Table of Contents
মৌখিক যোগাযোগ কি? (Oral communication)
একটি বার্তা জানাতে মুখের ভাষা ব্যবহার করা মৌখিক যোগাযোগ হিসাবে পরিচিত।
মৌখিক যোগাযোগ যোগাযোগের প্রাথমিক মাধ্যম।
যখন আমাদের একটি চিন্তা বা ধারণা অন্য ব্যক্তির কাছে প্রেরণ করা হয়, তখন আমাদের অবশ্যই যোগাযোগ স্থাপন করতে হবে। এটি করার জন্য আমাদের কাছে দুটি প্রধান বিকল্প রয়েছে – মৌখিক এবং লিখিত যোগাযোগ। যোগাযোগের দুটি প্রধান উপায় রয়েছে: কথা বলা (মৌখিক যোগাযোগ) এবং লেখা (লিখিত যোগাযোগ)। মৌখিক যোগাযোগ হল যখন আমরা উচ্চস্বরে কিছু বলি বা অমৌখিক সংকেত ব্যবহার করি যেমন আমাদের কথা বোঝাতে কণ্ঠস্বরের টোন। কেউ যেন আমাদের বার্তা বুঝতে পারে তার জন্য আমাদের চিন্তাভাবনা লিখে রাখাকে লিখিত যোগাযোগ বলে।
মৌখিক যোগাযোগের ধরন (Types of Oral Communication)
মৌখিক যোগাযোগের ধরন
মৌখিক যোগাযোগ কর্মক্ষেত্রে বিভিন্ন উদ্দেশ্যে ব্যবহৃত হয় এবং এটি যোগাযোগের একটি প্রায়শই ব্যবহৃত রূপ। মৌখিক যোগাযোগের প্রকারগুলি নিম্নরূপ:
- মিটিং,
- আলোচনা,
- মুখোমুখি কথোপকথন,
- বক্তৃতা,
- টেলিফোন কথোপকথন, ইত্যাদি।
কর্মক্ষেত্রে মৌখিক কথোপকথন আনুষ্ঠানিক বা অনানুষ্ঠানিক হতে পারে। কর্মক্ষেত্রে, মৌখিক যোগাযোগ এর জন্য গুরুত্বপূর্ণ:
- মিটিং (Meetings) – অংশগ্রহণকারীদের এবং আলোচনার প্রকৃতির উপর নির্ভর করে আনুষ্ঠানিক এবং অনানুষ্ঠানিক হতে পারে।
- ভিডিও কনফারেন্সিং (Videoconferencing) – এটি সারা বিশ্বের অংশগ্রহণকারীদের সাথে মৌখিক যোগাযোগ সক্ষম করে৷
- টেলিফোন (Telephone) – কর্মক্ষেত্রে টেলিফোন যোগাযোগ নিয়মিত হয়, বিশেষ করে অফিসে।
- আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ (Formal Communications) – কর্মক্ষেত্রে ম্যানেজার এবং ক্লায়েন্টদের সাথে মৌখিক যোগাযোগ ঘন ঘন হয়। এই ধরনের কথোপকথন আনুষ্ঠানিক এবং সুনির্দিষ্ট।
- অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগ (Informal Communications) – ঘনিষ্ঠ সহকর্মীদের সাথে কথোপকথন এবং আমরা ব্যক্তিগতভাবে জানা অন্যদের সাথে কথোপকথন হল অনানুষ্ঠানিক ধরনের যোগাযোগ।
- লিফট পিচ (Elevator pitch) – দ্রুত এবং সুনির্দিষ্ট হওয়া উচিত, এবং মৌখিক যোগাযোগ এটি অর্জনের সর্বোত্তম উপায়। একটি লিফ্ট পিচের মধ্যে একজনের কাছে একটি গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্ট পাওয়া এবং ৩০ সেকেন্ডের মধ্যে তাদের সাথে সংযোগ করা জড়িত।
- কর্মক্ষেত্রে বক্তৃতা (Workplace Speeches) – একটি কর্মক্ষেত্রের বক্তৃতা বিভিন্ন কাজের পরিস্থিতির অংশ হতে পারে, যেমন একটি কাজ-সম্পর্কিত ফাংশন। একটি শক্তিশালী এবং সুসংগত বক্তৃতা দেওয়ার ক্ষমতার জন্য ভালভাবে উন্নত মৌখিক দক্ষতার প্রয়োজন।
- কর্মক্ষেত্রের উপস্থাপনা (Workplace Presentations) – সর্বোত্তম উপস্থাপনা দেওয়ার ক্ষেত্রে ভালভাবে বিকশিত মৌখিক দক্ষতা গুরুত্বপূর্ণ। কাজের প্রকৃতির উপর নির্ভর করে উপস্থাপনা কর্মক্ষেত্রের একটি মৌলিক অংশ হতে পারে।
মৌখিক যোগাযোগের সুবিধা (Merits of oral communication)
মৌখিক যোগাযোগের সুবিধা
১। মৌখিক যোগাযোগ সময় বাঁচায়। এমন অনেক ক্ষেত্রে যেখানে অবিলম্বে ব্যবস্থা নেওয়া প্রয়োজন, সেখানে মৌখিকভাবে একটি বার্তা প্রেরণ করা ভাল। যখন কাজের চাপ বেড়ে যায়, নির্বাহীরা লেখালেখি বন্ধ করে দেয়, তারা টেলিফোনে বা স্ন্যাপ কনফারেন্সে কল করে, অথবা করিডোরে নেমে কাউকে মৌখিক নির্দেশ দেয়। এটি তাদের কাজ ত্বরান্বিত করতে সহায়তা করে।
২। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে (যেমন, যখন এটি সংস্থার মধ্যে থাকে) মৌখিক যোগাযোগ অর্থও বাঁচায়।
৩। বক্তৃতা হল প্ররোচনা এবং নিয়ন্ত্রণের আরও শক্তিশালী মাধ্যম। অতএব, নির্বাহীরা প্রায়ই মৌখিকভাবে বার্তা প্রেরণ করতে পছন্দ করেন।
৪। স্বর, পিচ এবং কণ্ঠের উচ্চতার তারতম্যের সাহায্যে বক্তা অর্থের ছায়াগুলি (shades of meaning) প্রকাশ করতে পারেন, যা তিনি লিখিত যোগাযোগের মাধ্যমে করতে সক্ষম হবেন না।
৫। বক্তায় তাৎক্ষণিক প্রতিক্রিয়া পেতে পারেন যে তিনি রিসিভারের উপর একটি অনুকূল ধারণা তৈরি করছেন বা তার বিরোধিতা করছেন কিনা, রিসিভার মেনে নেবেন বা প্রতিবাদ করবেন কিনা, বা রিসিভার স্পষ্টভাবে তার অর্থ বুঝতে পেরেছেন বা বিভ্রান্ত বোধ করছেন কিনা। বক্তা তার ধাঁচ এবং সেই অনুযায়ী বার্তা সমন্বয় করতে পারেন।
৬। যদিও কর্মচারীরা লিখিত বার্তায় বেশি নিরাপদ বোধ করেন, তবু তারা মৌখিক যোগাযোগে প্রতিক্রিয়া এবং স্পষ্টীকরণের সুযোগ পান।
৭। অনানুষ্ঠানিক তল যার উপর মৌখিক যোগাযোগ বেশিরভাগই একে অপরের সাথে যোগাযোগকারী পক্ষের মধ্যে বন্ধুত্বপূর্ণ সম্পর্ক উন্নীত করতে সাহায্য করে। তাই এটি আন্তঃব্যক্তিক সম্পর্কের বিকাশের জন্য সহায়ক।
৮. সমাবেশ, মিটিং ইত্যাদিতে গোষ্ঠীর সাথে যোগাযোগ করার সময় মৌখিক যোগাযোগ অত্যন্ত কার্যকর।
মৌখিক যোগাযোগের সীমাবদ্ধতা (Limitations of Oral communication)
মৌখিক যোগাযোগের সীমাবদ্ধতা
১। মৌখিক যোগাযোগ সম্ভব নয় যদি যোগাযোগকারী এবং রিসিভার একে অপরের থেকে দূরে থাকে এবং তাদের সংযোগ করার জন্য কোন যান্ত্রিক ডিভাইস না থাকে।
২। দীর্ঘ বার্তাগুলি মৌখিক যোগাযোগের জন্য উপযুক্ত নয়, কারণ গুরুত্বপূর্ণ কিছু মিস হওয়ার সম্ভাবনা থাকে।
৩। মৌখিক বার্তা বেশিক্ষণ ধরে রাখা যায় না। প্রায় এক মাসের মধ্যে, মূল বার্তার বিশ শতাংশের বেশি নাও থাকতে পারে। যেহেতু এই বার্তাগুলি রেকর্ড বইয়ে কোথাও খুঁজে পাওয়া যায় না, তাই আমরা ভবিষ্যতে তাদের উল্লেখ করতে পারি না।
৪। মৌখিক বার্তাগুলির কোনও আইনি বৈধতা নেই যদি না সেগুলি টেপ করা হয় এবং তাই স্থায়ী রেকর্ডের একটি অংশ তৈরি করা হয়।
৫। যদিও মৌখিক বার্তায় স্পষ্টীকরণের জন্য একটি বৃহত্তর সুযোগ থাকে, তবে তাদের মধ্যে ভুল বোঝাবুঝিরও বেশি সম্ভাবনা রয়েছে। বক্তা অনেক সময় আগে সঠিকভাবে সংগঠিত না করেই বার্তা দেন। তাই এটা খুব সম্ভব হতে পারে যে তিনি নিজেকে পুরোপুরি পরিষ্কার করতে পারবেন না। অথবা রিসিভার তার অসাবধানতার কারণে বার্তাটি মিস করতে পারেন।
৬। মৌখিক বার্তাগুলিতে, ভুলের জন্য দায়, যদি থাকে, বিশেষভাবে নিরুপন করা যাবে না।
মৌখিক যোগাযোগ | |
| সুবিধা | সীমাবদ্ধতা |
|
|
কার্যকর মৌখিক যোগাযোগের অপরিহার্যতা (Essentials of effective oral communication)
১. সংক্ষিপ্ততা (Brevity): লোকেরা কথা বলে আনন্দ পায়, তাই মৌখিক যোগাযোগের প্রবণতা অতিরিক্ত যোগাযোগে ভোগে। কিন্তু একজন বক্তা যদি দীর্ঘক্ষণ কথা বলতে থাকেন, তাহলে তার বার্তাটি শব্দচ্যুতি ও বিভ্রান্তির সাগরে হারিয়ে যাবে। আকস্মিকভাবে অসন্তুষ্ট না হয়ে বার্তাটি যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত রাখা গুরুত্বপূর্ণ।
২. যথার্থতা (Precision): নির্ভুলতা একটি মৌখিক যোগাযোগকে খুব কার্যকর করতে পারে। ‘যত তাড়াতাড়ি সম্ভব এই চালানগুলি টোটাল করেন’ বলার পরিবর্তে, সময় নির্দিষ্ট করা এবং ‘আপনি কি দয়া করে এই চালানগুলি টোটাল করে আধ ঘন্টার মধ্যে আমার কাছে আনতে পারেন’ বলা ভাল। ‘আগামীকাল তাড়াতাড়ি অফিসে আসুন’ ততটা ভাল নয় ‘আপনি কি আগামীকাল ৮ টার মধ্যে অফিসে পৌঁছাতে পারবেন কারণ এই চিঠিগুলি ফার্স্ট মেইলে পাঠাতে হবে’।
৩. প্রত্যয় (Conviction): যে ব্যক্তি মৌখিকভাবে যোগাযোগ করেন তার অবশ্যই তিনি যা বলেন তাতে দৃঢ় বিশ্বাস থাকতে হবে। দৃঢ় প্রত্যয়ের অভাব আত্মবিশ্বাসের অভাব ঘটায়, যার কারণে তিনি বার্তাটি গ্রহণকারীকে প্রভাবিত করতে সক্ষম হন না। প্রত্যয় পদ্ধতির আন্তরিকতা এবং সতর্ক চিন্তাভাবনা এবং পরিকল্পনা থেকে আসে।
৪. যৌক্তিক ক্রম (Logical sequence): যদি বক্তা তার বার্তাটি সঠিকভাবে চিন্তা করে থাকেন তবে তিনি এতে থাকা বিভিন্ন ধারণাগুলিকে তাদের যৌক্তিক ক্রম অনুসারে সাজাতে সক্ষম হবেন। এলোমেলো ধারণাগুলি বিভ্রান্তি তৈরি করে, যখন যৌক্তিকভাবে সাজানো ধারণাগুলি বার্তাটিকে শক্তিশালী করে তোলে।
৫. উপযুক্ত শব্দ চয়ন (Appropriate word choice): বিভিন্ন ব্যক্তির নিকট শব্দের বিভিন্ন অর্থ রয়েছে। তাই শব্দ চয়নে সতর্কতা অবলম্বন করা জরুরি। কিছু বলার সময় বক্তা জানেন যে তিনি কী বোঝাতে চেয়েছেন, তাই তিনি অনুমান করেন যে তার শ্রোতাও তা বুঝবেন, এই অনুমানটি ভুল হতে পারে। মৌখিক যোগাযোগে, বক্তার কাছে পরিচিত পদগুলির পরিবর্তে শ্রোতার কাছে পরিচিত পদগুলি ব্যবহার করা আরও গুরুত্বপূর্ণ।
৬. হ্যাকনিড বাক্যাংশ এবং ক্লিচগুলি এড়িয়ে চলা (Avoiding hackneyed phrases and clichés): বক্তারা, প্রায়শই যখন তারা শব্দগুলি আঁকড়ে ধরেন, তখন ‘আমি কী বলতে চাইছি’, ‘আপনি জানেন’, ‘এটা কি না’, ‘আমি দেখতে পাচ্ছি’ ইত্যাদি শব্দগুচ্ছ ব্যবহার করেন। এটি তাদের বক্তৃতা প্রবাহে বাধা দেয় এবং অর্থ দ্রুত উপলব্ধিতে বাধা দেয়। এগুলি অবচেতনভাবে ব্যবহার করা হয়, তবে বক্তাকে তাদের বক্তৃতা থেকে এগুলি বাদ দেওয়ার জন্য সচেতন প্রচেষ্টা করা উচিত।
৭. প্যারাভাষিক উপাদানগুলির সঠিক ব্যবহার (Right use of paralinguistic elements): উচ্চারণ, পিচ, স্বর, গতি, চাপ, বিরতি প্যারাভাষিক উপাদান, কারণ এগুলি ভাষার সাথে সম্পর্কিত যদিও তারা ভাষার মধ্যে পড়ে না। মৌখিক যোগাযোগ কার্যকর করতে এই উপাদানগুলো গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। যদি বক্তা স্পষ্টভাবে শব্দটি উচ্চারণ না করে, খুব দ্রুত কথা বলে, ভুল শব্দের উপর জোর দেয়, ভুল টোন ব্যবহার করে বা ভুল জায়গায় বিরতি দেয় তবে মৌখিক বার্তাটির সঠিক অর্থ বোঝা যায় না। “আমি বার্তাটি বিতরণ করেছি” “আমি বার্তাটি বিতরণ করেছি” এর মতো একই অর্থ বহন করে না। এমনকি সরল শব্দ, ব্যঙ্গাত্মকভাবে বলায় সম্পর্ক নষ্ট হতে পারে।
৮. মৌখিক এবং অ-মৌখিক মিডিয়ার মধ্যে সামঞ্জস্য (Congruity between verbal and non-verbal media): অন্যদের সাথে কথা বলার সময়, আমরা অবচেতনভাবে মুখের অভিব্যক্তি, অঙ্গভঙ্গি, শরীরের নড়াচড়া ব্যবহার করি। এই উপাদানগুলি একটি অর্থ প্রকাশ করে সম্ভবত আরও নির্ভরযোগ্য, তাই আমরা যদি আমাদের অর্থ সঠিকভাবে প্রকাশ করতে চাই তবে আমরা যে শব্দগুলি বলি তার সাথে আমাদের দেহের ভাষার অবশ্যই সামঞ্জস্য থাকতে হবে।
৯. মনোযোগ সহকারে শ্রবণ (Attentive listening): যেহেতু যোগাযোগ একটি দ্বিমুখী প্রক্রিয়া, তাই মনোযোগ সহকারে শ্রবণ কার্যকর মৌখিক যোগাযোগের জন্য স্পষ্ট এবং সুনির্দিষ্ট কথা বলার মতোই গুরুত্বপূর্ণ। উভয় পক্ষই দক্ষ বক্তা মনোযোগী শ্রোতা হলেই যোগাযোগের সঠিক আদান-প্রদান সম্ভব।
১০. স্বাভাবিক স্বর (Natural voice): কিছু স্পিকার ইচ্ছাকৃতভাবে প্রভাবিত স্টাইল তৈরি করে এই ধারণার অধীনে যে এটি তাদের আরও পরিশীলিত দেখাবে। কিছুই সত্য থেকে দূরে নয়, এবং কোন কিছুই কথা বলার স্বাভাবিক পদ্ধতির মতো এতটা প্রভাবিত করে না। “সবচেয়ে কার্যকর বক্তৃতা হল যেটি সঠিক এবং একই সাথে স্বাভাবিক এবং অপ্রভাবিত। একটি আনন্দদায়ক কণ্ঠস্বর গড়ে তোলার চেষ্টা করুন এবং স্পষ্টভাবে এবং স্বতন্ত্রভাবে কথা বলুন।”
১১. সঠিক রেজিস্টার খোঁজা (Finding the right register): B. Maude, তার প্র্যাকটিক্যাল কমিউনিকেশন ফর ম্যানেজারস বইতে বলেছেন যে মানুষ বিভিন্ন সামাজিক, সাংস্কৃতিক এবং শিক্ষাগত স্তরের অন্তর্গত, বিভিন্ন ধরনের ভাষা ব্যবহার করে। যদি শিক্ষিত গোষ্ঠীর একটি ধারণা বোঝার জন্য পাঁচটি শব্দের প্রয়োজন হয়, তবে অশিক্ষিত গোষ্ঠীর দশটি শব্দের প্রয়োজন হতে পারে। শিক্ষিত লোকেরা বেশি বিশেষ্য, অশিক্ষিতরা বেশি ক্রিয়া ব্যবহার করে। একজন দক্ষ কমিউনিকেটর এই ধরনের পার্থক্য অনুভব করে এবং তার শ্রোতাদের চাহিদা অনুযায়ী তার বক্তৃতা সামঞ্জস্য করে। এটিকে সঠিক রেজিস্টার খুঁজে বের করা বলা হয়।
মৌখিক যোগাযোগের সাত সি (C)
- Candid (অকপট)
- Clear (পরিষ্কার)
- Complete (সম্পূর্ণ)
- Concise (সংক্ষিপ্ত)
- Concrete (কংক্রিট)
- Correct (সঠিক)
- Courteous (বিনয়ী)
মৌখিক যোগাযোগ কার্যকর করতে –
- বার্তাটি যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত রাখুন
- সুনির্দিষ্ট শর্তে আপনার তথ্য দিন
- আপনার পদ্ধতিতে আন্তরিক হোন যাতে আপনার কথায় দৃঢ় বিশ্বাস থাকে
- যৌক্তিকভাবে তথ্য সাজান
- সাবধানে শব্দ চয়ন করুন, হ্যাকনিড শব্দ এবং বাক্যাংশ এড়িয়ে চলুন
- স্বর, পিচ, চাপ এবং বিরতির যত্ন নিয়ে ধীরে ধীরে, স্বতন্ত্রভাবে কথা বলুন
- মুখের অভিব্যক্তি, অঙ্গভঙ্গির মত অ-মৌখিক উপাদানের অর্থ স্পষ্ট করা উচিত
- অন্য পক্ষ কী বলতে চায় তা মনোযোগ সহকারে শুনুন
- আপনার কণ্ঠস্বর স্বাভাবিক এবং মিষ্টি হতে হবে
- আপনার বার্তা গ্রহণকারীর মানসিক এবং বুদ্ধিবৃত্তিক স্তরের সাথে খাপ খাইয়ে নিন।
আপনি যখন মৌখিকভাবে যোগাযোগ করেন, তখন আপনি শুধুমাত্র কথ্য শব্দের মাধ্যমে নয়, আপনার সমগ্র শরীরের মাধ্যমে যোগাযোগ করেন।
আপনার ক্রিয়াকলাপ যোগাযোগকে আরও জোরদার করে।
মৌখিক নির্দেশনা প্রদান (Giving oral instructions)
একজনকে প্রায়ই অন্য কর্মচারীদের মৌখিক নির্দেশ দিতে হতে পারে। এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ যা অত্যন্ত সতর্কতার সাথে পরিচালনা করা প্রয়োজন। নিম্নলিখিত ইঙ্গিত এই জন্য সহায়ক হতে পারে।
১. অনুমান করবেন না যে আপনার শ্রোতার বিষয় সম্পর্কে কোনো পূর্ব জ্ঞান আছে। এমনভাবে নির্দেশনা প্রদান করুন যেন তিনি এটি সম্পর্কে কিছুই জানেন না।
২. নির্দেশনা দেওয়ার জন্য একটি সঠিক সময় নির্বাচন করুন। নিশ্চিত হন যে আপনি বা আপনার শ্রোতা কেউই তাড়াহুড়ো করছেন না এবং আপনার কাছে বিস্তারিত ব্যাখ্যা করার জন্য যথেষ্ট সময় আছে।
৩. আপনার নির্দেশাবলী সংগঠিত করুন যাতে সেগুলি শ্রোতার কাছে অর্থবোধক হয়। আপনি তাকে যা করতে বলছেন তা আপনার শ্রোতা ঠিক বুঝতে সক্ষম কিনা নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন।
৪. সহজ, পরিষ্কার, সংক্ষিপ্ত এবং সঠিক ভাষা ব্যবহার করুন।
৫. কোনো অপ্রাসঙ্গিক বা গুরুত্বহীন বিবরণ দেবেন না। হাতে থাকা কাজের সাথে সম্পর্কহীন তথ্য দিয়ে শ্রোতার মন ভারাক্রান্ত করবেন না।
৬. আপনার বার্তাটি বুঝছে কি না তা খুঁজে বের করার জন্য আপনার শ্রোতার মুখের অভিব্যক্তিগুলি সাবধানে দেখুন। তার মুখের ইঙ্গিতের আলোকে আপনি সম্ভবত আবার একটি পয়েন্ট ব্যাখ্যা করতে পারেন। আপনি যদি ফোনে নির্দেশনা দিয়ে থাকেন তবে ক্রমাগত প্রতিক্রিয়া পাওয়ার চেষ্টা করুন।
৭. আপনার শ্রোতাকে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার সুযোগ দিন। আপনার শ্রোতাকে জিজ্ঞাসা করুন যে আপনি যে বিষয়টি বলছেন তা তিনি স্পষ্টভাবে বুঝতে পেরেছেন কিনা।
৮. জটিল নির্দেশাবলী পুনরাবৃত্তি করুন. আপনার শ্রোতাকে আপনাকে নির্দেশাবলী পুনরাবৃত্তি করতে বলাও যুক্তিযুক্ত। এটি নিশ্চিত করবে যে সে বুঝতে পেরেছে।
৯. যদি ইচ্ছা হয়, মৌখিক নির্দেশাবলী সবিস্তারে লিখে রাখুন।
[…] ব্যাখ্যা করতে পারেন: তিনি একই সাথে মৌখিক যোগাযোগ এবং লিখিত যোগাযোগ ব্যবহার করেন। এবং […]