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El Orden
El orden es una comunicación autorizada. Es una directiva para alguien, siempre un subordinado, para hacer algo, para modificar o alterar el curso de algo que ya está haciendo, o para no hacer algo. Cualquiera que sea la naturaleza y el tamaño de la organización, las órdenes son absolutamente necesarias para ella. El flujo descendente de información está dominado por órdenes.
Tipos de Ordenes
Teniendo en cuenta los diferentes aspectos de las órdenes, podemos clasificar las órdenes de varias maneras:
Tipos de Ordenes
- Órdenes escritas y orales:
a) Las órdenes escritas se suelen dar en los siguientes casos:
- El encargo es de carácter altamente responsable. Es necesario llevar un registro de ello y hacerlo absolutamente específico.
- ii) La tarea es de naturaleza repetitiva. Es engorroso e inconveniente dar órdenes orales cada vez que se va a realizar la tarea.
- La persona que recibe la orden se encuentra en un lugar remoto y no es posible darle órdenes verbales.
b) Las órdenes orales se dan en los siguientes casos:
- El trabajo debe realizarse de inmediato.
- Es un trabajo ordinario y no hay necesidad de llevar ningún registro escrito.
- Existe una especie de relación permanente de supervisor-subordinado entre el que da y el que recibe la orden y el que da la orden no siente la necesidad de entrar en el engorroso proceso de emitir órdenes por escrito.
- Órdenes Generales y Específicas
Si los pedidos están relacionados con una actividad en particular, son específicos. Si hay varias actividades que tienen similitudes operativas, se pueden emitir órdenes generales para cubrirlas todas. Nuevamente, en caso de que no sea posible prever todas las situaciones relacionadas con una actividad, puede ser necesario emitir órdenes generales.
- Órdenes procesales y operativas
Las órdenes procesales especifican los procedimientos a adoptar. Son generales por naturaleza. Las órdenes operativas están más estrechamente relacionadas con el trabajo en cuestión. Especifican cómo se debe realizar un trabajo en particular.
- Órdenes obligatorias y discrecionales
Las órdenes obligatorias tienen que ser obedecidas. Las órdenes discrecionales suelen tener el carácter de recomendaciones. Sugieren lo que es deseable, lo que debe hacerse. Pero corresponde al receptor ver su factibilidad y decidir si debe llevarlos a cabo o no. La casa matriz puede dar órdenes discrecionales al gerente de la sucursal, ya que el gerente de la sucursal, estando presente en el lugar, sabe mejor si las órdenes se ejecutarán o no.
Características de una orden efectiva
El orden debe ser
- Debe ser claro y completo para que la persona que recibe el pedido sepa exactamente qué hacer, cómo hacerlo y cuándo hacerlo.
- Su ejecución debe ser posible, es decir, la persona que ha de ejecutarla dispone de los materiales, herramientas, equipos, tiempo y capacidad para ejecutarla. Si es probable que se experimenten obstáculos, la orden debe especificar cómo se superarán.
- Debe darse de manera amistosa para que no se resienta y no se realice de mala gana.
Pasos en las operaciones de dar órdenes
Pasos en las operaciones de dar órdenes
Dar órdenes consta de los siguientes siete pasos:
- Planificación: la planificación es fundamental para que el pedido sea claro y completo. Antes de dar una orden, el ordenante debe estar seguro de los siguientes puntos:
i) Exactamente qué acción se requiere
ii) ¿Es factible?
iii) ¿Quién debe realizarlo?
iv) ¿En cuánto tiempo se debe realizar?
v) ¿Es probable que surjan problemas? ¿Existe alguna disposición para solucionar esos problemas?
vi) ¿Qué tipo de orden se debe dar (escrita, oral, general, específica, etc.)?
2. Preparación del receptor de pedidos: esto debería, de hecho, considerarse parte de la planificación. La preparación del receptor de órdenes es necesaria para el cumplimiento satisfactorio de cualquier orden específica. Pero también requiere una educación continua del receptor para que reciba la orden con el espíritu correcto e interprete correctamente la intención y los motivos detrás de su emisión.
3. Presentación de la orden: Es la etapa en la que se debe redactar la orden (si es una orden escrita) y emitirla. En esta etapa se asegura que la orden sea clara y completa y se emita en un tono firme pero cortés.
4. Verificación de la recepción: Una vez emitida la orden, el ordenante debe estar atento a la reacción del receptor, si la orden ha sido bien entendida y si el receptor va en la dirección correcta.
5. Action: If planning and presentation of the order have been done correctly, the order receiver is likely to execute it in the correct spirit.
6. Follow-up: But the order-giver should not remain content with the information that the order is being executed. He should confirm whether it is being executed correctly. Sometimes, during the process of execution, the person entrusted with it may run into some unexpected difficulties. If proper follow-up is being conducted, the order-giver will take steps to remove those difficulties or issue fresh orders on adopting a different course of action.
7. Tasación: Ejecutada la orden y finalizada la obra, es el momento de tasar o valorar para ver si se ha llevado a cabo satisfactoriamente o se ha topado con un tranque y se acaba de dormir.
- Orden es una directiva a un subordinado para hacer algo de una manera particular
- Las órdenes se mueven hacia abajo
- El orden puede ser
i) Escrito u oral
ii) Generales o específicas
iii) Procesales u operativos
iv) Obligatorio o discrecional
- El orden debe ser
i) Claro y completo
ii) Capaz de ser ejecutado
iii) Dado en un tono amistoso
La Instrucción
La instrucción es un tipo particular de orden en el que no solo se ordena al subordinado que haga un trabajo, sino que también se le da orientación sobre cómo hacerlo. Si el oficial de cuenta le pide a uno de sus empleados que prepare un comprobante, ha emitido una orden. Si le muestra al empleado cómo preparar un comprobante y luego le pide que prepare más, ha dado instrucciones.
La instrucción es una orden con una guía.
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