কার্যকর যোগাযোগ-এর গুরুত্ব এবং ব্রেন ড্রেন

সব ব্যবসা ফাংশনের  কেন্দ্রে রয়েছে কার্যকর যোগাযোগ নেটওয়ার্কিং। দক্ষ অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক যোগাযোগের অভাবে কোন ব্যবসাই উন্নতি করতে পারে না। এছাড়া নিয়োগের পাশাপাশি পদোন্নতির সময় কর্মীদের যোগাযোগ দক্ষতাকে উচ্চ গুরুত্ব দেওয়া হয়।

ব্রেন ড্রেন

ব্যবসায়িক যোগাযোগের ক্ষেত্রে ব্রেন ড্রেন শব্দটি যোগাযোগ চক্রের ভাঙ্গন বোঝায়। প্রেরক, মাধ্যম এবং প্রাপক যোগাযোগ চক্রের তিনটি উপাদান। এবং তাদের যে কোনটির অকার্যকারিতা বা বিচ্যুতি ব্রেন ড্রেন ঘটাতে পারে।

ব্রেন ড্রেন

প্রেরক প্রান্তে কিভাবে ব্রেন ড্রেন ঘটে?

প্রেরক কি যোগাযোগ করতে চান সে সম্পর্কে স্পষ্ট নয়। অথবা যদি তিনি একটি মৌখিক বার্তা পাঠাতে চান, তার ভাষা দক্ষতা যথেষ্ট পরিমার্জিত নয়, তিনি বার্তাটি কার্যকরভাবে প্রণয়ন করতে সফল নাও হতে পারেন। যদি তিনি বার্তাটির একটি ভিজ্যুয়াল চিত্রণ করতে চান তবে তার লাইনগুলিতে রূপরেখার তীক্ষ্ণতার অভাব হতে পারে বা তার রঙের অনুভূতি অসম্পূর্ণ হতে পারে।

মাধ্যম কিভাবে ব্রেন ড্রেন ঘটায়?

একটি টেলিফোনিক কথোপকথন টেলিফোন লাইনে গোলযোগ দ্বারা নষ্ট হয়ে যেতে পারে, বা লিঙ্কটি হঠাৎ করে কেটে যেতে পারে, বা যন্ত্র স্তরে শব্দ উত্পাদন নিম্নমানের হতে পারে। মুখোমুখি কথোপকথনে, দুইজন কমিউনিকেটর স্পষ্টভাবে শ্রবণযোগ্য হওয়ার জন্য যথেষ্ট কাছাকাছি নাও আসতে পারে। একটি নিম্ন মানের প্রিন্টার প্রকৃত রঙের মিশ্রণগুলিকে প্রামাণিকভাবে পুনরুৎপাদন করতে পারে না।

গ্রাহক প্রান্তে কিভাবে ব্রেন ড্রেন ঘটে?

আমাদের প্রতিক্রিয়া সবসময় পরিবেশের উপর নির্ভরশীল হয়।  এছাড়াও, আমাদের অধিকাংশই পছন্দ মত শোনার জন্য সংবেদনশীল। আমরা যা শুনতে চাই তা আমরা শুনি এবং আমাদের রিসেপ্টরের সাথে একমত  অর্থ বিশিষ্ট যেসব শব্দ আমরা সেই শব্দে পড়ি। সুতরাং প্রেরকের অর্থ এবং প্রাপকের দ্বারা নেওয়া অর্থ একই নাও হতে পারে। তাই গ্রাহক প্রান্তে ব্রেন ড্রেন হওয়ার সম্ভাবনা রয়েছে।

ব্যবসায় কার্যকর যোগাযোগ-এর গুরুত্ব

সব ব্যবসা ফাংশনের  কেন্দ্রে রয়েছে কার্যকর যোগাযোগ নেটওয়ার্কিং। দক্ষ অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক যোগাযোগের অভাবে কোন ব্যবসাই উন্নতি করতে পারে না। এছাড়া নিয়োগের পাশাপাশি পদোন্নতির সময় কর্মীদের যোগাযোগ দক্ষতাকে উচ্চ গুরুত্ব দেওয়া হয়।

কার্যকর যোগাযোগের গুরুত্ব

অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ

কার্যকরী অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ নিম্নলিখিত কারণে গুরুত্বপূর্ণ বলে মনে করা হয়।

১। ভাল সমন্বয় –  সমস্ত সাংগঠনিক কার্যক্রম বৃহত্তর উৎপাদনশীলতার দিকে পরিচালিত হয়, যার ফলে লাভজনকতা বৃদ্ধি পায় এবং তাই সকলের জন্য বৃহত্তর সমৃদ্ধি হয়। এর জন্য সকল বিভাগের সম্মিলিত ও সমন্বিত প্রচেষ্টা প্রয়োজন। যোগাযোগের বৃহত্তর কার্যকারিতা দলগত কাজের মধ্যে বৃহত্তর সম্প্রীতি, দ্রুত সমস্যা সমাধান এবং দ্রুত দ্বন্দ্ব সমাধান বোঝায়। এভাবে প্রতিষ্ঠানের মধ্যে সামগ্রিক দক্ষতা বৃদ্ধি পায়।

২। অনুকূল কাজের পরিবেশ –  ব্যবস্থাপনা এবং কর্মচারীদের মধ্যে কার্যকর যোগাযোগ বিদ্যমান থাকলে, এটি পারস্পরিক আস্থা ও আস্থার পরিবেশ আনতে সাহায্য করে। কর্মচারীরা জানেন তাদের কাছ থেকে ঠিক কী প্রত্যাশা করা হচ্ছে; ব্যবস্থাপনা কর্মীদের সম্ভাব্যতা এবং সীমাবদ্ধতা সম্পর্কে সচেতন থাকে এবং জানে কিভাবে প্রথমটি গ্রহণ করতে হয় এবং পরবর্তীটির জন্য তৈরি করতে হয়। এই পারস্পরিক বোঝাপড়া উভয় পক্ষের জন্য অত্যন্ত উপকারী। ব্যবস্থাপনা ভালো রিটার্ন পায়; কর্মীরা কাজে সন্তুষ্টি পান। এছাড়াও তারা সংগঠনের প্রতি আনুগত্য এবং আনুগত্যের অনুভূতি প্রকাশ করে। মসৃণ যোগাযোগের মাধ্যমগুলিও উন্নত ব্যবস্থাপনা-শ্রমিক ইউনিয়ন সম্পর্কের দিকে পরিচালিত করে।

বাহ্যিক যোগাযোগ

বাহ্যিক যোগাযোগের মধ্যে একদিকে সরকারী সংস্থা এবং বিভাগের সাথে যোগাযোগ এবং অন্যদিকে পরিবেশক, খুচরা বিক্রেতা, স্বতন্ত্র গ্রাহক এবং সাধারণ জনগণের সাথে যোগাযোগ অন্তর্ভুক্ত।

১। সরকারী সংস্থা এবং বিভাগ –  ব্যবসায়িক সংস্থাগুলিকে লাইসেন্সিং কর্তৃপক্ষ, বিদেশী বাণিজ্য অফিস, শুল্ক কর্তৃপক্ষ, ব্যাঙ্ক ও অন্যান্য আর্থিক প্রতিষ্ঠান, আয়কর ও বিক্রয়-কর অফিস, ডাকঘর এবং পরিবহন ইত্যাদির সাথে মোকাবিলা করতে হয়৷ প্রায়শই তারা ভয়ঙ্কর এবং জটিল পরিস্থিতিতে ফড়তে পারে। শুধুমাত্র কৌশলী আলোচনার মাধ্যমে পরিস্থিতি পরিচালনা করা যেতে পারে এবং আলোচনা যোগাযোগ ছাড়া আর কিছুই নয়।

২। বিজ্ঞাপন সংস্থা, পরিবেশক, খুচরা বিক্রেতা, সতন্ত্র গ্রাহক ইত্যাদি –  আধুনিক ব্যবসা একটি অত্যন্ত প্রতিযোগিতামূলক ঘটনা। সাধারণ ব্যবহারের প্রতিটি পণ্য অগণিত ব্র্যান্ডে পাওয়া যায়, যার সবকটিই সমানভাবে বিক্রি হয় না। বিপণন গবেষণা প্রকাশ করেছে যে, যে সংস্থাগুলি ভাল যোগাযোগ করতে পারে তারা আরও ভাল বিক্রি করতে পারে। প্ররোচনার মাধ্যমে বিক্রয় প্রচার করা হয় এবং প্ররোচনা যোগাযোগের আরেকটি দিক। কার্যকর বাহ্যিক যোগাযোগ একটি প্রতিষ্ঠানের পাবলিক ইমেজ উন্নত করতেও সাহায্য করে।

জব রিকোয়ারমেন্ট হিসাবে যোগাযোগ দক্ষতা

কিছু ক্ষেত্রে (যেমন- কর্মী, জনসংযোগ, বিপণন, বিক্রয়, শ্রম সম্পর্ক) ব্যতিক্রমী যোগাযোগ দক্ষতার প্রয়োজন হয়।

সম্পাদক, লেখক, শিক্ষক, উকিল, গবেষকদেরও যোগাযোগ করার জন্য একটি উচ্চ বিকশিত ক্ষমতা প্রয়োজন।

প্রতিষ্ঠানের একটি অনুকূল ভাবমূর্তি তুলে ধরার জন্য নির্বাহীদের বক্তৃতা, প্রচারপত্র, ব্রোশিওর, স্যুভেনির প্রস্তুত করা এবং মিডিয়াকে সাক্ষাৎকার দেওয়া প্রত্যাশিত৷

এইভাবে, কার্যকরভাবে যোগাযোগ করার ক্ষমতা একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজের জন্য প্রয়োজনীয় (job requirement) হয়ে উঠেছে।

পদোন্নতির জন্য গুরুত্বপূর্ণ ফ্যাক্টর

What Do You Mean I Can’t Write?

What Do You Mean I Can’t Write? শিরোনামের একটি নিবন্ধে, জন ফিল্ডেন (Jhon Fielden ) এক্সিকিউটিভদের পদোন্নতির জন্য সবচেয়ে জরুরী প্রয়োজনীয়তা (the most essential requisite for promotion )  হিসাবে যোগাযোগ করার ক্ষমতাকে তালিকাভুক্ত করেছেন। কঠোর পরিশ্রমের ক্ষমতা, সঠিক সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষমতা, একাডেমিক যোগ্যতা এবং উচ্চাকাঙ্ক্ষা-ড্রাইভের মতো প্রয়োজনীয় গুণাবলীর চেয়ে তিনি এই ক্ষমতাকে উচ্চতর স্থান দিয়েছেন। এবং এই মতামত অনেক আমেরিকান বিশ্ববিদ্যালয় দ্বারা পরিচালিত অসংখ্য জরিপ দ্বারা সমর্থিত।

একটি বিশেষ ক্ষেত্রে, একজন তরুণ নির্বাহী যিনি পাঁচ বছরে পাঁচটি পদোন্নতি অর্জন করেছেন তার সাফল্যের জন্য অত্যন্ত প্ররোচিত চিঠি (highly persuasive letters) লেখার এবং খুব সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদন (concise reports) তৈরি করার ক্ষমতাকে চিহ্নিত করেছেন।

কার্যকর যোগাযোগ বৃদ্ধি করে –

• দ্রুত সমস্যা সমাধান (Quicker problem solving)
• বর্ধিত উৎপাদনশীলতা (Increased productivity)
• শক্তিশালী ব্যবসায়িক সম্পর্ক (Stronger business relationship)
• উন্নত পেশাদার ইমেজ (Enhanced professional image)
• শক্তিশালী সিদ্ধান্ত গ্রহণ (Stronger decision making)
• স্থির কাজের প্রবাহ (Steadier work flow)
• স্বচ্ছ প্রচারমূলক উপকরণ (Clearer promotional materials)
• উন্নত স্টেকহোল্ডা প্রতিক্রিয়া (Improved stakeholder response০

সারসংক্ষেপ

১। কার্যকর যোগাযোগ যেকোন প্রতিষ্ঠানের মসৃণ এবং সফল কার্যকারিতার জন্য অত্যাবশ্যক।

২। কার্যকরী অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ নিশ্চিত করে-

ক) বিভিন্ন বিভাগের মধ্যে উন্নত সমন্বয় (Better coordination among various departments)

খ) অনুকূল কাজের পরিবেশ (Conducive work atmosphere)

গ) উন্নত ব্যবস্থাপনা-শ্রমিক ইউনিয়ন সম্পর্ক (Improved management-labour union relationship)

৩। কার্যকর বাহ্যিক যোগাযোগ নিশ্চিত করে-

ক) সরকারী ও আর্থিক প্রতিষ্ঠানে ভালো সম্পর্ক (Better relation in government and financial institutions)

খ) বিক্রয় বৃদ্ধি (Increased sales)

গ) ভালো পাবলিক ইমেজ (Better public image)

৪। একজন ব্যক্তির জন্য, কার্যকর যোগাযোগ দক্ষতা-

ক) একটি অপরিহার্য কাজের প্রয়োজন (An essential job requirement)

খ) পদোন্নতির জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় (An important factor for promotion)