Table of Contents
নিম্নগামী যোগাযোগ (Downward Communication)
নিম্নগামী যোগাযোগ একজন সুপারভাইজার থেকে একজন অধস্তন ব্যক্তির কাছে প্রবাহিত হয়। ব্যবস্থাপনা পরিচালক বিভাগীয় প্রধানদের সাথে যোগাযোগ করেন, একজন ব্যবস্থাপক সহকারী ব্যবস্থাপক বা সুপারভাইজারকে নির্দেশ দেন, একজন ফোরম্যান একজন কর্মীকে নির্দেশ দেন – এসব ক্ষেত্রে সবাই নিম্নগামী যোগাযোগের প্রক্রিয়ায় নিয়োজিত। আদেশ, পৃথক নির্দেশাবলী, নীতি বিবৃতি, চাকরির পত্র, সার্কুলার ইত্যাদি নিম্নমুখী যোগাযোগের আওতায় পড়ে।
নিম্নগামী যোগাযোগ একটি সংস্থার জন্য বিশেষভাবে উপযুক্ত যেখানে কর্তৃপক্ষের লাইনটি স্পষ্টভাবে নীচের দিকে চলে, প্রতিটি র্যাঙ্ক স্পষ্টভাবে অন্যটির নীচে, যার সাথে এটি সরাসরি সম্পর্কিত। কিন্তু বৃহৎ আকারের আধুনিক প্রতিষ্ঠানের জটিল কাঠামোতে, যেখানে প্রোডাকশন ম্যানেজার, সেলস ম্যানেজার, ক্রয় অফিসার প্রভৃতি বহু সংখ্যক এক্সিকিউটিভ সমান পদমর্যাদা ভোগ করেন, সেখানে যোগাযোগের নিম্নগামী প্রবাহের উপর সম্পূর্ণরূপে নির্ভর করা কঠিন। এটি সেখানেও একটি বিশিষ্ট স্থান ধরে রেখেছে, তবে এটি যোগাযোগের অন্যান্য চ্যানেল দ্বারা পরিপূরক হতে হবে।
নিম্নগামী যোগাযোগের প্রধান প্রধান উদ্দেশ্য
নিম্নগামী যোগাযোগের উদ্দেশ্য
নিম্নমুখী যোগাযোগের প্রধান উদ্দেশ্য নিম্নে দেয়া হল:
১. একজন অধস্তনকে যে কাজটি অর্পণ করা হচ্ছে সে সম্পর্কে সুনির্দিষ্ট নির্দেশনা প্রদান করা,
২. অধস্তনদের তাদের কাজের যৌক্তিকতা সম্পর্কে তথ্য দেওয়া যাতে তারা সাংগঠনিক লক্ষ্যগুলির সাথে সম্পর্কিত তাদের কাজের তাৎপর্য বুঝতে পারে,
৩. বিভিন্ন বিভাগের কাজকর্ম সমন্বয় করা,
৪. অধস্তনদের তাদের কর্মক্ষমতা সম্পর্কে অবহিত করা,
৫. সাংগঠনিক লক্ষ্য অর্জনের জন্য কর্মীদের অনুপ্রাণিত করা, এবং
৬. সাংগঠনের নীতি এবং পদ্ধতি ব্যাখ্যা করা।
নিম্নগামী যোগাযোগের জন্য মাধ্যম
নিম্নগামী যোগাযোগ মৌখিক বা লিখিত হতে পারে। লিখিত যোগাযোগ নিম্নলিখিত উপায়ে ব্যবহার করা যেতে পারে
যোগাযোগের ধরণ | মাধ্যম |
| ১. কাজ শুরু করার জন্য গুরুত্বপূর্ণ নির্দেশাবলী | চিঠি, ই-মেইল, স্মারকলিপি |
| ২. নীতি ও পদ্ধতির ঘোষণা | সার্কুলার, হাউজ অর্গান, ম্যানুয়াল, বুলেটিন |
| ৩. সংগঠনের কার্যক্রম এবং অর্জন | বার্ষিক প্রতিবেদন, হাউজ অর্গান, নোটিশ ইত্যাদি। |
| ৪. বিবিধ তথ্য | পোস্টার, নোটিশ |
যাইহোক, যোগাযোগের নিম্নগামী প্রবাহ মৌখিক উপায়ে প্রাধান্য পায়। ফোরম্যানের পক্ষে তার কর্মীদের মৌখিক নির্দেশ (মৌখিক যোগাযোগ) দেওয়া আরও স্বাভাবিক। ব্যবস্থাপনা পরিচালক বিভাগীয় প্রধানদের কাছে দীর্ঘ চিঠি লেখার (লিখিত যোগাযোগ) পরিবর্তে একটি সভা আহ্বান করে তাদের কাছে প্রাসঙ্গিক তথ্য প্রেরণ করা আরও সুবিধাজনক মনে করবেন (কিছু ক্ষেত্রে, চিঠিগুলি অবশ্যই পছন্দ করা যেতে পারে)। কখনও কখনও, ব্যবস্থাপনা পরিচালক একটি পাবলিক অ্যাড্রেস সিস্টেমের মাধ্যমে সমস্ত কর্মচারীকে সরাসরি যোগাযোগ করতে পারেন। ফিল্ম এবং স্লাইডের মতো অডিও-ভিজ্যুয়াল মিডিয়াও নিম্নমুখী যোগাযোগের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে।
নিম্নগামী যোগাযোগের সীমাবদ্ধতা
নিম্নগামী যোগাযোগের সীমাবদ্ধতা
১. আন্ডার কমিউনিকেশন এবং অতিরিক্ত যোগাযোগ। নিম্নগামী যোগাযোগ প্রায়শই হয় কম-যোগাযোগ বা অতি-যোগাযোগ দ্বারা বিঘ্নিত হয়, অর্থাৎ, একজন উচ্চপদস্থ ব্যক্তি কাজ সম্পর্কে হয় খুব কম বা খুব বেশি কথা বলতে পারেন। আন্ডার কমিউনিকেশনে নির্দেশাবলী অসম্পূর্ণ হতে পারে, যা অনিবার্যভাবে অসন্তোষজনক কর্মক্ষমতার দিকে পরিচালিত করবে। অপরদিকে অতিরিক্ত যোগাযোগ বা অত্যধিক কথা বলায় গোপনীয় তথ্য ফাঁস হতে পারে।
২. বিলম্ব। নিম্নগামী যোগাযোগে যোগাযোগের লাইনগুলি খুব দীর্ঘ হলে সর্বনিম্ন কর্মীদের কাছে তথ্য প্রেরণ করা একটি সময়সাপেক্ষ প্রক্রিয়া হয়ে দাঁড়ায়। তথ্য তাদের কাছে পৌঁছানোর সময় এটি তার তাৎপর্য হারিয়ে ফেলে, অথবা এটি ক্ষতিকারক বিলম্বের কারণ হতে পারে।
৩. তথ্যের ক্ষতি। যোগাযোগ সম্পূর্ণরূপে লিখিত না হলে, এটি নীচের দিকে সম্পূর্ণরূপে প্রেরণ করার সম্ভাবনা নেই। এর একটি অংশ হারিয়ে যাওয়া প্রায় নিশ্চিত। প্রকৃতপক্ষে, এটি পরীক্ষামূলকভাবে যাচাই করা হয়েছে যে ব্যবস্থাপনার ৫ স্তরের মধ্য দিয়ে নীচের দিকে পাঠানো যোগাযোগের মাত্র ২০ শতাংশ অবশেষে কর্মীদের স্তরে পৌঁছে।
৪. তথ্য বিকৃতি। যোগাযোগের দীর্ঘ লাইনে, তথ্য কেবল হারিয়ে যায় না এমনকি বিকৃতও হয়। অতিরঞ্জিত করা, আন্ডার স্টেটমেন্ট করা, সত্যকে অবচেতনভাবে মোচড় দেওয়া মানব প্রকৃতির একটি অংশ। যখনই তথ্যের একটি অংশ একজন ব্যক্তি থেকে অন্যের কাছে চলে যায়, তখন এটি তার মৌলিকতা এবং সত্যতা হারায়।
৫. ফিল্টারিং। ফিল্টারিং কিছু তথ্যকে লাইনের নিচে যেতে বাধা দেয়। এটি তথ্য হারানোর থেকে ভিন্ন কারণ এটি একটি সচেতন প্রক্রিয়া যখন তথ্যের ক্ষতি একটি স্বাভাবিক প্রক্রিয়া। ফিল্টারিংয়ের ক্ষেত্রে, মধ্যবর্তী নির্বাহীরা কিছু তথ্য আটকে রাখে – হয় তারা এটিকে অপ্রয়োজনীয় বলে মনে করে বা ভয় পায় যে এটি বিব্রতকর অবস্থা সৃষ্টি করতে পারে।
৬. একটি প্রধানত একমুখী যোগাযোগ। যেহেতু নিম্নমুখী যোগাযোগ বৃহত্তর কর্তৃত্বসম্পন্ন ব্যক্তিদের থেকে নিম্ন স্তরের কর্মচারীদের কাছে চলে যায়, তাই খুব কমই কোনো প্রতিক্রিয়া পাওয়া যায়। তাই তারা প্রতিষ্ঠানের স্বার্থের জন্য ক্ষতিকর কিছু পদক্ষেপ নিতে পারে এমন সম্ভাবনা থেকে যায়।
৭. অন্তর্নির্মিত প্রতিরোধের। নিম্নগামী যোগাযোগ অত্যধিক কর্তৃত্ববাদ প্রতিষ্ঠি করে। অধস্তনরা সিদ্ধান্ত গ্রহণের প্রক্রিয়ায় অংশগ্রহণের কোনো সুযোগ পান না, তাই তারা প্রায়শই এতে বিরক্ত হন।
কার্যকর নিম্নগামী যোগাযোগের প্রয়োজনীয়তা
নিম্নগামী যোগাযোগ কার্যকর করার শর্তাবলী
১. পরিচালকদের তাদের প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্য, কার্যক্রম এবং অর্জন সম্পর্কে নিজেদের ভালোভাবে অবহিত থাকতে হবে। নিজেরা পর্যাপ্ত তথ্যের অধিকারী হলে তারা তাদের অধস্তনদের কাছে কার্যকরভাবে তথ্য প্রেরণ করতে সক্ষম হবেন।
২. পরিচালকদের একটি যোগাযোগ পরিকল্পনা অনুযায়ী কাজ করতে হবে। তাদের আগেই ঠিক করে নিতে হবে কতটা তথ্য যোগাযোগ করতে হবে এবং কোন সময়ে করতে হবে। এটি নিশ্চিত করবে যে কোনও কমিউনিকেশন গ্যাপ বা অতিরিক্ত যোগাযোগ বা আন্ডার কমিউনিকেশন নেই।
৩. সর্বোচ্চ স্তরে কর্তৃত্বের অতিরিক্ত কেন্দ্রীভূত হওয়া উচিত নয়। যদি একটি সংস্থা এতটাই সুগঠিত হয় যে আদেশ এবং নির্দেশগুলি বিভিন্ন স্তরে উদ্ভূত হতে পারে, যোগাযোগের লাইনগুলি ছোট হয়ে যাবে। নিম্নগামী প্রবাহ গতি পাবে। বিলম্ব দূর করা যাবে। তথ্যের ক্ষতি এবং বিকৃতির সম্ভাবনা ন্যূনতম করা যাবে, যদি সম্পূর্ণরূপে পরীক্ষা না করা হয়।
৪. অনুক্রমের সঠিক ব্যক্তির কাছে তথ্য প্রেরণ করতে হবে। ব্যবস্থাপনা পরিচালক নিম্ন কর্মীদের সাথে সরাসরি যোগাযোগের জন্য বিভাগীয় প্রধানদের বাইপাস করলে সাংগঠনিক কাঠামো বিপর্যস্ত হবে এবং নিম্নগামী যোগাযোগের মসৃণ প্রবাহের জন্য ভবিষ্যতে সমস্যা তৈরি হবে।
সারসংক্ষেপ
নিম্নগামী যোগাযোগ উচ্চতর থেকে অধস্তন কর্মীদের মধ্যে প্রবাহিত হয়।
নিম্নগামী যোগাযোগের উদ্দেশ্য হল:
কোন কাজ সম্পর্কে নির্দেশনা দিতে,
কাজের যৌক্তিকতা ব্যাখ্যা করতে,
বিভিন্ন বিভাগের কাজ সমন্বয় করা,
কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন জানাতে
কর্মচারীদের অনুপ্রাণিত করতে,
নীতি ও পদ্ধতি ব্যাখ্যা করা।
নিম্নগামী যোগাযোগের সীমাবদ্ধতা হল:
১. আন্ডার কমিউনিকেশন বা অতিরিক্ত যোগাযোগ
২. দীর্ঘ লাইন যোগাযোগের ক্ষেত্রে হতে পারে:
আন্ডার কমিউনিকেশন বা অতিরিক্ত যোগাযোগ,
বিলম্ব,
তথ্যের ক্ষতি,
বিকৃতি,
ফিল্টারিং,
খুব কমই কোনো প্রতিক্রিয়া,
অধস্তন কর্মীদের দ্বারা বিরক্তি।
নিম্নগামী যোগাযোগ কার্যকর করার শর্তাবলী
পরিচালকদের পর্যাপ্তভাবে অবহিত করা উচিত,
কতটা যোগাযোগ করতে হবে সে সম্পর্কে পরিচালকদের স্পষ্ট হওয়া উচিত,
যোগাযোগের লাইন ছোট করার জন্য কিছু কর্তৃত্ব নিম্ন স্তরে অর্পণ করা উচিত
তথ্য সঠিক ব্যক্তির কাছে প্রেরণ করা উচিত।
[…] করতে শুরু করেছেন। এটির প্রবাহ নিম্নমুখী যোগাযোগের বিপরীত […]
[…] সুপারভাইজারের মধ্যকার যোগাযোগ নিম্নমুখী যোগাযোগ ও ঊর্ধমুখী যোগাযোগ – এই ধরণের […]