Medios de la Comunicación y Comunicación Escrita

Medios de la Comunicación

La comunicación de estos días es posible a través de una gran variedad de medios. El director gerente deseoso de comunicarse con el gerente de ventas puede llamarlo a su habitación, hablar con él por teléfono o enviarle una nota. Si quiere consultar a todos los jefes de departamento, lo más probable es que convoque una reunión. Si la información se va a transmitir a todos los empleados, se puede colocar un aviso en el tablón de anuncios o un peón puede circularlo entre ellos, un oficial superior puede anunciarlo por megafonía o puede imprimirse en el boletín de la oficina. Se pueden utilizar carteles para emitir advertencias.

La comunicación con los departamentos gubernamentales y otras agencias se realiza principalmente a través de cartas escritas. Se puede llegar al público en general a través de anuncios en la radio, la televisión, la pantalla de cine o en los periódicos y revistas populares. Para que la comunicación sea efectiva el comunicador tiene que ser muy cuidadoso y juicioso en la elección del medio, que dependerá de varios factores como la urgencia del mensaje, el tiempo disponible, el gasto que implica y el nivel intelectual del receptor. Todos los medios disponibles se pueden representar esquemáticamente como se muestra a continuación:

Medios de la Comunicación

Verbal comunicacion

Comunicación No Verbal

La mayoría de las veces es necesario emplear simultáneamente más de un medio para que la comunicación sea eficaz. La comunicación cara a cara combina la forma oral con la visual. Los gráficos y carteles a menudo combinan la forma visual y escrita. Un gerente que da instrucciones por escrito también puede esforzarse en explicárselas a un subordinado: está utilizando simultáneamente la forma de comunicación oral y escrita. Y se puede comunicar mucho por la ausencia de comunicación, es decir, por el silencio total.

¿Qué es la comunicación escrita?

La comunicación escrita es cualquier mensaje escrito intercambiado entre dos o más personas. La comunicación escrita es generalmente más formal pero menos eficiente que la comunicación oral. Ejemplos de comunicación escrita incluyen:

• Correo electrónico
• Mensajes de texto
• Publicaciones de blog
• Cartas de negocios
• Informes
• Propuestas
• Contratos
• Descripción del trabajo
• Manuales de empleados
• Memorándum
• Boletines
• Mensajes instantáneos
• Tarjetas postales
• Fax
• Anuncio
• Folletos
• Comunicados de prensa

La mayoría de las actividades comerciales requieren comunicación escrita y dependen de ella para compartir información.

Cualidades de la comunicación escrita efectiva

Todas las formas de comunicación escrita efectiva deben tener estas cualidades:

• Completo: Deben incluirse todos los detalles relevantes.
• Preciso: Todos los detalles deben ser correctos
• Apropiado: El tono y el nivel de formalidad deben ser apropiados
• Composición: La ortografía y la gramática deben ser correctas
• Claro: Debe ser comprensible para el destinatario.

Comuníquese claramente con la comunicación escrita

La escritura efectiva es cuando el lector entiende lo que estás diciendo. Aquí hay algunas formas en que puede comunicarse de manera clara y efectiva:

1. Identifique y establezca claramente su objetivo

La comunicación escrita eficaz tiene un objetivo claro de lo que quiere transmitir al lector. Indique claramente lo que quiere decir o transmitir al lector.

2. Usa el tono adecuado

El tono puede ayudar a que su escritura sea más efectiva. Algunas formas de comunicación, como los memorandos, requieren un tono formal. Sin embargo, escribirle a un amigo requiere un tono informal. El tono que uses depende del propósito de la escritura y de la audiencia.

3. Mantenlo simple

Evite la jerga, las expresiones o las palabras grandes o complejas. Desea que sea fácil para el lector comprender lo que está diciendo, independientemente de su familiaridad con su empresa o industria.

4. Permanecer en el tema

Evite la información irrelevante. La claridad es esencial. Mantenga los párrafos y las oraciones breves, ya que las declaraciones complicadas y largas ralentizan al lector. Solo incluye palabras que agreguen valor al lector y enfócate en tu objetivo principal.

5. Usa la voz activa

La voz activa fortalece su escritura y hace que sus declaraciones sean más fáciles de entender. La voz activa también atrae al lector y mantiene su atención. Un ejemplo de voz pasiva es “La carta fue enviada”. Puede comunicar esta declaración de manera más clara y concisa si la vuelve a escribir en voz activa: “Envié la carta”.

6. Pídale a alguien que revise su escritura

La puntuación, la ortografía y la gramática correctas son cruciales. Pídele a alguien que lea tu escrito antes de enviarlo o compartirlo. Si no hay nadie disponible, léelo en voz alta para ti mismo.

7. Haz que sea fácil de leer y escanear

Los correos electrónicos, memorandos, cartas y páginas web con texto breve y mucho espacio en blanco son más fáciles de leer que las comunicaciones con mucho texto. Divide tu contenido en párrafos o secciones fáciles de leer y comprensibles. Esto es particularmente importante cuando los espectadores leen en una pantalla, como contenido web y correos electrónicos. Use viñetas, encabezados y párrafos cortos para que su texto sea más fácil de entender.

8. Sea profesional

Al escribir para el trabajo, mantenga el contenido profesional. Evite hacer bromas o discutir temas delicados que el lector pueda interpretar de manera diferente a lo que usted pretendía. Un tono profesional, particularmente en las comunicaciones formales, facilita que el lector confíe en usted y lo respete.

9. Practica

Cuanto más escriba, más fuertes serán sus habilidades de comunicación escrita. Practique escribir una variedad de tipos de comunicación con frecuencia, incluidos: correos electrónicos, cartas, comunicados de prensa, publicaciones de blog, memorandos, informes, contenido de sitios web.

Considere escribir comunicados de prensa hipotéticos y textos publicitarios, por ejemplo, en lugar de documentos que su organización planea enviar o publicar. Pídele a un amigo o colega que lea tu escrito y te dé su opinión para que sepas qué mejorar cuando tu gerente te pida que escribas comunicación profesional.

Méritos de la Comunicación Escrita

Méritos de Comunicación Escrita

1. Es exacto y preciso. La comunicación escrita suele formularse con mucho cuidado. La perspectiva misma de escribir hace a la gente consciente. Reflexionan seriamente sobre sus ideas y tratan de organizarlas. Dado que la comunicación escrita está abierta a la verificación, y es auténticamente fácil de cuestionar, el comunicador debe ser preciso y objetivo.
2. Se puede hacer referencia a ella repetidamente. El receptor de una comunicación escrita puede repasar el mensaje una y otra vez. Puede leerlo y releerlo hasta que crea que lo ha entendido correctamente. Además, hay menos peligro de perder alguna parte del mensaje. Un mensaje oral se da sólo una vez. Incluso si no se entiende correctamente, el receptor no solicita su repetición, porque teme que pueda reflejarse negativamente en su propia competencia. También es posible que alguna parte vital del mensaje se pierda por falta de atención. En la comunicación escrita, estas posibilidades están más o menos eliminadas.
3. Es registro permanente. La comunicación escrita se convierte en un registro permanente de la organización y puede resultar muy útil para futuras referencias. Las órdenes y decisiones antiguas pueden servir como precedentes para nuevas decisiones. Los informes de años anteriores pueden ser beneficiosos para formular nuevas políticas y fijar objetivos actuales.
4. Es un documento legal. La comunicación escrita es aceptable como documento legal. Por eso, algunos ejecutivos piensan que aunque algunos mensajes hayan sido transmitidos oralmente, luego deben ser confirmados por escrito.
5. Facilita la asignación de responsabilidades. Si las comunicaciones se conservan por escrito, es mucho más fácil asignar responsabilidades. En caso de que se cometa un error como resultado de la comunicación oral, es muy difícil determinar si el error se ha cometido por parte del comunicador o del receptor. En ocasiones, los gerentes pueden tener la tendencia de transferir la responsabilidad de un error al personal de menor rango. Por eso el personal inferior se siente más seguro cuando recibe órdenes por escrito.
6. Tiene un acceso amplio. Al haberse vuelto muy rápidos los medios de comunicación, la comunicación escrita goza de un amplio acceso. Si el comunicador y el receptor están muy alejados el uno del otro, un mensaje de correo electrónico resultará ser el más rápido y el más económico.
7. Es adecuado para transmitir información compleja y datos estadísticos. Si la información a transmitir es de naturaleza compleja y/o contiene datos estadísticos, la comunicación escrita sería probablemente el medio más adecuado. Los documentos de investigación, que son de valor permanente y a los que es necesario hacer referencia repetidamente, lógicamente estarían en forma escrita.
8. Es formal y autoritario. Por su propia naturaleza, la comunicación escrita es formal y autorizada, aunque las notas de oficina y los correos electrónicos admiten cierto elemento de informalidad. El mismo hecho de que algo se esté comprometiendo con el modo escrito hace que sea formal y que el mensaje tenga siempre más peso.

Limitaciones de la comunicación escrita

Limitaciones de Comunicación Escrita

1. Lleva mucho tiempo. Una de las principales limitaciones de la comunicación escrita es que requiere mucho tiempo. Dado que un mensaje escrito tiene que ser exacto y preciso, lleva tiempo formularlo. Si se transmite por correo, puede tardar días en llegar a su destino. En la comunicación oral a través de dispositivos mecánicos como el teléfono, no solo se transmite instantáneamente el mensaje, sino que incluso la respuesta se recibe de inmediato.
2. Puede ser costoso. Enviar cartas por correo postal es un proceso costoso, no por los gastos postales, que son solo nominales, sino por la cantidad de personas involucradas en el envío de una carta de una organización, y su tiempo es definitivamente valioso.
3. No es posible una aclaración rápida. En caso de que el receptor de una comunicación escrita tenga ciertas dudas o preguntas sobre el mensaje, no puede buscar una aclaración inmediata, como es posible en el mensaje oral. Tiene que responder y esperar la respuesta, pero es posible que no pueda permitirse el tiempo necesario para este largo proceso.
4. Es habilidad letrada. La comunicación escrita es una habilidad alfabetizada y aquellos a quienes se les confía la responsabilidad de manejarla necesitan una educación y una formación adecuadas. Las personas con habilidades de escritura efectivas son difíciles de encontrar.
5. Corre el riesgo de filtrarse. Es deseable mantener un registro adecuado de la comunicación escrita, por lo que este modo conlleva el riesgo de filtrarse. Esta característica de la comunicación escrita es un arma de doble filo. Si nada se conserva por escrito, no hay registro alguno ni evidencia. Entonces, la elección es entre la ausencia de evidencia y el riesgo de que la evidencia se filtre. La elección estaría determinada por la naturaleza del contenido y cómo se mantienen los registros.