Table of Contents
মুখোমুখি যোগাযোগ (Face-to-face communication)
মুখোমুখি যোগাযোগ প্রথম ধারণায় মৌখিক যোগাযোগের সাথে অভিন্ন বলে মনে হতে পারে। যাইহোক, এমন কিছু পরিস্থিতি কল্পনা করা সম্ভব যেখানে দুটি আলাদা হয়ে যায়। টেলিফোনিক কথোপকথন মৌখিক কিন্তু আমরা মুখোমুখি যোগাযোগ করতে পারি না। দুই দেশের রাষ্ট্রপতি একে অপরকে হাসিমুখে অভিবাদন জানান এবং উষ্ণ হাত মেলান এটি মুখোমুখি যোগাযোগে, যদিও, একটি সাধারণ ভাষার অভাবে, তাদের এই যোগাযোগকে মৌখিক হিসাবে বর্ণনা করা যায় না। তবে, বেশিরভাগ পরিস্থিতিতে সমস্ত মুখোমুখি যোগাযোগ মৌখিক।
মুখোমুখি যোগাযোগ বলতে কী বুঝায়?
মুখোমুখি মিথস্ক্রিয়া ব্যক্তিগত কথোপকথনের প্রতিনিধিত্ব করে যেখানে অংশগ্রহণকারীরা একে অপরকে দেখতে পারে। এর মধ্যে রয়েছে ব্যক্তিগত কথোপকথন (মনে করুন: একের সাথে অন্যের সাক্ষাৎ (meeting), স্ট্যান্ড-আপ, কনফারেন্স রুম সেশন) এবং ইলেক্ট্রনিক টুলের মাধ্যমে ভিডিও মিটিং।
অবশ্যই, বিচ্ছিন্ন দূরবর্তী দলগুলিসহ সংস্থাগুলির জন্য মুখোমুখি দেখা করা আবশ্যক৷ এর কারণ হল ব্যক্তিগত কথোপকথন অংশগ্রহণকারীদের অ-মৌখিক ইঙ্গিত, শারীরিক ভাষা এবং আবেগগুলি গ্রহণ করতে দেয় যা পাঠ্যের (text) মাধ্যমে প্রকাশ করা কঠিন।
সামনাসামনি দেখা করার নিছক কাজটি গ্রাহকদের এবং সহকর্মীদের সাথে একইভাবে সম্পর্ক গড়ে তোলার সাথে মিলে যায়।
ব্যবসায় মুখোমুখি যোগাযোগ অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ এবং এটি প্রায়শই একটি ভারসাম্যমূলক কাজ। আপনি যখন কাজ করেন এবং আপনার সময়সূচী আঁটসাঁট থাকে, তখন এটি স্পষ্ট হয়ে যায় যে প্রতিটি মিটিং-এর জন্য ব্যক্তিগত কথোপকথনের প্রয়োজন হয় না।
সর্বোপরি, ইমেল কোথাও যাচ্ছে না এবং টিম মেসেজিংও কাজ করছে না এমন পরিস্থিতিতে কীভাবে যোগাযোগ করবেন তার পরিপ্রেক্ষিতে মুখোমুখি মিথস্ক্রিয়া (face-to-face interaction) ছাড়াও আপনার কাছে প্রচুর বিকল্প থাকে।
মুখোমুখি মিটিং কেন গুরুত্বপূর্ণ?
ন্যায্য প্রশ্ন! নীচে মুখোমুখি যোগাযোগের কিছু মূল সুবিধা রয়েছে এবং যখন এটি প্রথাগত বার্তাপ্রেরণের তুলনায় টীমের জন্য সুজলভ্য হয়।
লোকের কাছে আপনার কথোপকথন থেকে তথ্য শেখার এবং ধরে রাখার সম্ভাবনা বেশি।
গবেষণায় দেখা যায় যে মুখোমুখি মিথস্ক্রিয়া বোঝাপড়া এবং দ্রুততার সাথে চলে।
যখন লোকেরা কার সাথে কথা বলে তা দেখার ক্ষমতা রাখে, তখন তারা যা শুনছে তা ধরে রাখার সম্ভাবনা বেশি থাকে। অনেক লোক ভিজ্যুয়াল লার্নার্স (visual learners), এছাড়াও আজকের বিক্ষিপ্ত বিশ্বে, মুখোমুখি যোগাযোগ মানুষকে হাতে থাকা কথোপকথনে (conversation at hand) মনোযোগ দিতে বাধ্য করে।
কল্পনা করুন আপনি প্রথমবারের মতো আপনার গাড়ির ব্যাটারি প্রতিস্থাপন করবেন। “কেউ আপনাকে কেবলমাত্র পদক্ষেপগুলি পড়তে দিল” বনাম “আপনি কাউকে ভিডিওতে দেখছেন মুখে বলার সাথে সাথে প্রক্রিয়াগুলি ধাপে ধাপে প্রদর্শ করছে” আপনি কোনটি বেছে নিবেন? – সম্ভবত ভিডিওটি।
মুখোমুখি কথোপকথন ব্যক্তিগত সংযোগ তৈরি করে
গ্যালাপের (Gallup) মতে, দূরবর্তী পরিবেশে কর্মীদের সাফল্যের জন্য ব্যক্তিগত সংযোগ অপরিহার্য।
আপনার সহকর্মীদের মধ্যে বিশ্বাসের অনুভূতি তৈরি করা শুধুমাত্র পাঠ্যের (text) মাধ্যমে কঠিন। কর্মক্ষেত্রে একাকীত্বের বিরুদ্ধে লড়াইয়ের বাইরে, মুখোমুখি মিথস্ক্রিয়া আপনার সহকর্মীদের কীবোর্ডের পিছনের মুখগুলির অনুস্মারক হিসাবে কাজ করে।
এই ধরণের ব্যক্তিগত সংযোগ গ্রাহকদের পরিষেবা দেওয়ার জন্যও গুরুত্বপূর্ণ। শুধুমাত্র ইমেলের মাধ্যমে যোগাযোগ করার পরিবর্তে, কিছু মুখোমুখি সময় পাওয়া বা তাদের সাথে ব্যক্তিগতভাবে অনুসরণ করা দেখায় যে আপনি তাদের সাফল্যে বিনিয়োগ করেছেন।
এছাড়াও বিবেচনা করুন যে ব্যক্তিগত বা সংবেদনশীল পরিস্থিতি রয়েছে যেখানে মুখোমুখি যোগাযোগ অনেক বেশি ব্যক্তিত্বপূর্ণ।
উদাহরণস্বরূপ, টেলিহেলথ এবং ভার্চুয়াল থেরাপির জনপ্রিয়তা রোগীদের কীভাবে তাদের ডাক্তারদের সাথে বারবার যেতে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করতে হবে তা বলে। এখানে কিছু অন্যান্য পরিস্থিতি রয়েছে যেখানে মুখোমুখি মিথস্ক্রিয়া উপযুক্ত:
- সতীর্থদের সাথে ব্যক্তিগত, একের পর এক কথোপকথন প্রদান করা (মনে করুন: একটি কর্মক্ষমতা পর্যালোচনা – performance review)
- সম্ভাব্য সংবেদনশীল কর্মক্ষেত্রের তথ্য (potentially sensitive workplace information) নিয়ে আলোচনা করা
- কারো অবিভক্ত মনোযোগ চাওয়া (মনে করুন: কোম্পানি ছাড়ার কথা বলা ইত্যাদি)
জটিল সমস্যাগুলি মোকাবেলা করার জন্য গ্রাহক এবং সতীর্থদের ক্ষমতায়ন করা
সংক্ষেপে, কিছু সমস্যা দ্রুত কল (quick call) বা ইমেলের জন্য খুবই জটিল।
এবং গবেষণায় দেখা যায় যে যখন সমস্যাগুলি জটিল হয়ে যায়, তখন গ্রাহকরা ফোন কল বা স্ব-পরিষেবা বিকল্পগুলির উপর নির্ভর করার পরিবর্তে মুখোমুখি মিথস্ক্রিয়া খোঁজার সম্ভাবনা ২৩% বেশি।
কোন মিটিংগুলি মুখোমুখি হওয়ার দরকার নেই?
বাস্তবে প্রতিটি কথোপকথনকে মুখোমুখি বৈঠক হতে হবে না।
মানুষ ব্যস্ত। আপনার কেবল অন্যের সময়সূচীকে সম্মান করা দরকার নয়, আপনার নিজের সময়কেও বিবেচনা করা উচিত!
যদিও কিছু কথোপকথন ব্যক্তিগতভাবে করা আরও বোধগম্য করে, এখানে কিছু নমুনা পরিস্থিতি রয়েছে যা প্রায়ই মুখোমুখি মিথস্ক্রিয়াগুলির তুলনায় বার্তা পাঠানোর জন্য আরও উপযুক্ত:
- আপনার দলের কাছে সহজ “হ্যাঁ” বা “না” জাতীয় প্রশ্ন৷
- একটি ফাইল, নথি, বা সংস্থান অ্যাক্সেসের অনুরোধ করা
- একটি প্রকল্পের স্ট্যাটাস চেক-ইন করা
- একটি কাজ সম্পূর্ণ করার অনুস্মারক (মনে করুন: একটি ফর্ম পূরণ করা, একটি নথিতে স্বাক্ষর করা)
- শেয়ার করা রিপোর্ট বা স্প্রেডশীট যা ডিজিটালভাবে শেয়ার করা বা দেখা যায়
এই সাধারণ কর্মক্ষেত্রের কথোপকথনগুলি সহজেই একটি টিম সহযোগিতা সফ্টওয়্যারে পরিচালনা করা যেতে পারে। এইভাবে, আপনি তাত্ক্ষণিকভাবে “ছোট জিনিসপত্র”-এর যত্ন নিতে পারেন এবং আপনার সহকর্মীদের সাথে আরও বড় ও জটিল কথোপকথনের জন্য মুখোমুখি দেখা করার সময় বের করতে পারেন।
ব্যবসায় মুখোমুখি যোগাযোগের প্রয়োজনীয় দক্ষতা
মুখোমুখি যোগাযোগের প্রয়োজনীয় দক্ষতা
১. প্রস্তুতি (Preparedness)
সবার সময়সূচীকে সম্মান করার বিষয়ে আমরা আগে কী বলেছিলাম মনে আছে?
এটি একটি নো-ব্রেইনার হতে পারে, তবে আপনার মিটিং সময়মতো শুরু করতে আপনি যা করতে পারেন তা একটি প্লাস।
এর অর্থ হল একটি এজেন্ডা থাকা যা আপনার মিটিং কোথায় (এবং কখন) হবে সেই সাথে কে কথা বলবে তার রূপরেখা থাকবে। আপনি যদি আপনার অংশগ্রহণকারীদের দিয়ে কিছু উপস্থাপন করাতে চান বা নিজে কিছু উপস্থাপন করতে চান তবে নিশ্চিত করুন যে তারা সেই অনুরোধগুলির দ্বারা যেন বিব্রত না হয়।
প্রস্তুতির অর্থ হল আপনার ভিডিও কনফারেন্সিং সফ্টওয়্যারকে দুবার পরীক্ষা করা যাতে আপনি একবার শুরু করার পরে কোনও অপ্রয়োজনীয় হেঁচকি (hiccups) এড়াতে পারেন। নিশ্চিত করুন যে আপনার সেট আপ আপনার মিটিংকে মসৃণভাবে চালাতে, আপনাকে একটি ক্লিকে আপনার ভিডিও, মাইক সেটিংস এবং ফাইলগুলির পূর্বরূপ দেখতে দেয়৷
২. অংশ খোঁজা (Looking the part)
এই মুহুর্তে আমাদের বেশিরভাগই ঘরে বসে কাজের পোশাকে গুরুত্ব দিচ্ছে, যা অনেক “সেরা পোশাক পরা” পুরস্কার (“best dressed” awards) জিততে যাচ্ছে না।
ব্যবসায়িক নৈমিত্তিক মোডে প্রবেশ করা আপনার মিটিংগুলিকে পেশাদারিত্বের একটি সূক্ষ্ম অনুভূতি দেওয়ার একটি সহজ উপায়।
সন্দেহ হলে, আপনার সেরা দেখার জন্য একটি পয়েন্ট তৈরি করুন, বিশেষ করে যদি আপনার মিটিংগুলি HD ভিডিওতে হয়। এর অর্থ হল আপনার পোশাকের প্রতিটি বৈশিষ্ট্য এবং আলো আপনার অংশগ্রহণকারীদের জন্য স্ফটিক পরিষ্কার।
মনে রাখবেন যে বেশিরভাগ “অংশটি দেখা” এর সাথে আপনার শরীরের ভাষা জড়িত।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি কি আপনার ক্যামেরার সাথে চোখের যোগাযোগ করছেন? আপনার অংশগ্রহণকারীদের চোখ কি স্ক্রীন থেকে সরে যাচ্ছে? কেউ slouching আছে?
দৃষ্টিভঙ্গি এবং আবেগগুলি গ্রহণ করা মুখোমুখি মিথস্ক্রিয়া করার সবচেয়ে বড় সুবিধাগুলির মধ্যে একটি, আপনি তাদের প্রতি মনোযোগ দিচ্ছেন।
৩. সংগঠন (Organization)
ভার্চুয়াল মিটিং শিষ্টাচারের আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ: আপনার সহকর্মীদের সাথে কোনো ধরনের হেড-আপ ছাড়াই মুখোমুখি বৈঠক করার চেষ্টা করবেন না। দূরবর্তী কাজ অগত্যা মানে এই নয় যে প্রত্যেকের সময়সূচী সবার জন্য সম্পূর্ণ বিনামূল্যে।
আদর্শভাবে, আপনি তাদের ক্যালেন্ডারে আপনার অংশগ্রহণকারীদের প্রাপ্যতা দেখতে সক্ষম হবেন এমন একটি সময়ে যা সবার জন্য কাজ করে।
৪. সংক্ষিপ্ততা (Brevity)
আপনি যদি সতর্ক না হন তবে মুখোমুখি কথোপকথনের জন্য স্পর্শক (tangents) এবং ছোট কথাবার্তায় (small talk) পরিণত হওয়া সহজ। প্রত্যেকের সময়কে সম্মান করার জন্য, আপনার মিটিংগুলিকে দ্রুত (brisk) রাখার চেষ্টা করুন এবং প্রায়শই স্ক্রিপ্ট বন্ধ করার পরিবর্তে আপনার কথা বলার পয়েন্টগুলিতে লেগে থাকুন। (এটি নিশ্চিত করবে যে আপনি আপনার অংশগ্রহণকারীদের মনোযোগ ধরে রেখেছেন।) মূল আলোচনার সময় অপ্রাসঙিক কথা বার্তা থেকে বিরত থাকুন।
আপনার মিটিংয়ের মূল এজেন্ডা শেষ হওয়ার পরেও যদি সময় থাকে, তবে অবশ্যই, আপনি সেই খুচরা আলাপ (off-the-cuff conversations) করতে পারেন।
৫. মনোযোগী প্রশ্ন করা (Attentive questioning)
মিটিংয়ের সময় এবং পরে উভয়ই, বিরতি দেওয়ার জন্য একটি বিন্দু তৈরি করুন এবং নিশ্চিত করুন যে সবাই একই পৃষ্ঠায় রয়েছে।
“কোন প্রশ্ন?” এর মত সহজ কিছু বা “আমরা এগিয়ে যাব?” বা “সবাই কি একমত?” অর্থপূর্ণ কথোপকথনকে উত্সাহিত করতে পারে যা অংশগ্রহণকারীদের কথা বলার সুযোগ দেয়। যখন কেউ তাদের উদ্বেগগুলি (concerns) তাদের কাছে ফেরত দেয়, তখন তারা বুঝে যে তাদের কথা শোনা হচ্ছে এবং মুখোমুখি কথোপকথন আরও বেশি করে কার্যকর হয়।
মুখোমুখি যোগাযোগকে অগ্রাধিকার কেন দিবেন?
কীভাবে একটি কার্যকর মিটিং করা যায় তার অনেক কিছুর মধ্যে কিছুটা সময় পাওয়া জড়িত।
আপনার ইনবক্সে একটানা বসবাস করার পরিবর্তে, আরও ঘন ঘন মুখোমুখি মিথস্ক্রিয়া শুরু করার জন্য একটি বিন্দু তৈরি করুন।
নীচে এমন উদাহরণ রয়েছে যেখানে ব্যক্তিগত যোগাযোগ ঘটতে পারে:
- ব্যবস্থাপনার সাথে কর্মীদের বার্ষিক মিটিং,
- সম্ভাব্য ক্লায়েন্টদের সাথে বিক্রয় মিটিং,
- কর্মক্ষেত্রে সহকর্মীদের সাথে বা শিল্পের অন্যান্য পেশাদারদের সাথে সামাজিক সমাবেশ,
- পরিচালকদের সাথে মিটিং।
মুখোমুখি যোগাযোগের সুবিধা
মুখোমুখি যোগাযোগের সুবিধা
১। মুখের অভিব্যক্তি এবং অঙ্গভঙ্গি আরও ভাল যোগাযোগ করতে সাহায্য করে। যেমন ইতিমধ্যে ব্যাখ্যা করা হয়েছে, মৌখিক যোগাযোগ লিখিত একটি চিঠির চেয়ে ভাল: বার্তাটি স্পিকারের স্বর, পিচ, গতি, চাপ, বিরতি ইত্যাদির বৈচিত্র্যের সাহায্যে শক্তিশালী করা হয়। মুখোমুখি যোগাযোগ আরও একটি স্বাতন্ত্র উপভোগ করে। যোগাযোগ করা বার্তাটি মুখের অভিব্যক্তি এবং অঙ্গভঙ্গির সহায়তাও পায়। এভাবে যোগাযোগ প্রায় নিখুঁত হয়।
২। আলোচনার জন্য বিশেষভাবে উপযুক্ত। মুখোমুখি যোগাযোগ আলোচনার জন্য বিশেষভাবে উপযুক্ত, কারণ শ্রোতার মোট ব্যক্তিত্ব থেকে তাৎক্ষণিক প্রতিক্রিয়া পাওয়া যায় যার মধ্যে কম্পন নির্গত হয় এবং কেবল শব্দের ক্ষেত্রে নয় যা প্রায়শই ফাঁপা এবং অর্থহীন হতে পারে। কেউ হয়ত আপনার দৃষ্টিভঙ্গি মেনে নিতে পারে কারণ সে বিশ্বাসী, অথবা সে এটা মেনে নিতে পারে কারণ আপনার অধস্তন, তাকে করতে হবে। প্রত্যয় (Conviction) নতজানু হওয়া (submission) বা অনিচ্ছুক গ্রহণযোগ্যতা (unwilling acceptance) থেকে ভিন্ন দেখায় এবং মুখোমুখি যোগাযোগে আপনি তা অবিলম্বে জানতে পারবেন।
৩। সামনাসামনি যোগাযোগ বক্তাকে সামঞ্জস্যের (adjustment) জন্য আরও ভাল সুযোগ প্রদান করে। একটি বিভ্রান্ত চেহারা (puzzled look) বোঝার অভাব (lack of understanding) নির্দেশ করে: তখন আরও ভালভাবে ব্যাখ্যা করুন। একটি ফাঁকা মুখের (blank face) সাথে মাথা ঘুরিয়ে রাখা আপনি যা বলছেন তাতে আগ্রহের অভাব নির্দেশ করে। ঠোঁটের একটি মোচড়, কপালে একটি ভ্রুকুটি, মুখের পেশীগুলির সংকোচন নির্দেশ করে যে আপনার বার্তাটি স্বাগত নয়: আপনার স্বর পরিবর্তন করুন এবং নিজেকে সুরক্ষিত করুন এবং আরও বিবেচিত এবং সহানুভূতি দেখান।
মুখোমুখি যোগাযোগের সীমাবদ্ধতা
মুখোমুখি যোগাযোগের সীমাবদ্ধতা
১. বড় আকারের প্রতিষ্ঠানে অনুশীলন করা কঠিন। আধুনিক বড় আকারের সংস্থাগুলিতে মুখোমুখি যোগাযোগ অনুশীলন করা অত্যন্ত কঠিন, বিশেষ করে যদি তাদের বিভিন্ন ইউনিট বা বিভাগ বিভিন্ন স্থানে অবস্থিত হয়।
২. বড় সমাবেশে কার্যকর নয়। বড় সমাবেশে ফিরতিবার্তা পাওয়া খুবই কঠিন। যদিও বক্তা তাদের মুখোমুখি কথা বলছেন, গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তিগত স্পর্শ অনুপস্থিত। একটি সন্তোষজনক প্রতিক্রিয়ার অনুপস্থিতিতে তার বক্তৃতা একটি মনোলোগে পর্যবশিত হয়।
৩. শ্রোতা মনোযোগী না হলে অকার্যকর। একটি সীমাবদ্ধতা যা মুখোমুখি যোগাযোগ মৌখিক যোগাযোগের সাথে ভাগ করে যে এর কার্যকারিতা শ্রোতার মনোযোগের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে জড়িত। যেহেতু মানুষ বার্তাগুলি যে গতিতে বিতরণ করা হয় তার চেয়ে দ্রুত শুনতে এবং উপলব্ধি করতে পারে, তাই তারা সহজেই বিমুখ হয়ে যাবে, এইভাবে যোগাযোগকে অকার্যকর করে তুলবে।
মুখোমুখি যোগাযোগ | |
সুবিধা | সীমাবদ্ধতা |
|
|
[…] করতে পারে। আপনি লিখিত যোগাযোগ অথবা মুখোমুখি যোগাযোগকে চাক্ষুষ যোগাযোগ বা ভিজুয়াল […]