সাজেশন কি? প্ররোচনা কি? সতর্কবার্তা কি?

সাজেশন কি? (What is Suggestion?)

সাজেশন

প্রতিষ্ঠান পরিচালনায় শুধুমাত্র উর্ধতন কর্মকর্তাদের উপদেশ বা পরামর্শ যথেষ্ট নয়; অধস্থনদের সাজেশনও দরকার হয়। এটা অনুমান করা ভুল হবে যে একটি বিষয়ে সেরা ধারণা শুধুমাত্র সুপারভাইজরি স্টাফ এবং পরিচালকদের কাছ থেকে আসে। অধস্থন কর্মীরা, প্রকৃতপক্ষে অপারেটিভ দৃষ্টিভঙ্গির সাথে সংশ্লিষ্ঠ কর্মীরা, পদ্ধতিগত এবং অপারেশনাল দিকগুলিতে কিছু ইতিবাচক সাজেশন দিতে সক্ষম। তাই সাজেশন দেওয়া এবং গ্রহণ করা একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ এবং কাম্য কার্যকলাপ।

পরামর্শ বা আদেশের মত যোগাযোগের অন্যান্য উপায়ের তুলনায় সাজেশন একটি বড় সুবিধা ভোগ করে। পরামর্শ (Advice) একজন বিশেষজ্ঞ থেকে আসে; আদেশ (Orders) আসে ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের কাছ থেকে। উভয় ক্ষেত্রেই, যোগাযোগের প্রাপক সাধারণত তার হীনমন্যতা সম্পর্কে সচেতন থাকে এবং এটি থেকে সে বিরক্ত হতে পারে। কিন্তু একটি সাজেশন গ্রহণ করা বা প্রত্যাখ্যান করা গ্রাহকের বিবেচনার ভিত্তিতে হয়, তাই সাজেশনকে সাধারণত স্বাগত জানানো হয়।

সাজেশনকে যোগাযোগের একটি খুব মৃদু এবং সূক্ষ্ম রূপ বলে মনে করা হয়। তবুও, যেহেতু এটি অনুভূমিকভাবে বা উল্লম্বভাবে উপরের দিকে প্রবাহিত হয়, তাই এটির উপযোগিতাকে বুঝতে এবং সহজেই এটি গ্রহণ করার জন্য কারও অহংকারে আঘাত লাগতে পারে। কিন্তু আলোকিত এক্সিকিউটিভদের উচিত আত্ম-গুরুত্বের মিথ্যা ধারণাগুলিকে দূরে সরিয়ে রাখা এবং খোলা মনে ইতিবাচক, গঠনমূলক সাজেশনকে স্বাগত জানানো।

আজকাল, প্রগতিশীল প্রতিষ্ঠানগুলিতে পরামর্শ বাক্সের (suggestion boxes) জন্য একটি ব্যবস্থা থাকে, যেগুলি অফিস বা কারখানার কিছু সুবিধাজনক জায়গায় স্থাপন করা হয়। এই বাক্সে তাদের পরামর্শ (suggestions) ড্রপ করতে কর্মীদের উৎসাহিত করা হয়। কখনও কখনও এই পরামর্শগুলি লেখার জন্য় বিশেষভাবে প্রস্তুত কার্ডের ব্যবস্থা রাখা হয়। পরামর্শদাতার গোপনীয়তা রক্ষা করা হয়। কোনো কর্মচারী তার নাম প্রকাশ করতে না চাইলে তার ব্যবস্থাও রয়েছে, সে নাম না লিখেও পরামর্শ ফর্ম পূরণ করে জমা দিতে পারে। পরামর্শ বাক্সগুলি নিয়মিত বিরতিতে খোলা হয়, প্রাপ্ত পরামর্শগুলি যাচাই করা হয় এবং সেরা পরামর্শ প্রদানকারী কর্মচারীদের পুরস্কার দেওয়া হয়।

• সাজেশন স্বাগত হয়, কারণ সেগুলি গ্রহণ করা বাধ্যতামূলক নয়৷
• Suggestion স্বেচ্ছায় এবং বেনামী হতে পারে; সাজেশন বাক্সের মাধ্যমে জমা দেওয়ার ব্যবস্থা থাকে।
• কর্মচারীদের পরামর্শ (suggestion) দিতে উৎসাহিত করা উচিত।

প্ররোচনা কি? (What is Persuasion?)

অন্যকে রাজি করানো

প্ররোচনাকে ‘অন্যদের মনোভাব, অনুভূতি বা বিশ্বাসকে প্রভাবিত করার বা সেই মনোভাব, অনুভূতি বা বিশ্বাসের উপর ভিত্তি করে কাজগুলিকে প্রভাবিত করার’ প্রচেষ্টা হিসাবে সংজ্ঞায়িত করা যেতে পারে। ক্রেতাদের প্রায়শই বিক্রেতার কাছে available একটি নির্দিষ্ট জিনিস কিনতে রাজি করাতে হয় যা তারা আসলে কিনতে চেয়েছিল।

তেমনিভাবে অফিস বা কারখানায় অলস, অযোগ্য ও অসন্তুষ্ট শ্রমিকদের তাদের কাজ করতে রাজি করাতে হয়।

মানব প্রকৃতি জবরদস্তি বা নিপীড়নের জন্য উপযুক্ত নয়। যখনই কোনো বিশেষ কর্মের নির্দেশ দিতে বল প্রয়োগ করা হয়, তখন তা বিরক্তি ও ক্ষোভের জন্ম দেয়। বাধ্য করার চেয়ে প্ররোচনা ব্যবহার করা ভাল। কিন্তু এমনকি প্ররোচনা বিশ্বাস এবং দৃষ্টিভঙ্গি পরিবর্তন করতে চায়, যা মানুষ মোটেই পছন্দ করে না। তাই সফল হতে হলে প্ররোচনা পরোক্ষ এবং পরামর্শমূলক হতে হবে। ক্রেতা ও শ্রমিকদের এতটাই কারসাজি করা উচিত যে তারা পরিবর্তন সম্পর্কে সচেতন না হয়ে তাদের মত পরিবর্তন করে, অথবা তারা সচেতন হলে তারা বিশ্বাস করে যে পরিবর্তনটি তাদের সুবিধার। প্ররোচনা একটি শিল্প যা অত্যন্ত যত্ন সহকারে শিখতে হয়।

প্ররোচনার শিল্প (The art of persuasion)

• প্ররোচনা আপনার পক্ষ থেকে প্রত্যয় প্রয়োজন। আপনার সত্যিকার অর্থে নিশ্চিত হওয়া উচিত যে আপনার দ্বারা প্রস্তাবিত বিকল্প পদক্ষেপটি প্রতিষ্ঠানের স্বার্থের পাশাপাশি প্রাপকের স্বার্থে।
• আপনার যোগাযোগ গ্রহণকারীর উপর নিজেকে চাপিয়ে দেওয়া যাবে না। তাকে তর্ক-বিতর্ক দিয়ে আচ্ছন্ন করা যাবে না। পরোক্ষ ইঙ্গিত এবং সূক্ষ্ম পরামর্শ দিতে হবে। আলতোভাবে তার চিন্তাভাবনাকে এমনভাবে চ্যানেলাইজ করতে হবে যাতে সে আপনার দ্বারা প্রস্তাবিত দৃষ্টিভঙ্গি বা কর্মপন্থা গ্রহণ করে যেন সে তার নিজের চিন্তার ফলস্বরূপ এটিতে পৌঁছেছে।
• অন্য ব্যক্তি বিনয়ী এবং একটি নমনীয় মনের অধিকারী হলে তাকে সহজেই রাজি করানো যাবে। কিন্তু যদি সে মাথাচাড়া দেয়, একজন স্ব-মতামতশীল ব্যক্তি হয়, তার সাথে প্রথমে অর্ধেক পথ দেখা করার চেষ্টা করুন। শুরুতে তাকে কয়েকটি পয়েন্ট স্বীকার করান। তারপরে তাকে ধীরে ধীরে অন্য পয়েন্টগুলিতে নিয়ে আসুন।
• নিজেকে অন্য ব্যক্তির পর্যায়ে নিয়ে আসুন। তার দৃষ্টিকোণ থেকে সমস্যাটি দেখার চেষ্টা করুন এবং সেই অনুযায়ী আপনার যুক্তিগুলিকে ঢালাই করুন। আপনার কাছে উপলব্ধ অসংখ্য আর্গুমেন্টের মধ্যে, তার কাছে বিশেষ আবেদন থাকতে পারে সেগুলি বেছে নিন।

আপনি অন্যকে রাজি করাতে পারেন, যদি-

• আপনি নিজেই নিশ্চিত হন,
• আপনি চাপিয়ে দেন না,
• আপনি অনমনীয় নন, অর্ধেক পথ দেখাতে প্রস্তুত,
• আপনি অন্য ব্যক্তির কোণ থেকেও পরিস্থিতি দেখতে পারেন।

প্ররোচনা শিল্পের গুরুত্বপূর্ণ ধাপ:

প্ররোচনার ধাপ

প্ররোচনা শিল্প (art of persuasion) চারটি গুরুত্বপূর্ণ ধাপ নিয়ে গঠিত:

১) পরিস্থিতি বিশ্লেষণ (Situation Analysis): এটি প্রস্তুতিমূলক পদক্ষেপ। কেন অনুপ্রেরণার প্রয়োজনীয়তা দেখা দিয়েছে এবং প্রস্তাবিত নতুন পদক্ষেপের সুবিধা এবং অসুবিধাগুলি কী হবে তা জানতে যোগাযোগকারী পরিস্থিতি বিশ্লেষণ করে। তিনি একটি উপযুক্ত কৌশল পরিকল্পনা করার জন্য মানুষকে রাজি করানোর জন্য মনোবিজ্ঞানও অধ্যয়ন করেন।

২) গ্রাহককে প্রস্তুত করা (Preparing the receiver): এটা স্বাভাবিক যে লোকেরা তাদের দৃষ্টিভঙ্গি এবং আচরণ পরিবর্তন করতে প্ররোচিত হওয়াতে বিরক্ত হয়। রিসিভারকে এর জন্য প্রস্তুত করতে হবে। এটি তাকে একটি মনোরম ফ্রেমে রাখার মাধ্যমে করা যেতে পারে। তিনি তার কিছু অসামান্য গুণাবলী এবং কৃতিত্বের পরিপূরক হতে পারেন। তার অভিযোজনযোগ্যতা এবং খোলা মনের জন্য একটি আবেদন করা যেতে পারে। যে বিষয়গুলিতে যোগাযোগকারী তার সাথে একমত তা প্রথমে উল্লেখ করা যেতে পারে, যাতে যোগাযোগকারী এবং রিসিভারের জন্য এক ধরণের বৈঠকের জায়গা তৈরি হয়। এটিও প্রয়োজনীয় যে যোগাযোগকারী প্রাপকের দৃষ্টিকোণ থেকে পুরো বিষয়টি নিয়ে আলোচনা করবেন।

৩) বার্তা প্রদান (Message Delivery): তৃতীয় ধাপ হল মেসেজ ডেলিভারি করা। বার্তাটি পর্যায়ক্রমে পৌঁছে দেওয়া উচিত, জোরদার তর্কের সাহায্যে, বার্তার সেই অংশগুলি দিয়ে শুরু করতে হবে যা গ্রহণ করা সহজ এবং অপ্রীতিকর অংশগুলিকে যতটা সম্ভব বিলম্বিত করতে হবে।

৪) দ্রুত বাস্তবায়ন (Prompting action): প্রম্পটিং অ্যাকশন হল প্রথম তিনটি ধাপের একটি যৌক্তিক পরিসমাপ্তি। এই পদক্ষেপগুলি যত্ন সহকারে নেওয়া হলে, বার্তা গ্রহণকারীকে সহজেই রাজি করানো যাবে।

সতর্কবার্তা কি? (What is Warning)

সতর্কবার্তা

যদি কর্মচারীরা সংস্থার নিয়ম (norms of the organization) মেনে না চলে, বা নিয়ম ও প্রবিধান (rules and regulations) লঙ্ঘন করে, তাহলে তাদের সতর্কবার্তা প্রেরণের প্রয়োজন হতে পারে। শিথিলতা (Tardiness), অবহেলা (negligence), অবাধ্যতা (defiance), রেকর্ড নষ্ট করা (tempering with the records), সরঞ্জামের অব্যবস্থাপনা (mishandling equipment), নিয়মিততা এবং সময়ানুবর্তিতার অভাব (lack of regularity and punctuality), পরচর্চা (gossiping), অফিসের স্টেশনারি এবং সামগ্রী চুরি (pilfering office stationery and material), গুজব ছড়ানো (spreading rumors), নতুন কর্মচারীদের বিভ্রান্ত করা (misleading new employees) এমন কিছু ক্রিয়াকলাপ যা একটি তিরস্কার (reprimand) বা সতর্কতার (warning) আহ্বান জানায়।

সতর্কবার্তা হল যোগাযোগের একটি শক্তিশালী মাধ্যম, কারণ এটি অবিলম্বে পদক্ষেপের দাবি করে। তবে এর কার্যকারিতা ধরে রাখার জন্য, এটি সংযত এবং বিচক্ষণতার সাথে ব্যবহার করা উচিত। সতর্কতা জারি করার সময়, নিম্নলিখিত বিষয়গুলি মনে রাখা উচিত:

১) কিছু সতর্কতা সাধারণ। “ধূমপান করবেন না” (“No smoking”), “কুকুর থেকে সাবধান” (“Beware of dogs”) সাধারণ সতর্কতা। এগুলি কোনও বিশেষ ব্যক্তিকে লক্ষ্য করে নয়, বা কারও অনুভূতিতে আঘাত করার সম্ভাবনাও নেই। এই ধরনের সতর্কতা সাধারণত নোটিশ আকারে দেওয়া হয়। এগুলি প্রায় তথ্যের অনুরূপ।

২) প্রায়শই, বিশেষ ব্যক্তিদের (specific individuals) সতর্ক করা হয়। তারা তিরস্কার (reprimand) আকারে  শাস্তিমূলক ব্যবস্থার (disciplinary action) সাথে জড়িত। তিরস্কারকৃতরা খুবই হতাশাজনক, তারা বিরক্তও হতে পারে। একজন কর্মচারীকে তিরস্কার করার আগে তার বিরুদ্ধে আনা অভিযোগের (allegations) সত্যতা যাচাই করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। তিরস্কার কখনোই ব্যক্তিগত কুসংস্কার থেকে উৎপন্ন হওয়া উচিত নয়। এটি যতটা সম্ভব ন্যায্য এবং নিরপেক্ষ হওয়া উচিত। আর এর সাথে কখনোই রাগ (anger) প্রদর্শন করা উচিত নয়।

৩) অন্যের উপস্থিতিতে একজন ব্যক্তিকে তিরস্কার করা উচিত নয়। এতে সে অপমানিত বোধ করবে এবং কেউ অপমানিত হতে পছন্দ করে না। কর্মীকে সুপারভাইজারের কক্ষের গোপনীয়তায় ডেকে আনতে হবে এবং তার সাথে নিঃস্বার্থভাবে (dispassionately) কথা বলতে হবে। তাকে নিজেকে ব্যাখ্যা করার সুযোগ দেওয়া উচিত।

৪) কর্মীর অবাঞ্ছিত আচরণের কোর্সটি তদন্ত করাও বাঞ্ছনীয়। তিনি কিছু ঘরোয়া (domestic) বা ব্যক্তিগত (personal) সমস্যা দ্বারা আক্রান্ত হতে পারেন। অথবা তিনি সুপারভাইজার বা সংস্থার বিরুদ্ধে কিছু ব্যক্তিগত ক্ষোভ (personal grudge) পোষণ করতে পারেন। যদি সুপারভাইজার তার সমস্যাগুলি নিয়ে তার সাথে কথা বলতে সফল হতে পারেন, তাহলে তাকে দেওয়া সতর্কতা গঠনমূলক হবে।

৫) একটি সতর্কতা প্রদানের উদ্দেশ্য হওয়া উচিত সংগঠনের উন্নতি। এটি ব্যাঘাত ঘটাতে ব্যবহার করা উচিত নয়। সতর্কবাণী এবং তিরস্কারের জন্য ব্যবহৃত শব্দ চয়নের ক্ষেত্রে বিচক্ষণ হওয়া খুবই গুরুত্বপূর্ণ।

• সতর্কবার্তা সাধারণ (general) বা নির্দিষ্ট (specific) হতে পারে।
• তদন্তের পরে এবং গোপনে নির্দিষ্ট সতর্কবার্তা দেওয়া উচিত।
• সতর্কতার লক্ষ্য প্রতিষ্ঠানের উন্নতি হওয়া উচিত।