Comunicación Oral: 5 Tipos, Meritos, Limitaciones Y Dar instrucciones orales

Comunicación Oral

El uso del lenguaje hablado para transmitir un mensaje se conoce como comunicación oral.

La comunicación oral es el principal medio de comunicación.

Cuando tenemos un pensamiento o idea para transmitir a otra persona, debemos comunicarlo. Tenemos dos opciones principales para hacerlo: comunicación oral y escrita. Hay dos formas principales de comunicarse: hablar (comunicación oral) y escribir (comunicación escrita). La comunicación oral es cuando decimos algo en voz alta o usamos señales no verbales como el tono de voz para transmitir nuestro punto de vista. Escribir nuestros pensamientos para que alguien entienda nuestro mensaje se conoce como comunicación escrita.

Tipos de comunicación oral

Tipos de comunicación oral

La comunicación oral se utiliza para diversos fines en el lugar de trabajo y es una forma de comunicación de uso frecuente. Los tipos de comunicación oral incluyen:

• Reuniones,
• Discusiones,
• Conversaciones cara a cara,
• Discursos,
• Conversaciones telefónicas, etc.

Las conversaciones orales en el lugar de trabajo pueden ser formales o informales. En el lugar de trabajo, la comunicación oral es crucial para:

• Reuniones – pueden ser formales e informales, dependiendo de los participantes y la naturaleza de la discusión.
• Videoconferencia: permite la comunicación oral con participantes de todo el mundo.
• Teléfono: las comunicaciones telefónicas son regulares en el lugar de trabajo, especialmente dentro de los edificios de oficinas.
• Comunicaciones formales: la comunicación oral con gerentes y clientes es frecuente en el lugar de trabajo. Tales conversaciones son formales y precisas.
• Comunicaciones informales: las conversaciones con compañeros de trabajo cercanos y otras personas que conocemos personalmente son tipos informales de comunicación.
• Elevator pitch: debe ser rápido y preciso, y la comunicación oral es la mejor manera de lograrlo. Un discurso de ascensor implica transmitir un punto crítico a alguien y conectarse con ellos en 30 segundos.
• Discursos en el lugar de trabajo: un discurso en el lugar de trabajo puede ser parte de diferentes situaciones laborales, como una función relacionada con el trabajo. La capacidad de pronunciar un discurso poderoso y coherente exige habilidades orales bien desarrolladas.
• Presentaciones en el lugar de trabajo: las habilidades orales bien desarrolladas son cruciales para dar las mejores presentaciones. Las presentaciones pueden ser una parte fundamental del lugar de trabajo, dependiendo de la naturaleza del trabajo.

Méritos de la comunicación oral

Meritos de comunicación oral

1. La comunicación oral ahorra tiempo. En una serie de casos en los que se requiere una acción inmediata, es mejor transmitir un mensaje oralmente. Cuando aumenta la carga de trabajo, los ejecutivos acosados ​​dejan de escribir, toman el teléfono o convocan una conferencia instantánea, o simplemente caminan por el pasillo y le dan instrucciones orales a alguien. Les ayuda a agilizar el trabajo.
2. En la mayoría de los casos (p. ej., cuando está dentro de la organización), la comunicación oral también ahorra dinero.
3. El habla es un medio más poderoso de persuasión y control. Por ello, los ejecutivos suelen preferir transmitir los mensajes de forma oral.
4. Con la ayuda de variaciones en el tono, el tono y el volumen de la voz, el hablante puede transmitir los matices del significado, lo que no podría hacer a través de la comunicación escrita.
5. El hablante puede recibir retroalimentación inmediata sobre si está creando una impresión favorable en el receptor o si lo está antagonizando, si el receptor aceptará o protestará, o si el receptor ha entendido claramente su significado o se siente perplejo o desconcertado, y puede moldear y ajustar su mensaje en consecuencia.
6. Aunque los empleados se sienten más seguros cuando están en posesión de mensajes escritos más confiables, tienen la oportunidad de recibir comentarios y aclaraciones.
7. Plano informal en el que se desarrolla mayoritariamente la comunicación oral ayuda a promover relaciones amistosas entre las partes que se comunican entre sí. Por lo que es propicio para el desarrollo de las relaciones interpersonales.
8. La comunicación oral es extremadamente útil al comunicarse con grupos en asambleas, reuniones, etc.

Limitaciones de la comunicación oral

1. La comunicación oral no es posible si el comunicador y el receptor están muy alejados entre sí y no se dispone de dispositivos mecánicos para conectarlos.
2. Los mensajes extensos no son adecuados para la transmisión oral, ya que existe la posibilidad de que se pierda algo de vital importancia.
3. Los mensajes orales no se pueden retener por mucho tiempo. En aproximadamente un mes, es posible que no se haya retenido más del veinte por ciento del mensaje original. Dado que estos mensajes no se encuentran en ningún lugar de los libros de registro, no podemos volver a consultarlos en el futuro.
4. Los mensajes orales no tienen validez legal a menos que sean grabados y se conviertan en parte de un registro permanente.
5. Aunque los mensajes orales ofrecen una mayor oportunidad de clarificación, también son inherentes a ellos mayores posibilidades de malentendidos. El orador a menudo da el mensaje sin haberlo organizado correctamente antes. Por lo tanto, es muy posible que no pueda ser muy claro. O el receptor puede perder el mensaje debido a su falta de atención.
6. En los mensajes orales, las responsabilidades por errores, si los hubiere, no pueden ser asignadas específicamente.

Elementos esenciales de la comunicación oral eficaz

1. Brevedad: a las personas les gusta hablar, por lo que la comunicación oral tiende a sufrir un exceso de comunicación. Pero si un orador sigue hablando por mucho tiempo, su mensaje se perderá en un mar de verbosidad y distracción. Es importante que el mensaje sea lo más breve posible sin parecer brusco y descortés.
2. Precisión: La precisión puede hacer que una comunicación oral sea muy efectiva. En lugar de decir “tome el total de estas facturas lo antes posible”, es preferible especificar la hora y decir “sería tan amable de sumar estas facturas y devolvérmelas en media hora”. “Ven a la oficina mañana temprano” no es tan bueno como “podrías llegar a la oficina mañana a las 8 en punto, ya que todas estas cartas deben enviarse por el primer correo”.
3. Convicción: Una persona que se comunica oralmente debe tener convicción en lo que dice. La falta de convicción provoca falta de confianza, por lo que no es capaz de impresionar al receptor con el mensaje. La convicción proviene de la sinceridad del enfoque y del pensamiento y la planificación cuidadosos.
4. Secuencia lógica: si el orador ha pensado adecuadamente en su mensaje, podrá ordenar las diversas ideas contenidas en él en su secuencia lógica. Las ideas desordenadas crean confusión, mientras que las ideas ordenadas lógicamente hacen que el mensaje sea contundente.
5. Selección adecuada de palabras: las palabras tienen diferentes significados para diferentes personas. Por eso es importante tener cuidado en la elección de las palabras. El hablante, mientras habla algo, sabe lo que quiere decir, por lo que supone que su oyente también lo hace, lo que puede ser una presunción errónea. En la comunicación oral, es más importante utilizar los términos familiares para el oyente que los términos familiares para el hablante.
6. Evitar frases trilladas y clichés: Los oradores, a menudo cuando están buscando palabras a tientas, utilizan frases trilladas como ‘lo que quiero decir’, ‘usted sabe’, ‘no es así’, ‘veo’, etc. Tales frases interrumpir el flujo de su discurso e impedir una comprensión rápida del significado. Se usan inconscientemente, pero el hablante debe hacer un esfuerzo consciente para excluirlos de su discurso.
7. Uso correcto de los elementos paralingüísticos: La pronunciación, el tono, el tono, el ritmo, el acento, las pausas son elementos paralingüísticos, porque están relacionados con el lenguaje aunque no caen en el ámbito del lenguaje. Estos elementos juegan un papel importante para que la comunicación oral sea efectiva. Un mensaje oral puede no ser entendido si el orador no pronuncia la palabra claramente, habla muy rápido, enfatiza palabras incorrectas, usa un tono incorrecto o hace pausas en lugares incorrectos. “Entregué el mensaje” no tiene el mismo significado que “Entregué el mensaje”. Incluso las palabras simples, pronunciadas con sarcasmo, pueden viciar las relaciones.
8. Congruencia entre medios verbales y no verbales: Mientras hablamos con otros, inconscientemente usamos expresiones faciales, gestos, movimientos corporales. Estos elementos también transmiten un significado quizás más confiable, por lo que si queremos que nuestro significado se transmita con precisión, debe haber congruencia entre las palabras que decimos y nuestro lenguaje corporal.
9. Escucha atenta: dado que la comunicación es un proceso bidireccional, la escucha atenta es tan vital para la comunicación oral efectiva como el habla clara y precisa. El intercambio adecuado de comunicación solo es posible si ambas partes son oradores expertos y oyentes atentos.
10. Voz natural: algunos hablantes cultivan deliberadamente un estilo afectado bajo la impresión de que los haría parecer más sofisticados. Nada está más lejos de la verdad, y nada impresiona tanto como la forma natural de hablar. Uno de los manuales para empleados de oficina en una empresa estadounidense dice: “El discurso más efectivo es el que es correcto y al mismo tiempo natural y sin afectación. Trate de cultivar una voz agradable y hable clara y distintamente”.
11. Encontrar el registro correcto: B. Maude, en su libro Comunicación práctica para gerentes, dice que las personas pertenecen a diferentes niveles sociales, culturales y educativos, usan diferentes tipos de lenguaje. Si los grupos educados necesitan cinco palabras para comprender una idea, los grupos sin educación pueden necesitar diez. Las personas educadas usan más sustantivos, las ignorantes, más verbos. Un comunicador eficiente detecta distinciones de este tipo y ajusta su discurso de acuerdo a las necesidades de sus oyentes. Esto es encontrar el registro correcto.

Las siete C de la comunicación oral

1. Con alma abierta – sincere – franco
2. Claro
3. Completa
4. Conciso
5. Concreto
6. Correcto
7. Cortés

Para que la comunicación oral sea efectiva.

• Mantenga el mensaje lo más breve posible
• Proporcione su información en términos precisos
• Sea sincero en su enfoque para que sus palabras transmitan convicción
• Organizar la información de forma lógica
• Elija las palabras con cuidado, evite palabras y frases trilladas
• Hablar despacio, con claridad, cuidando el tono, el tono, la acentuación y las pausas
• Elementos no verbales como expresiones faciales, gestos deben aclarar el significado
• Escuche atentamente lo que la otra parte tiene que decir
• Tu voz debe ser natural y dulce
• Adapta tu mensaje al nivel emocional e intelectual del receptor.

Cuando te comunicas oralmente, te comunicas con todo tu cuerpo, no solo a través de la palabra hablada.

Tus acciones se comunican aún más fuerte.

Dar instrucciones orales

A menudo se puede requerir dar instrucciones orales a otros empleados. Es un trabajo importante que necesita un manejo muy cuidadoso. Los siguientes consejos deberían ser útiles para esto.

1. No asuma que su oyente tiene algún conocimiento previo sobre el tema. Comienza a dar instrucciones como si no supiera nada al respecto.
2. Seleccione un momento adecuado para dar las instrucciones. Asegúrese de que ni usted ni su oyente tengan prisa y que tenga suficiente tiempo para explicar todos los detalles.
3. Organice sus instrucciones para que tengan sentido para el oyente. Pregúntese si su oyente puede entender exactamente lo que le está pidiendo que haga.
4. Utilizar un lenguaje sencillo, claro, conciso y preciso.
5. No dé ningún detalle irrelevante o sin importancia. No cargue la mente del oyente con información no relacionada con el trabajo en cuestión.
6. Mire cuidadosamente las expresiones en la cara de su oyente para saber si su mensaje está llegando o no. A la luz de la indicación de su rostro quizás puedas explicar un punto de nuevo. Si está dando instrucciones por teléfono, intente obtener retroalimentación continua.
7. Permita que su oyente tenga oportunidades para hacer preguntas. Pregúntele a su oyente si ha entendido claramente el punto que está diciendo.
8. Repita instrucciones complicadas. También es recomendable pedirle a su oyente que le repita las instrucciones. Esto asegurará que ha entendido.
9. Si es deseable, siga las instrucciones orales detalladas por escrito.