যোগাযোগের মাধ্যম ও লিখিত যোগাযোগ

যোগাযোগের মাধ্যম (Media of communication)

যোগাযোগের মাধ্যম নানা প্রকার হতে পারে। এখনকার দিনে বিভিন্ন মাধ্যমে যোগাযোগ করা সম্ভব। বিক্রয় ব্যবস্থাপকের সাথে যোগাযোগ করতে ইচ্ছুক ব্যবস্থাপনা পরিচালক তাকে তার কক্ষে ডেকে পাঠাতে পারেন, টেলিফোনে তার সাথে কথা বলতে পারেন বা তাকে একটি মেমো পাঠাতে পারেন। তিনি যদি সমস্ত বিভাগীয় প্রধানদের সাথে পরামর্শ করতে চান তবে তিনি সম্ভবত একটি সভা আহ্বান করবেন। যদি সমস্ত কর্মচারীদের কাছে তথ্য প্রেরণ করতে হয়, একটি নোটিশ নোটিশ বোর্ডে লাগানো যেতে পারে বা একজন পিয়ন তাদের কাছে এটি পৌছে দিতে পারে, একজন ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তা পাবলিক অ্যাড্রেস সিস্টেমে এটি ঘোষণা করতে পারেন বা অফিস বুলেটিনে ছাপা হতে পারে। সতর্কতা জারি করতে পোস্টার ব্যবহার করা যেতে পারে।

সরকারী বিভাগ এবং অন্যান্য সংস্থার সাথে যোগাযোগ বেশিরভাগই লিখিত চিঠির মাধ্যমে পরিচালিত হয়। রেডিও, টেলিভিশন, সিনেমার পর্দায় বা সংবাদপত্র ও জনপ্রিয় জার্নালে বিজ্ঞাপনের মাধ্যমে সাধারণ মানুষের কাছে বার্তা পৌঁছানো যায়।

যোগাযোগ কার্যকর হওয়ার জন্য যোগাযোগকারীকে মাধ্যম নির্বাচনের ক্ষেত্রে অত্যন্ত সতর্ক এবং বিচক্ষণ হতে হয়, যা বার্তার প্রয়োজনীতা, গুরুত্ব, জরুরিতা, উপলব্ধ সময়, জড়িত ব্যয় এবং গ্রহণকারীর বুদ্ধিবৃত্তিক স্তরের মতো বিভিন্ন কারণের উপর নির্ভর করে। উপলব্ধ সমস্ত মিডিয়া চিত্রগতভাবে নীচে  উপস্থাপন করা হল-

যোগাযোগের মাধ্যম

ভার্বাল

নন ভার্বাল

প্রায়শই যোগাযোগ কার্যকর করার জন্য একাধিক মাধ্যমকে একই সাথে সংযুক্ত করতে হতে পারে। মুখোমুখি যোগাযোগে চাক্ষুষ যোগাযোগের সঙ্গে মৌখিক ফর্ম একত্রিত। গ্রাফ এবং পোস্টার প্রায়ই ভিজ্যুয়াল এবং লিখিত ফর্মকে একত্রিত করে। লিখিত নির্দেশনা প্রদানকারী একজন ব্যবস্থাপক তাদের অধীনস্থদের কাছে ব্যাখ্যা করতে পারেন: তিনি একই সাথে মৌখিক যোগাযোগ  এবং লিখিত যোগাযোগ ব্যবহার করেন। এবং যোগাযোগের অনুপস্থিতিতে, অর্থাৎ সম্পূর্ণ নীরবতা বজায় রেখে অনেক কিছু যোগাযোগ করা যেতে পারে। “অনেক কথা যাওযে বলে, কোন কথা না বলি।“

লিখিত যোগাযোগ কি?

লিখিত যোগাযোগ হল যেকোনো লিখিত বার্তা যা দুই বা ততোধিক ব্যক্তি বিনিময় করে। লিখিত যোগাযোগ সাধারণত বেশি আনুষ্ঠানিক কিন্তু মৌখিক যোগাযোগের চেয়ে কম দক্ষ। লিখিত যোগাযোগের উদাহরণগুলির মধ্যে রয়েছে:

• ইমেল (e-mail)
• লিখিত বার্তা (Text messages)
• ব্লগ এর লেখাগুলো (Blog posts)
• ব্যবসা সংক্রান্ত চিঠি পত্র (Business letters)
• রিপোর্ট (Reports)
• প্রস্তাবনা (Proposals)
• চুক্তি (Contracts)
• কাজের বিবরণ (Job description)
• কর্মচারী ম্যানুয়াল (Employee Manuals)
• মেমো (Memo)
• বুলেটিন (Bulletins)
• তাৎক্ষণিক বার্তা (Instant messages)
• পোস্টকার্ড (Post cards)
• ফ্যাক্স (Fax)
• বিজ্ঞাপন (Advertisement)
• ব্রোশিওর (Brochures)
• প্রকাশিত খবর (News releases)

বেশিরভাগ ব্যবসায়িক কাজে লিখিত যোগাযোগ প্রয়োজন হয় এবং তথ্য শেয়ার করার জন্য এটির উপর নির্ভর করে।

কার্যকর লিখিত যোগাযোগের গুণাবলী

কার্যকর লিখিত যোগাযোগের সমস্ত ফর্মে এই গুণাবলী থাকতে হয়:

• ব্যাপক (Comprehensive): সমস্ত প্রাসঙ্গিক বিবরণ অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে
• সঠিক (Accurate): সমস্ত বিবরণ সঠিক হতে হবে
• উপযুক্ত (Appropriate): টোন এবং আনুষ্ঠানিকতার স্তর সঠিক হতে হবে
• গ্রন্থনা (Composition): বানান এবং ব্যাকরণ সঠিক হতে হবে
• পরিস্কার (Clear): প্রাপকের নিকট বোধগম্য হতে হবে।

স্পষ্টভাবে লিখিত যোগাযোগের উপায়

আপনি যা বলছেন তা পাঠক ঠিকমত বুঝতে পারলে সেটি কার্যকরী লেখা। আপনি স্পষ্টভাবে এবং দক্ষতার সাথে যোগাযোগ করতে পারেন এমন কয়েকটি উপায় এখানে রয়েছে:

১। আপনার লক্ষ্য চিহ্নিত করুন এবং স্পষ্টভাবে বলুন (Identify and clearly state your goal)

কার্যকর লিখিত যোগাযোগের একটি সুস্পষ্ট লক্ষ্য রয়েছে যা আপনি পাঠককে জানাতে চান। আপনি পাঠককে কি বলতে চান বা জানাতে চান তা স্পষ্ট ভাষায় বর্ণনা করুন।

২। সঠিক ঢং ব্যবহার করুন (Use the right tone)

সঠিক ঢং আপনার লেখাকে আরও কার্যকর করতে সাহায্য করতে পারে। যোগাযোগের কিছু ফর্ম, যেমন স্মারকলিপি, একটি আনুষ্ঠানিক ঢং প্রয়োজন। তবে বন্ধুর কাছে লেখার জন্য একটি অনানুষ্ঠানিক ঢং প্রয়োজন। লেখার উদ্দেশ্য এবং শ্রোতার উপর নির্ভর করে আপনি কোন ঢং ব্যবহার করবেন।

৩। সহজ ভাষায় লিখুন (Keep it simple)

পরিভাষা, অভিব্যক্তি বা বড় বা জটিল শব্দ এড়িয়ে চলুন। আপনার কোম্পানি বা শিল্পের সাথে তাদের পরিচিতি নির্বিশেষে আপনি কী বলছেন তা পাঠকদের বোঝার জন্য আপনাকে বার্তাটি সহজ ও বোধগম্য করতে হবে।

৪। বিষয়ে থাকুন (Stay on topic)

অপ্রাসঙ্গিক তথ্য এড়িয়ে চলুন। স্বচ্ছতা অপরিহার্য। অনুচ্ছেদ এবং বাক্য সংক্ষিপ্ত রাখুন, কারণ জটিল এবং দীর্ঘ বিবৃতি পাঠকের গতি কমিয়ে দেয়। শুধুমাত্র এমন শব্দগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন যা পাঠকের কাছে মূল্য যোগ করে এবং আপনার মূল লক্ষ্যে ফোকাস করে।

৫। কর্তৃ বাচ্য ব্যবহার করুন (Use active voice)

এ্যাক্টিভ ভয়েস আপনার লেখাকে শক্তিশালী করে এবং এতে আপনার বিবৃতিগুলি বুঝতে সহজ হয়। এ্যাক্টিভ ভয়েস পাঠককে জড়িত করে এবং তাদের মনোযোগ ধরে রাখে। প্যাসিভ ভয়েসের একটি উদাহরণ হল, “চিঠিটি পাঠানো হয়েছিল।” আপনি এই বিবৃতিটি আরও স্পষ্টভাবে এবং সংক্ষিপ্তভাবে যোগাযোগ করতে পারেন যদি আপনি এটি এ্যাক্টিভ ভয়েসে লেখেন: “আমি চিঠিটি পাঠিয়েছি।”

৬। কাউকে দিয়ে আপনার লেখা প্রুফরিড করান (Have someone proofread your writing)

সঠিক বিরামচিহ্ন, বানান এবং ব্যাকরণ অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। পাঠানো বা শেয়ার করার আগে কাউকে আপনার লেখা পড়তে বলুন। যদি কেউ পাওয়া না যায়, তাহলে নিজেই এটি উচ্চস্বরে পড়ুন।

৭। সহজে পাঠ এবং স্ক্যানযোগ্য করুন (Make it easy to read and scan)

ইমেল, মেমো, চিঠি এবং ওয়েবপেজ সংক্ষিপ্ত পাঠ্য এবং প্রচুর সাদা স্থানসহ ভারী-পাঠ্য যোগাযোগের চেয়ে পড়া সহজ। আপনার বিষয়বস্তুকে সহজে-পঠন এবং বোধগম্য অনুচ্ছেদ বা বিভাগে বিভক্ত করুন। এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ যখন দর্শকরা একটি স্ক্রিনে পড়ে, যেমন ওয়েব সামগ্রী এবং ইমেল৷ বুলেট পয়েন্ট, শিরোনাম এবং ছোট অনুচ্ছেদ ব্যবহার করুন যাতে আপনার পাঠ্য বোঝা সহজ হয়।

৮। পেশাদার হন (Be professional)

কাজের জন্য লেখার সময়, বিষয়বস্তুতে পেশাদারীত্ব বজায় রাখুন। রসিকতা করা বা সংবেদনশীল বিষয় নিয়ে আলোচনা করা এড়িয়ে চলুন যা পাঠক আপনার উদ্দেশ্যের থেকে ভিন্নভাবে ব্যাখ্যা করতে পারে। একটি পেশাদার ঢং, বিশেষ করে আনুষ্ঠানিক যোগাযোগে, পাঠকের পক্ষে আপনাকে বিশ্বাস করা এবং সম্মান করা সহজ করে তোলে।

৯। অনুশীলন করুন (Practice)

আপনি যত বেশি লিখবেন, আপনার লিখিত যোগাযোগের দক্ষতা তত শক্তিশালী হবে। প্রায়শই বিভিন্ন ধরনের যোগাযোগ লেখার অনুশীলন করুন, যার মধ্যে রয়েছে – ইমেইল, চিঠিপত্র, সংবাদ বিজ্ঞপতি, ব্লগ এর লেখা, মেমো, রিপোর্ট, ওয়েবসাইটের বিষয়বস্তু।

উদাহরণস্বরূপ, আপনার সংস্থা পাঠাতে বা প্রকাশ করার পরিকল্পনা করে এমন নথিগুলির পরিবর্তে অনুমানমূলক প্রেস রিলিজ এবং বিজ্ঞাপনের অনুলিপি লেখার কথা বিবেচনা করুন। একজন বন্ধু বা সহকর্মীকে আপনার লেখা পড়তে বলুন এবং আপনাকে প্রতিক্রিয়া জানাতে বলুন যাতে আপনার ম্যানেজার আপনাকে পেশাদার যোগাযোগ লিখতে বললে কী উন্নতি করতে হবে তা আপনি জানেন।

লিখিত যোগাযোগের সুবিধা বা গুণাগুণ (Merits of Written communication)

লিখিত যোগাযোগের সুবিধা

১। এটা সঠিক এবং সুনির্দিষ্ট (accurate and precise)। লিখিত যোগাযোগ সাধারণত খুব যত্ন সহকারে প্রণয়ন করা হয়। লেখার খুব সম্ভাবনা মানুষকে সচেতন করে তোলে। তারা তাদের ধারণাগুলোকে গুরুত্বের সাথে চিন্তা করে এবং সেগুলোকে সংগঠিত করার চেষ্টা করে। যেহেতু লিখিত যোগাযোগ যাচাইয়ের জন্য উন্মুক্ত, এবং এটি প্রামাণিকভাবে সহজে চ্যালেঞ্জ করা যেতে পারে, তাই যোগাযোগকারীকে সঠিক এবং বাস্তবসম্মত হতে হবে। সেজন্য যোগাযোগকারী বিশেষ সতর্ক ও উদ্যোগী হয়।

২। এটি বারবার উল্লেখ (repeatedly referred to) করা যেতে পারে। একটি লিখিত যোগাযোগের গ্রাহক বারবার বার্তাটি দেখতে পারেন। তিনি এটি একবার পড়ে পুনরায় পড়তে পারেন যতক্ষণ না তিনি মনে করেন যে তিনি এটি সঠিকভাবে বুঝতে পেরেছেন। এছাড়া বার্তার কোনো অংশ হারিয়ে যাওয়ার আশঙ্কা কম। একটি মৌখিক বার্তা মাত্র একবার দেওয়া হয়. এমনকি এটি সঠিকভাবে বোঝা না গেলেও, প্রাপক এটির পুনরাবৃত্তির জন্য অনুরোধ করেন না, কারণ তিনি ভয় পান যে এটি তার নিজের যোগ্যতার প্রতি বিরূপভাবে প্রতিফলিত হতে পারে। এটাও সম্ভব যে বার্তাটির কিছু গুরুত্বপূর্ণ অংশ অসাবধানতার কারণে মিস হয়ে যেতে পারে। লিখিত যোগাযোগে, এই সম্ভাবনাগুলি কমবেশি বাদ দেওয়া যায়।

৩। এটা স্থায়ী দলিল (permanent record)। লিখিত যোগাযোগ সংস্থার একটি স্থায়ী রেকর্ড হয়ে ওঠে এবং ভবিষ্যতে রেফারেন্সের জন্য খুব দরকারী প্রমাণিত হতে পারে। পুরানো আদেশ এবং সিদ্ধান্ত নতুন সিদ্ধান্তের নজির হিসাবে কাজ করতে পারে। বিগত বছরের প্রতিবেদনগুলি নতুন নীতি প্রণয়ন এবং বর্তমান লক্ষ্যমাত্রা নির্ধারণের জন্য উপকারী  হতে পারে।

৪। এটি একটি আইনি দলিল (legal document)। লিখিত যোগাযোগ একটি আইনি দলিল হিসাবে গ্রহণযোগ্য। এ কারণেই কিছু নির্বাহী মনে করেন যে কিছু বার্তা মৌখিকভাবে প্রেরণ করা হলেও পরবর্তীতে লিখিতভাবে নিশ্চিত করা উচিত।

৫। এটা দায় নির্ধারণ (assignation of responsibilities) সহজতর করে। যদি যোগাযোগ লিখিতভাবে সংরক্ষিত হয়, তাহলে দায়িত্ব অর্পণ করা অনেক সহজ হয়। মৌখিক যোগাযোগের ফলে যদি কোনো ভুল হয়, তাহলে ভুলটি যোগাযোগকারীর বা প্রাপকের পক্ষ থেকে করা হয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করা খুবই কঠিন। ম্যানেজারদের মাঝে মাঝে একটি ভুলের জন্য নিম্ন স্টাফদের উপর দায় চাপানোর প্রবণতা থাকতে পারে। এ কারণে অধস্তন কর্মীরা লিখিত আদেশ পেলে আরও নিরাপদ বোধ করেন।

৬। এটির একটি বিস্তৃত অ্যাক্সেস (wide access) আছে। কমিউনিকেশন মিডিয়া খুব গতিশীল হয়ে উঠেছে। লিখিত যোগাযোগ বিস্তৃত অ্যাক্সেস উপভোগ করে। যদি যোগাযোগকারী এবং গ্রাহক একে অপরের থেকে  অনেক দূরে অবস্থান করেন, সেক্ষেত্রে একটি ই-মেইল বার্তা দ্রুততম এবং সস্তা বলে প্রতীয়মান হবে।

৭। এটি জটিল তথ্য (complex information) এবং পরিসংখ্যানগত তথ্য (statistical data) প্রেরণের জন্য উপযুক্ত। যদি প্রেরণ করা তথ্য জটিল প্রকৃতির হয় এবং বা পরিসংখ্যানগত তথ্য ধারণ করে, লিখিত যোগাযোগ সম্ভবত সবচেয়ে উপযুক্ত মাধ্যম হবে। গবেষণা নথি, যা স্থায়ী মূল্যের এবং যেগুলি বারবার উল্লেখ ও ব্যবহারযোগ্য, তা যৌক্তিকভাবে লিখিত আকারে থাকবে।

৮। এটি আনুষ্ঠানিক (formal) এবং কর্তৃত্বপূর্ণ (authoritative)। তার প্রকৃতির দ্বারা, লিখিত যোগাযোগ আনুষ্ঠানিক এবং কর্তৃত্বপূর্ণ যদিও অফিস নোট, ই-মেইলগুলি অনানুষ্ঠানিকতার একটি নির্দিষ্ট উপাদান স্বীকার করে। লিখিত মোডের সাথে কিছু প্রতিশ্রুতিবদ্ধ হওয়ার বিষয়টি এটিকে আনুষ্ঠানিক করে তোলে এবং বার্তাটি সর্বদা বেশি গুরুত্ব বহন করে।

লিখিত যোগাযোগের সীমাবদ্ধতা (Limitations of Written Communication)

লিখিত যোগাযোগের সীমাবদ্ধতা

১। এটা সময় সাপেক্ষ (time-consuming)। লিখিত যোগাযোগের একটি প্রধান সীমাবদ্ধতা হল এটি সময় সাপেক্ষ। যেহেতু একটি লিখিত বার্তা সঠিক এবং সুনির্দিষ্ট হতে হবে, তাই এটি প্রণয়ন করতে সময় লাগে। যদি এটি ডাকযোগে প্রেরণ করা হয় তবে এটি গন্তব্যে পৌঁছাতে কয়েক দিন সময় লাগতে পারে। টেলিফোনের মতো যান্ত্রিক যন্ত্রের মাধ্যমে মৌখিক যোগাযোগে, শুধুমাত্র বার্তা তাৎক্ষণিকভাবে প্রেরণ করা হয় না, এমনকি প্রতিক্রিয়াও তাৎক্ষণিকভাবে পাওয়া যায়।

২। এটি ব্যয়বহুল (costly) হতে পারে। ডাকযোগে চিঠি পাঠানো একটি ব্যয়বহুল প্রক্রিয়া, ডাক খরচের কারণে নয়, যা শুধুমাত্র নামমাত্র, কিন্তু একটি প্রতিষ্ঠান থেকে চিঠি পাঠানোর সাথে জড়িত ব্যক্তিদের সংখ্যার কারণে এবং তাদের সময় অবশ্যই মূল্যবান।

৩। দ্রুত স্পষ্টীকরণ (Quick clarification) সম্ভব নয়। যদি একটি লিখিত যোগাযোগের প্রাপকের বার্তা সম্পর্কে কিছু সন্দেহ বা প্রশ্ন থাকে, তবে তিনি তাৎক্ষণিক ব্যাখ্যা চাইতে পারবেন না, যেমনটি মৌখিক বার্তায় সম্ভব। তাকে আবার লিখতে হবে এবং উত্তরের জন্য অপেক্ষা করতে হবে, কিন্তু এই দীর্ঘ প্রক্রিয়াটির জন্য প্রয়োজনীয় সময় তিনি প্রদান করতে পারবেন না।

৪। এটি সাক্ষরতা দক্ষতা (literate skill) দাবি করে। লিখিত যোগাযোগ একটি সাক্ষরতা দক্ষতা দাবি করে এবং এটি পরিচালনার দায়িত্ব যাদের উপর অর্পিত তাদের যথাযথ শিক্ষা এবং প্রশিক্ষণ থাকা প্রয়োজন হয়। সব সময় কার্যকরী লেখার দক্ষতা সম্পন্ন লোকেদের পাওয়া কঠিন।

৫। এটাতে লিক আউট ঝুঁকি (risk of leaking out) আছে। লিখিত যোগাযোগের সঠিক রেকর্ড বজায় রাখা বাঞ্ছনীয়, তাই এই মোডটি ফাঁস হওয়ার ঝুঁকি বহন করে। লিখিত যোগাযোগের এই বৈশিষ্ট্যটি একটি দ্বি-ধারী অস্ত্র। লিখিতভাবে কিছু সংরক্ষিত না থাকলে কোন রেকর্ড নেই এবং কোন প্রমাণ নেই। তাই পছন্দ হল প্রমাণের অনুপস্থিতি এবং প্রমাণ ফাঁস হওয়ার ঝুঁকির মধ্যে। পছন্দটি বিষয়বস্তুর প্রকৃতি এবং কিভাবে রেকর্ড রক্ষণাবেক্ষণ করা হয় তার দ্বারা নির্ধারিত হবে।