আদেশ ও নির্দেশ বলতে কি বুঝায়? আদেশ প্রদানের ধাপসমুহ 

আদেশ বা অর্ডার (Oder)

আদেশ বা অর্ডার একটি কর্তৃত্বপূর্ণ যোগাযোগ। এটি কাউকে (সর্বদা অধস্তন) কিছু করার জন্য, সে ইতিমধ্যেই করছে এমন কিছুর গতিপথ পরিবর্তন করতে, বা কিছু না করার জন্য একটি নির্দেশ বুঝায়। যাই হোক না কেন, সংগঠনের প্রকৃতি এবং আকার  যেমনই হোক না কেন, সুষ্ঠ পরিচালনার জন্য আদেশ বরাবরই প্রয়োজনীয়। আদেশ দ্বারা তথ্যের নিম্নগামী ধারা প্রভাবিত হয়।

আদেশের ধরন (Types of orders)

আদেশের বিভিন্ন দিক মাথায় রেখে, আমরা বিভিন্ন উপায়ে আদেশ শ্রেণীবদ্ধ করতে পারি:

আদেশের ধরন

১। লিখিত এবং মৌখিক অর্ডার (Written and oral orders)

লিখিত অর্ডার সাধারণত নিম্নলিখিত ক্ষেত্রে দেওয়া হয়:

ক) অর্ডারটি অত্যন্ত দায়িত্বশীল প্রকৃতির। এটি একেবারে নির্দিষ্ট করা এবং এটির একটি রেকর্ড রাখা প্রয়োজন।

খ) কাজটি প্রকৃতিতে পুনরাবৃত্তিমূলক। প্রতিবার কাজটি করার সময় মৌখিক অর্ডার জারি করা কষ্টকর এবং অসুবিধাজনক।

গ) যে ব্যক্তিকে অর্ডার দেওয়া হচ্ছে সে দূরবর্তী অবস্থানে অবস্থান করলে এবং তাকে মৌখিক অর্ডার দেওয়া সম্ভব না হলে লিখিত অর্ডার দেয়া হয়।

নিম্নলিখিত ক্ষেত্রে মৌখিক অর্ডার দেওয়া হয়:

ক) যেসব কাজ অবিলম্বে করা প্রয়োজন সেই সব ক্ষেত্রে।

খ) এটি একটি সাধারণ কাজ এবং কোন লিখিত রেকর্ড সংরক্ষণে রাখার প্রয়োজন নেই এমন ক্ষেত্রে।

গ) আদেশদাতা এবং আদেশ গ্রহণকারীর মধ্যে এক ধরণের স্থায়ী তত্ত্বাবধায়ক-অধস্তন সম্পর্ক রয়েছে এবং আদেশদাতা লিখিত আদেশ জারি করার জটিল প্রক্রিয়ায় প্রবেশ করার প্রয়োজন অনুভব করেন না এমন ক্ষেত্রে।

২। সাধারণ এবং নির্দিষ্ট অর্ডার (General and Specific orders)

যদি অর্ডারগুলি একটি নির্দিষ্ট কার্যকলাপের সাথে সম্পর্কিত হয় তবে সেগুলি নির্দিষ্ট অর্ডার। যদি বেশ কিছু ক্রিয়াকলাপের কার্যকারিতার মিল থাকে, তবে সেগুলিকে কভার করার জন্য সাধারণ অর্ডার জারি করা যেতে পারে। আবার, যদি কোনও কার্যকলাপের সাথে সংযুক্ত সমস্ত পরিচর্যা পরিস্থিতির পূর্বাভাস দেওয়া সম্ভব না হয়, তাহলে সাধারণ অর্ডার জারি করা প্রয়োজন হতে পারে।

৩। পদ্ধতিগত এবং অপারেশনাল অর্ডার (Procedural and operational orders) পদ্ধতিগত অর্ডার গৃহীত পদ্ধতি নির্দিষ্ট করে। তারা স্বভাবগতভাবে সাধারণ। অপারেশনাল অর্ডারগুলি হাতে থাকা কাজের সাথে আরও ঘনিষ্ঠভাবে সম্পর্কিত। একটি নির্দিষ্ট কাজ কিভাবে করতে হবে তা সেখানে উল্লেখ করা হয়।

৪। বাধ্যতামূলক (Mandatory) এবং বিবেচনামূলক (discretionary) অর্ডার

বাধ্যতামূলক অর্ডার মানতেই হবে। বিবেচনামূলক অর্ডার সাধারণত সুপারিশ প্রকৃতির হয়। তারা পরামর্শ দেয় কী কাম্য, কী করা উচিত। তবে এটি গ্রহণকারীর উপর নির্ভর করে তাদের সম্ভাব্যতা দেখা এবং সিদ্ধান্ত নেওয়া যে তিনি সেগুলি সম্পাদন করবেন কি না। প্রধান কার্যালয় শাখা ব্যবস্থাপককে বিবেচনামূলক অর্ডার জারি করতে পারে, কারণ শাখা ব্যবস্থাপক ঘটনাস্থলে উপস্থিত থাকায় অর্ডারগুলি কার্যকর করা হবে কিনা তা ভাল জানেন এবং সেই অনুযায়ী সিদ্ধান্ত নেন।

একটি কার্যকর আদেশের বৈশিষ্ট্য

আদেশের বৈশিষ্ট্য

১। এটি অবশ্যই স্পষ্ট এবং সম্পূর্ণ হতে হবে যাতে যে ব্যক্তি অর্ডারটি গ্রহণ করেন তিনি বুঝতে পারবেন কি করতে হবে, কিভাবে করতে হবে এবং কখন এটি করতে হবে।

২। এটি কার্যকর করা সম্ভব কিনা তাও বিবেচ্য হওয়া উচিত, অর্থাৎ, যাকে এটি কার্যকর করতে হবে তার কাছে এটি কার্যকর করার উপকরণ, কলকব্জা, সরঞ্জাম, সময় এবং ক্ষমতা রয়েছে কিনা তা বিবেচনা করতে হবে। যদি কোনো প্রতিবন্ধকতার সম্মুখীন হওয়ার সম্ভাবনা থাকে, তাহলে সেগুলিকে কীভাবে অতিক্রম করা হবে তা আদেশে উল্লেখ করা উচিত।

৩। এটি একটি বন্ধুত্বপূর্ণ উপায়ে দেওয়া উচিত যাতে আদেশপ্রাপ্ত ব্যক্তি বিরক্ত না হন এবং অনিচ্ছায় কাজটি করা থেকে বিরত না থাকেন।

অর্ডার দেওয়া নিম্নলিখিত সাতটি ধাপ নিয়ে গঠিত:

আদেশ প্রদানের ধাপসমুহ

১। পরিকল্পনা (Planning): অর্ডার স্পষ্ট এবং সম্পূর্ণ করার জন্য পরিকল্পনা অপরিহার্য। অর্ডার দেওয়ার আগে, অর্ডারদাতাকে নিম্নলিখিত বিষয়গুলি সম্পর্কে নিশ্চিত হতে হবে:

ক) ঠিক কি পদক্ষেপ প্রয়োজন?

খ) এটা কি সম্ভব?

গ) কে এটি সম্পাদন করবে?

ঘ) কত সময়ে এটি সম্পাদন করতে হবে?

ঙ) কোন কোন সমস্যা হতে পারে? সেসব সমস্যা সমাধানের কোনো ব্যবস্থা আছে কি?

চ) কি ধরনের অর্ডার দিতে হবে (লিখিত, মৌখিক, সাধারণ, নির্দিষ্ট ইত্যাদি)?

২। অর্ডার গ্রহীতাকে প্রস্তুত করা (Preparing the order-receiver): এটি আসলে পরিকল্পনার একটি অংশ হিসাবে বিবেচিত হওয়া উচিত। কোনো নির্দিষ্ট আদেশের সন্তোষজনক সম্মতির জন্য অর্ডার-রিসিভারকে প্রস্তুত করা আবশ্যক। কিন্তু এর জন্য রিসিভারের ক্রমাগত শিক্ষারও প্রয়োজন যাতে তিনি সঠিক চেতনায় অর্ডারটি গ্রহণ করেন এবং এটি জারি করার পিছনের লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্যগুলিকে সঠিকভাবে অনুধাবন করতে পারেন।

৩। আদেশ উপস্থাপন করা (Presenting the order): এটি সেই পর্যায় যেখানে অর্ডারটি লিখতে হয় (যদি এটি একটি লিখিত অর্ডার হয়) এবং জারি করা হয়। এই পর্যায়ে এটি নিশ্চিত করা হয় যে অর্ডারটি পরিষ্কার এবং সম্পূর্ণ এবং এটি একটি দৃঢ় কিন্তু বিনয়ী সুরে জারি করা হয়েছে।

৪। অভ্যর্থনা যাচাইকরণ (Verification of reception): অর্ডার জারি হওয়ার পরে, অর্ডারদাতাকে রিসিভারের প্রতিক্রিয়ার জন্য লক্ষ্য রাখতে হবে, অর্ডারটি গ্রহণকারী সঠিকভাবে বুঝেছেন কিনা এবং সঠিক পথে যাচ্ছেন কিনা।

৫। অ্যাকশন (Action): যদি অর্ডারের পরিকল্পনা এবং উপস্থাপনা সঠিকভাবে করা হয়, তাহলে অর্ডার গ্রহণকারী সঠিকভাবে এটি কার্যকর করতে পারেন।

৬। ফলো-আপ (Follow-up):  অর্ডার প্রদানকারীর আদেশটি কার্যকর করা হচ্ছে এমন তথ্যে সন্তুষ্ট থাকা উচিত নয়। তাকে নিশ্চিত করা উচিত যে এটি সঠিকভাবে চালানো হচ্ছে কিনা। কখনও কখনও অর্ডার বাস্তবায়নকালে অর্পিত ব্যক্তি কিছু অপ্রত্যাশিত অসুবিধায় পড়তে পারেন। যদি যথাযথ ফলো-আপ পরিচালিত হয়, তাহলে অর্ডারদাতা সেই অসুবিধাগুলি দূর করার জন্য পদক্ষেপ নেবেন বা ভিন্ন পদক্ষেপ গ্রহণের জন্য নতুন অর্ডার জারি করবেন।

৭। মূল্যায়ন (Evaluation): যখন অর্ডারটি কার্যকর করা হয়েছে এবং কাজ শেষ হয়ে গেছে, এটি সন্তোষজনকভাবে সম্পন্ন হয়েছে কিনা বা এটি মাঝ রাস্তার অবরুদ্ধ হয়ে আছে কিনা  বা এটি থেমে আছে কিনা তা দেখার জন্য এটি মূল্যায়ন বা যাচাই করা প্রয়োজন।

সারাংশ

 অর্ডার হল অধস্তনকে একটি নির্দিষ্ট উপায়ে কিছু করার নির্দেশ

 অর্ডার নিচের দিকে প্রবাহিত হয়

 অর্ডার হতে পারে

ক) লিখিত বা মৌখিক

খ) সাধারণ বা নির্দিষ্ট

গ) পদ্ধতিগত বা কর্মক্ষম

ঘ) বাধ্যতামূলক বা বিবেচনামূলক

 অর্ডার হতে হবে

ক) স্পষ্ট এবং সম্পূর্ণ

খ) কার্যকর করতে সক্ষম

গ) বন্ধুত্বপূর্ণ সুরে

নির্দেশ (Instruction)

নির্দেশ হল একটি বিশেষ ধরণের অর্ডার যেখানে অধীনস্থকে শুধুমাত্র একটি কাজ করার জন্য আদেশ দেওয়া হয় না বরং এটি কীভাবে করতে হবে তার দিক নির্দেশনাও দেওয়া হয়। যদি অ্যাকাউন্ট অফিসার তার কেরানিদের একটি ভাউচার প্রস্তুত করতে বলেন, তাহলে বলা যায় যে তিনি একটি অর্ডার জারি করেছেন। যদি তিনি ক্লার্ককে একটি ভাউচার তৈরি করে পদ্ধতিটি দেখান এবং তারপর আরও ভাউচার প্রস্তুত করতে বলেন, তাহলে বলা যাবে তিনি নির্দেশনা জারি করেছেন।

নির্দেশ হল নির্দেশিকা সহ একটি আদেশ।

In conclusion, it is evident that there exists a significant distinction between orders and instructions. While orders are typically authoritative and demand compliance, instructions tend to provide guidance and suggestions without imposing a mandatory obligation. Understanding this difference is crucial, as it allows individuals to navigate various situations more effectively and ethically. By recognizing the nuanced nature of orders and instructions, we can foster better communication and cooperation in both personal and professional relationships.