Que es la Comunicación Descendente? Principales y Objetivos

Comunicación Descendente

La comunicación descendente fluye de un supervisor a un subordinado. El director gerente comunicando a los jefes de departamento, un gerente dando instrucciones al subgerente o al supervisor, un capataz instruyendo a un trabajador, todos están involucrados en el proceso de comunicación descendente. Los pedidos, las instrucciones individuales, las declaraciones de política, las hojas de trabajo, las circulares, etc. se incluyen en la comunicación descendente.

La comunicación descendente es eminentemente adecuada para una organización en la que la línea de autoridad discurre claramente hacia abajo, con cada rango claramente por debajo de otro, con el que está directamente relacionado. Pero en la compleja estructura de las organizaciones modernas de gran tamaño, donde varios ejecutivos como el gerente de producción, el gerente de ventas, el oficial de compras, etc. disfrutan del mismo rango, es difícil depender únicamente del flujo descendente de comunicación. Sigue ocupando un lugar destacado incluso allí, pero debe complementarse con otros canales de comunicación.

Principales objetivos de la comunicación descendente

Objetivos de la comunicación descendente

Los siguientes son los principales objetivos de la comunicación descendente.

1. Dar instrucciones específicas sobre el trabajo que se le encomienda a un subordinado,
2. Dar a los subordinados información sobre la razón de ser de su trabajo para que comprendan la importancia de su trabajo en relación con los objetivos de la organización,
3. Coordinar el funcionamiento de los diferentes departamentos,
4. Informar a los subordinados de su desempeño,
5. Motivar a los empleados para lograr las metas organizacionales, y
6. Explicar las políticas y procedimientos organizacionales.

Medios para la comunicación descendente

La comunicación descendente puede ser oral o escrita. La comunicación escrita se puede utilizar de las siguientes maneras

1. Indicaciones importantes para iniciar acciones …….. Cartas, correos electrónicos, memorandos
2. Anuncio de políticas y procedimientos ………. Circulares, órganos internos, manuales, boletines
3. Actividades y logros de la organización ……….. Informes anuales, órganos internos, avisos, etc.
4. Información diversa ………… Carteles, avisos

Sin embargo, el flujo descendente de comunicación está dominado por medios orales. Es más natural que el capataz dé instrucciones orales a sus trabajadores. Al director general le resultaría más conveniente convocar una reunión de los jefes de departamento y transmitirles la información pertinente en lugar de escribirles largas cartas (en ciertos casos, por supuesto, las cartas pueden ser preferibles). En ocasiones, el Director General puede dirigirse directamente a todos los empleados a través de un sistema de megafonía. Los medios audiovisuales como películas y diapositivas también pueden utilizarse para la comunicación descendente.

Limitaciones de la comunicación descendente

Limitaciones de la comunicación descendente

1. Comunicación insuficiente y comunicación excesiva. La comunicación hacia abajo a menudo se ve afectada por la comunicación insuficiente o excesiva, es decir, un superior puede hablar muy poco o demasiado sobre un trabajo. La falta de comunicación puede implicar instrucciones incompletas, lo que inevitablemente conducirá a un desempeño insatisfactorio. La comunicación excesiva o hablar demasiado, por otro lado, puede conducir a la fuga de información confidencial.
2. Retraso. Las líneas de comunicación en la comunicación descendente son muy largas, la transmisión de información a los trabajadores más bajos es un proceso que requiere mucho tiempo. En el momento en que la información les llega, puede haber perdido gran parte de su importancia o puede haber causado un retraso perjudicial.
3. Pérdida de información. A menos que la comunicación esté completamente escrita, no es probable que se transmita hacia abajo en su totalidad. Una parte de ella es casi seguro que se perderá. De hecho, se ha comprobado experimentalmente que solo el 20 por ciento de la comunicación enviada hacia abajo a través de 5 niveles de gestión finalmente llega al nivel de los trabajadores.
4. Distorsión. En largas líneas de comunicación, la información no solo se pierde sino que incluso se distorsiona. Exagerar, hacer subestimaciones, dar giros inconscientes a los hechos son parte de la naturaleza humana. Cada vez que una información pasa de un individuo a otro, pierde un poco de su originalidad y autenticidad.
5. Filtrado. El filtrado también evita que parte de la información viaje por las líneas. Se diferencia de la pérdida de información en que es un proceso consciente mientras que la pérdida de información es natural. Al filtrar, los ejecutivos intermedios retienen cierta información ya sea pensando que es innecesaria o temiendo que pueda ser desagradable.
6. Una comunicación predominantemente unidireccional. Dado que la comunicación descendente pasa de los individuos con mayor autoridad a los empleados de los niveles más bajos, apenas hay retroalimentación. Por lo tanto, es muy probable que tomen medidas perjudiciales para los intereses de la organización.
7. Resistencia incorporada. La comunicación descendente huele a demasiado autoritarismo. Los subordinados no tienen ninguna oportunidad de participar en el proceso de toma de decisiones, por lo que a menudo se resienten.

Elementos esenciales de una comunicación descendente eficaz

Elementos esenciales de una comunicación descendente eficaz

1. Los gerentes deben mantenerse bien informados de los objetivos, actividades y logros de su organización. Si ellos mismos están en posesión de la información adecuada, podrán transmitir información a sus subordinados de manera efectiva.
2. Los gerentes deben trabajar de acuerdo a un plan de comunicación. Deben decidir de antemano cuánta información se va a comunicar y en qué momento. Esto asegurará que no haya una brecha en la comunicación, ni un exceso de comunicación o una falta de comunicación.
3. No debe haber una concentración excesiva de autoridad al más alto nivel. Si una organización está tan estructurada que las órdenes e instrucciones pueden originarse en varios niveles, las líneas de comunicación se acortarán. El flujo descendente ganará impulso. Se eliminarán los retrasos. La pérdida de información y la posibilidad de distorsión se minimizarán, si no se controlan por completo.
4. La información debe pasarse a la persona correcta en la jerarquía. Si el Director Gerente pasa por alto a los jefes de departamento para comunicarse directamente con el personal inferior, está subvirtiendo la estructura organizativa y creando problemas futuros para el flujo fluido de la comunicación descendente.

Resumen

La comunicación descendente fluye de un superior al personal subordinado.

Objetivos de la comunicación descendente son

• Para dar directivas sobre algún trabajo,
• Para explicar la razón de ser del trabajo,
• Coordinar la función de los diferentes departamentos,
• Para transmitir la evaluación del desempeño
• Motivar a los empleados,
• Explicar políticas y procedimientos.

 Limitaciones de la comunicación descendente son:

1. Comunicación insuficiente o comunicación excesiva
2. En caso de una comunicación de línea larga puede haber:

• Comunicación insuficiente o comunicación excesiva
• Demora
• Pérdida de información
• Distorsión
• Filtrado
• Casi ningún comentario
• Resentimiento por parte del personal subordinado.

Para que sea efectivo

• Los gerentes deben estar adecuadamente informados,
• Los gerentes deben tener claro cuánto comunicar,
• Se debe delegar cierta autoridad a los niveles inferiores para acortar la línea de comunicación
• La información debe pasarse a la persona correcta.