ঊর্ধ্বমুখী যোগাযোগ বা ঊর্ধ্বগামী যোগাযোগ (Upward Communication)

ঊর্ধ্বমুখী যোগাযোগ (Upward Communication)

যে যোগাযোগ চ্যানেলে তথ্যের প্রবাহ নিচ থেকে উপরের দিকে উঠে তাকে ঊর্ধ্বগামী যোগাযোগ বা ঊর্ধ্বমুখী যোগাযোগ বলে। পরিচালকরা শুধুমাত্র সম্প্রতি ঊর্ধ্বমুখী যোগাযোগের গুরুত্ব স্বীকার করতে শুরু করেছেন। এটির প্রবাহ নিম্নমুখী যোগাযোগের বিপরীত দিকে।

ঊর্ধ্বমুখী যোগাযোগের গুরুত্ব (Importance of upward communication)

ঊর্ধ্বমুখী যোগাযোগের গুরুত্ব

১। প্রতিক্রিয়া প্রদান (Providing feedback): ঊর্ধ্বমুখী যোগাযোগ ব্যবস্থাপনাকে প্রয়োজনীয় প্রতিক্রিয়া প্রদান করে। অধস্তন কর্মীদের জন্য জারি করা নির্দেশাবলী সঠিকভাবে বোঝা এবং অনুসরণ করা হয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করতে ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষ সক্ষম হয়। কর্মচারীরা সংস্থা এবং এর নীতি সম্পর্কে কী ভাবেন সে সম্পর্কে এটি মূল্যবান তথ্যও পাওয়া যায়।

২. কাজের অগ্রগতি রিপোর্ট করা (Reporting job progress): কাজের অগ্রগতি সম্পর্কে উচ্চতর ব্যক্তিদের অবহিত রাখা যাতে ডেলিভারি প্রতিশ্রুতিগুলি প্রতিপালিত হয়েছে কিনা জানা এবং বিব্রতকর পরিস্থিতি এড়ানো উর্ধ্বগামী যোগাযোগের একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ। বিলম্বের সম্ভাবনা সম্পর্কে সময়মত জ্ঞান থাকলে সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ সম্ভব হয়।

৩. সমস্যা সমাধানের জন্য উর্ধ্বতনের হস্তক্ষেপ চাওয়া (Seeking superiors’ intervention for problem-solving): কখনও কখনও সমস্যাসমুহের সাথে উর্ধ্বতনদের পরিচিত করা বাধ্যতামূলক হতে পারে। নিম্ন স্তরের এবং একটি প্রাথমিক এবং সন্তোষজনক সমাধানের জন্য তাদের হস্তক্ষেপ দরকার হয়। যে কোনও ধরণের সমস্যা একটি উপযুক্ত স্তরের উর্ধ্বতনদের জ্ঞাত থাকা উচিত যাতে তারা কোনও সংকটে পড়ার আগে তাদের সমাধান করতে পারেন।

৪. চাপা আবেগ নির্গমন (Outlet of pent-up emotions): ঊর্ধ্বমুখী যোগাযোগ কর্মচারীদের তাদের সমস্যা এবং তাদের অভিযোগ ব্যবস্থাপনার নজরে আনার সুযোগ দেয়। তাদের প্রকৃত সমস্যাগুলি সহজেই সমাধান করা যেতে পারে। যদি কোন প্রতিকার সম্ভব না হয়, কর্মচারীরা অন্তত সন্তুষ্টি পান যে যথাযথ কর্তৃপক্ষ তাদের অভিযোগ শুনেছেন এবং ব্যবস্থাপনা তাদের প্রতি সহানুভূতিশীল চছেন।

৫. গঠনমূলক পরামর্শ প্রদান (Constructive suggestions): প্রায়শই কর্মচারীরা সংগঠনের কল্যাণের জন্য গঠনমূলক পরামর্শ দেয়। এই পরামর্শগুলির মধ্যে কিছু, অবশ্যই উপকারী প্রমাণিত হয় যখন বাস্তবায়িত হয় তখন কর্মচারীরা অনুপ্রাণিত হয়।

৬. নতুন স্কিমগুলির সহজ প্রবর্তন (Easier introduction of new schemes): ঊর্ধগামী যোগাযোগের মাধ্যমে যেহেতু কর্মচারীরা নিজেদেরকে সিদ্ধান্ত গ্রহণের প্রক্রিয়ার একটি পক্ষ বলে মনে করে, তাই এটি সংস্থাটিকে কর্মীদের অযথা বিরোধিতা না করে নতুন স্কিম প্রবর্তন করতে সহায়তা করে। কর্মচারীরা শুধু স্বেচ্ছায় ম্যানেজমেন্টের দ্বারা প্রবর্তিত যে কোনও নতুন প্রকল্পে তাদের সম্মতি এবং সমর্থন দেয় না বরং এটি সফল করতে অতিরিক্ত কষ্টও করে।

৭. বৃহত্তর সম্প্রীতি এবং সংহতি (Greater harmony and cohesion): ঊর্ধ্বমুখী যোগাযোগ এক ধরনের লুব্রিকেন্ট হিসেবে কাজ করে। এটি কোম্পানির পরিবেশকে অনুকূল করে তোলে এবং ব্যবস্থাপনা এবং কর্মচারীদের মধ্যে বৃহত্তর সম্প্রীতি ও সংহতি তৈরি করে।

ঊর্ধ্বমুখী যোগাযোগের পদ্ধতি (Methods of upward communication)

ঊর্ধ্বমুখী যোগাযোগের মাধ্যম

ঊর্ধ্বমুখী যোগাযোগের সাধারণভাবে ব্যবহৃত কিছু পদ্ধতি নিম্নে উল্লেখ করা হল:

১. কর্মীরা ম্যানেজারের রুমে যায় এবং তার সাথে কথা বলে। (এটিকে ওপেন ডোর পলিসি বলা হয়)।

২. তারা তাদের অভিযোগ এবং পরামর্শগুলি সুবিধাজনকভাবে প্রাঙ্গনে স্থাপন করা অভিযোগ-ও-পরামর্শ বাক্সে রাখে।

৩. তারা অনানুষ্ঠানিক সামাজিক সমাবেশে তাদের উর্ধ্বতনদের সাথে দেখা করে এবং তাদের ব্যক্তিগত সমস্যা নিয়ে তাদের সাথে অবাধে যোগাযোগ করে।

৪. তারা তাদের ঊর্ধ্বতনদের কাছে চিঠি লেখে এবং তাদের জন্য প্রতিবেদন তৈরি করে।

৫. উর্ধ্বতনরা কাউন্সেলিং সেশনে কর্মচারীদের সাথে দেখা করেন এবং তাদের কথা শোনেন।

ঊর্ধ্বমুখী যোগাযোগের সীমাবদ্ধতা (Limitation of upward communication)

ঊর্ধ্বমুখী যোগাযোগের সীমাবদ্ধতা

এর উপযোগিতা সত্ত্বেও, ঊর্ধ্বমুখী যোগাযোগ স্থাপন করা কঠিন কারণ এটি মাধ্যাকর্ষণ শক্তির বিরুদ্ধে চলার মতো।

১. কর্তৃত্বের ভয় (Awe of authority): কর্মচারীরা সাধারণত ঊর্ধ্বমুখী যোগাযোগ শুরু করতে অনিচ্ছুক। পরিচালকরা তাদের দরজা খোলা রাখতে পারে কিন্তু কর্মচারীরা, কর্তৃত্বের ভয়ে, তাদের বাধা অতিক্রম করতে এবং স্বাধীনভাবে নিজেদের প্রকাশ করতে অক্ষম।

২. বিরূপ প্রতিক্রিয়ার ভয় (Fear of adverse reaction): কর্মচারীরা প্রায়শই শঙ্কিত হয় যে তাদের সমস্যার খোলামেলা অভিব্যক্তি তাদের নিজস্ব কার্যকারিতার উপর বিরূপভাবে প্রতিফলিত হতে পারে। যদি একজন সুপারভাইজার তার কর্মীদের সহযোগিতা পাওয়া কঠিন মনে করেন এবং বিভাগীয় ব্যবস্থাপকের কাছে তা নির্দেশ করেন, তাহলে পরবর্তীতে উপসংহারে আসতে পারে যে সুপারভাইজার নিজেই অযোগ্য।

৩. বিকৃতি এবং ফিল্টারিং (Distortion and filtering): যোগাযোগের ঊর্ধ্বমুখী প্রবাহ নিম্নমুখী যোগাযোগের চেয়ে বিকৃতির প্রবণতা বেশি। নিম্নগামী যোগাযোগে বিকৃতি প্রায়ই অজ্ঞাতে হয়। কিন্তু ঊর্ধ্বমুখী যোগাযোগ ইচ্ছাকৃতভাবে বিকৃত করা হয়। কিছু ম্যানেজার যদি অপ্রীতিকর বা অপ্রীতিকর তথ্যের মুখোমুখি হন তবে তাদের শান্ত থাকেন। তাই তথ্য, বিশেষ করে বিব্রতকর ধরণের, তাদের কাছে পাঠানোর আগে উপযুক্তভাবে ‘সম্পাদনা’ করা হয়।

৪. সুপারভাইজারকে বাইপাস করা (Bypassing the supervisor): আপুয়ার্ড কমিউনিকেশন প্রক্রিয়ায় কখনও কখনও কর্মীরা খুব সাহসী হয়ে ওঠে, তাদের তাত্ক্ষণিক উর্ধ্বতনদের উপেক্ষা করে এবং তাদের পরামর্শ বা অভিযোগ নিয়ে সরাসরি শীর্ষ কর্তৃপক্ষের সাথে যোগাযোগ করে। এ ধরনের পদক্ষেপ সংগঠনের সম্প্রীতি নষ্ট করে।

৫. তথ্য ওভারলোড (Information overload): তথ্য ওভারলোড ফিল্টারিং এর reveres. যদি সমস্ত বার্তাগুলিকে উপরের দিকে যাওয়ার অনুমতি দেওয়া হয়, তাহলে শীর্ষ-স্তরের কর্তৃপক্ষ তথ্য দিয়ে ওভারলোড হবে। একইভাবে, যদি সমস্ত সমস্যা, উপযুক্ত স্তরে মোকাবেলা করার পরিবর্তে, উচ্চতরদের কাছে প্রেরণ করা হয়, তবে তাদের শক্তি তুচ্ছ বিষয়গুলিতে গ্রাস হবে এবং গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি উপেক্ষিত হবে। তথ্য ওভারলোড থেকে ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষকে রক্ষা করা জরুরি।

কার্যকর ঊর্ধ্বমুখী যোগাযোগের প্রয়োজনীয়তা (Essentials of effective upward communication)

১. ম্যানেজারদের উচিত তাদের অধস্তনদের তাদের বাধা দূর করতে এবং স্বাধীনভাবে নিজেদের প্রকাশ করতে সাহায্য করা।

২. ‘সম্পাদনা’ দ্বারা বিকৃতি এড়ানো যেতে পারে যদি যোগাযোগের লাইনগুলি যতটা সম্ভব ছোট রাখা হয়।

৩. সমস্ত ঊর্ধ্বগামী যোগাযোগ সঠিকভাবে বিশ্লেষণ করা উচিত। প্রকৃত অভিযোগ অবিলম্বে সমাধান করা প্রয়োজন। উন্নতির জন্য প্রস্তাবনা, যদি সম্ভব হয়, তা বাস্তবায়নের জন্য গ্রহণ করা উচিত এবং তাদের জন্য দায়ী কর্মীদের উপযুক্তভাবে পুরস্কৃত করা উচিত।

সারসংক্ষেপ

 ঊর্ধ্বমুখী যোগাযোগ অধস্তন কর্মীদের থেকে উর্ধ্বতনদের দিকে নিয়ে যায়।

 ঊর্ধ্বমুখী যোগাযোগের গুরুত্ব হল:

• উর্ধ্বতনদের নিকট মতামত প্রদান,
• কাজের অগ্রগতি রিপোর্ট করা,
• সমস্যা সমাধানের জন্য ঊর্ধ্বতনদের হস্তক্ষেপ কামনা করা,
• অধস্তন কর্মচারীদের চাপা আবেগ মুক্ত করা,
• উর্ধ্বতনদের দরকারী পরামর্শ প্রদান করা,
• নতুন স্কিম প্রবর্তন সহজতর করা, এবং
• সম্প্রীতি উন্নয়ন করা।

 ঊর্ধ্বমুখী যোগাযোগের মাধ্যমগুলো হল:

• উর্ধ্বতনরা অধস্থনদের জন্য  দরজা খোলা রাখেন,
• অভিযোগ এবং পরামর্শ বাক্স,
• সামাজিক সমাবেশ,
• সরাসরি চিঠিপত্র,
• রিপোর্ট, এবং
• কাউন্সেলিং।

 ঊর্ধ্বমুখী যোগাযোগের সীমাবদ্ধতাগুলি হল:

• কর্তৃত্বের ভয়,
• বিরূপ প্রতিক্রিয়ার ভয়,
• বিকৃতি এবং ফিল্টারিংয়ের দুর্দান্ত সম্ভাবনা,
• সুপারভাইজাররা তাদেরকে বাইপাস করলে অপমানিত বোধ করেন,
• উচ্চ স্তরে তথ্য ওভারলোড (যদি সম্পূর্ণ তথ্য আরও উপরের দিকে যেতে দেওয়া হয়)

  যোগাযোগকে কার্যকর করতে সুপারভাইজারদের উচিত

• অধস্তন কর্মীদের কাছাকাছি যাওয়ার উদ্যোগ নেওয়া,
• যোগাযোগের লাইন ছোট রাখা, এবং
• অবিলম্বে বৈধ অভিযোগ প্রতিকার করা।