizarse; los empleados lo necesitan para convertir la planificación en realidad.

Tipos de la Información

Tipos de información

Información externa

La información sobre los siguientes aspectos es muy vital para la existencia y el bienestar de cualquier organización:

1. Información sobre sus productos: (i) respuesta del consumidor a sus productos en comparación con productos de la competencia con referencia tanto a la calidad como al precio; (ii) si se están produciendo de conformidad con las últimas tendencias; (iii) si se ajustan a los estándares de producción prescritos, etc.
2. Información sobre la disponibilidad de créditos: el funcionamiento de las distintas entidades financieras y los términos y condiciones en que se ofrecen los créditos por las mismas.
3. Información sobre la disponibilidad de materias primas: cómo y dónde se pueden adquirir materias primas de calidad en condiciones más favorables, o si hay sustitutos más baratos disponibles.
4. Información sobre las normas y reglamentos del gobierno: qué tipo de efecto pueden tener las normas y reglamentos del gobierno y el escenario político cambiante en la política de productos de la organización.
5. Información sobre los medios publicitarios: su eficacia, idoneidad, méritos relativos y gastos que implican.
6. Información sobre los últimos avances en los campos de la ciencia y la tecnología: cómo se pueden utilizar las últimas innovaciones para modernizar las técnicas de producción, ya sea para mejorar la calidad de los productos o para economizar en mano de obra, tiempo, dinero, etc.

Información interna

Internamente, se debe informar a los empleados sobre los siguientes aspectos:

1. Información sobre las asignaciones de trabajo y los procedimientos que las rigen: la información sobre la naturaleza precisa del trabajo de cada empleado, su alcance y los procedimientos que lo rigen debe estar fácilmente disponible para todos los empleados, así como en los archivos de la organización.
2. Información sobre el estatuto y los poderes de decisión: deben definirse claramente las designaciones exactas de los funcionarios y los poderes de decisión de que disfrutan.
3. Información general sobre las políticas y actividades de la organización: Si los empleados se mantienen bien informados sobre las políticas de la organización y otros aspectos de la relación, se les inculca un sentido de pertenencia y les brinda una mayor satisfacción laboral. También les ayuda a desarrollar confianza en sí mismos.

Información para la planificación

Información para la planificación

Los gerentes cuyo trabajo principal es la planificación necesitan información detallada de varios tipos. La información para la planificación se puede clasificar en tres encabezados:

1. Información ambiental: información sobre las condiciones políticas, sociales y económicas; información sobre el medio cultural, información geográfica y climática.
2. Información interna: información sobre la capacidad de producción y venta de la organización; información detallada sobre los miembros de la plantilla, su cualificación académica y profesional, su eficacia y fiabilidad, sus limitaciones, etc.
3. Información sobre la competencia: información sobre las empresas rivales y sus productos, sus puntos fuertes y débiles, su desempeño pasado y presente.

Para una planificación eficiente y eficaz, esta información, debidamente clasificada y actualizada, debe estar fácilmente disponible en los archivos de la organización.

Fuente de información

Fuente de la información

1. Archivos antiguos: una gran cantidad de información interna está fácilmente disponible en los archivos antiguos de la organización. El desempeño anterior de la organización y de sus empleados se puede conocer fácilmente a partir de los archivos antiguos.
2. Observación: Se puede obtener información valiosa sobre la eficiencia y confiabilidad de los empleados a partir de la observación personal.
3. Medios de comunicación y comunicación: Los medios de comunicación como la radio, la televisión, el cine, los periódicos, las revistas están todo el tiempo arrojando información. Es muy importante exponernos a estos medios y obtener información relevante. Además de las revistas destinadas a la lectura general, existen revistas dedicadas exclusivamente a campos especializados. Estas revistas constituyen una fuente de información muy importante.
4. Investigación bibliotecaria: Una buena biblioteca es un almacén de información. Sólo en una biblioteca podemos tener acceso a libros de referencia, publicaciones de investigación, archivos de revistas antiguas, folletos, publicaciones gubernamentales de varios tipos, informes estadísticos, etc. Ahora también hay bibliotecas de cintas, discos y películas.
5. Cámaras de comercio: Se supone que la membresía de tales cámaras es muy útil en estos días. Mantienen a sus miembros al tanto de todos los desarrollos que tienen alguna relación con sus actividades.
6. Reuniones, seminarios y conferencias: Las grandes casas de negocios a menudo patrocinan seminarios y conferencias nacionales e internacionales que resultan ser una experiencia muy educativa.
7. Entrevistas personales: La información también se puede recopilar a través de entrevistas personales con personas destacadas en el campo político, expertos en campos profesionales y miembros del público en general.
8. Cuestionarios: la información sobre la popularidad de los productos de una empresa y su capacidad de venta a menudo se recopila mediante la circulación de cuestionarios cuidadosamente preparados entre los consumidores y los minoristas.
9. Ferias comerciales y exposiciones: Las grandes ferias y exposiciones se han convertido en una característica habitual de la vida moderna. Todos los pabellones se relacionan con un tema central. Pueden destacar el desarrollo agrícola, la producción de libros, la industria electrónica o cualquier otro tema similar. Toda la información relacionada con ese tema se recopila en un solo lugar. De esta manera se convierten en una importante fuente de información.
10. Medios de comunicación electrónicos actuales, en particular, la red informática de Internet: ahora ofrece acceso a la información más reciente sobre todos los temas bajo el sol casi con un movimiento rápido de su dedo. El mundo de la comunicación está siendo virtualmente revolucionado por los últimos medios electrónicos.

El tipo de información que debe aceptarse

Antes de aceptar cualquier dato, hágase las siguientes preguntas:

1. ¿La información proviene de una fuente confiable? ¿Es preciso?
2. ¿Está completa la información? ¿O pasa por alto algún aspecto importante?
3. ¿Es esta la última información disponible?

Resumen

• Los ejecutivos necesitan información para planificar y organizar; los empleados lo necesitan para ejecutar su satisfacción laboral.
• La información se puede recopilar de una variedad de fuentes, incluidos archivos antiguos, documentos nuevos, Internet, cuestionarios, etc.
• La información externa se relaciona con la respuesta del público a los productos, la disponibilidad de materias primas, la financiación, etc.
• La informacion interna se relaciona con asignaciones de trabajo, procedimientos, centros de poder, políticas organizacionales, etc.
• La información debe ser –

1. De una fuente confiable
2. Preciso
3. Completo
4. El último