Table of Contents
যোগাযোগ কাকে বলে?
যোগাযোগ সামাজিক তথা কর্পোরেট জগতের প্রাণ প্রবাহ। আমরা টিকে আছি, কারণ আমরা যোগাযোগ করি। এমনকি আমাদের নীরবতাও অনেক কিছু যোগাযোগ (communicate) করে। যোগাযোগ কী সে সম্পর্কে আমাদের সবারই একটি সাধারণ ধারণা রয়েছে, তবে আসুন আমরা ধারণাটিকে পুরোপুরি বোঝার চেষ্টা করি যাতে আমরা এটি পুরোপুরি ব্যবহার করতে পারি।
যোগাযোগের সংজ্ঞা (Definition of Communication)
উইলিয়াম জি স্কট (Willium G Scott) তার অর্গানাইজেশন থিওরি (Organization Theory) বইতে নিম্নলিখিত সংজ্ঞা প্রদান করেছেন যা বিজনেস কমিউনিকেশনের শিক্ষার্থীদের কাছে ব্যাপক এবং বিশেষভাবে সন্তোষজনক বলে মনে করা হয়:
প্রশাসনিক যোগাযোগ হল এমন একটি প্রক্রিয়া যার মধ্যে সাংগঠনিক লক্ষ্যসমুহ (organizational goals) সম্পন্ন করার পদক্ষেপ অর্জনের উদ্দেশ্যে ধারণার সঞ্চারণ (transmission) এবং সঠিক পুনরুৎপাদন (accurate replication) জড়িত থাকে যা প্রতিক্রিয়া (feedback) দ্বারা নিশ্চিত হয়।
এটি মোটামুটি ব্যাপক সংজ্ঞা যা চারটি গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টের উপর জোর দেয়:
১। যোগাযোগের প্রক্রিয়াটি ধারণার সঞ্চারণের সাথে জড়িত। (এই প্রেক্ষাপটে ধারণা শব্দটি বাস্তবের পাশাপাশি আবেগও অন্তর্ভুক্ত করে।)
২। ধারণাগুলি প্রাপকের মনের মধ্যে সঠিকভাবে প্রতিবিম্বিত (পুনরুৎপাদিত) হওয়া উচিত। অর্থাৎ, প্রাপকের ঠিক একই ধারণা পাওয়া উচিত যা তার নিকট প্রেরণ করা হয়েছে। যদি communication প্রক্রিয়াটি নিখুঁত হয় তবে ধারণাগুলির কোনও গরুত্বহানি (dilution), অতিরঞ্জন বা বিকৃতি হবে না।
কিন্তু বাস্তবে প্রাপকের মনে প্রেরকের ধারণার প্রতিলিপি কখনই নিখুঁত হতে পারে না। যখন একটি ধারণা শব্দ বা অন্য কোন প্রতীকে আচ্ছাদিত বা প্রকাশিত হয়, তখন এটি তার মূল গুরুত্বের কিছু না কিছু হারায়। সঞ্চারণ (transmission) প্রক্রিয়ায় এটির আরও কিছুটা হারিয়ে যায়। অবশেষে, যখন এটি প্রাপকের কাছে পৌঁছায় এবং প্রাপকের মন তা ডিকোড করে (ব্যাখ্যা করে) তখন এটি আরও বিকৃতির শিকার হয়, কারণ শব্দ বা প্রতীকগুলি প্রেরক এবং প্রাপকের মনে অভিন্ন অর্থ বহন করে না।
৩। প্রাপকের মনে ধারণাটির প্রতিলিপি তার প্রতিক্রিয়া (feedback) দ্বারা প্রতিফলিত হয়।
যোগাযেগের নির্ভুলতার মাত্রা প্রাপকের প্রতিক্রিয়া দ্বারা নির্দেশিত হয়। অর্থাৎ, প্রেরকের নিকট ফেরত পাঠানো প্রাপকের প্রতিক্রিয়ার উপর কমুনিকেশনের নির্ভুলতার মাত্রা নির্ভর করে। এখানে এটি প্রস্তাব করা হয় যে communication একটি দ্বিমুখী প্রক্রিয়া যার মধ্যে প্রতিক্রিয়া প্রেরণ করা হয়।
৪। সমস্ত যোগাযোগের উদ্দেশ্য হল সাংগঠনিক লক্ষ্যগুলিকে এগিয়ে নেওয়ার জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ গ্রহণ করা।
যোগাযোগের বৈশিষ্ট্য (Features of Communication)
- Communication প্রক্রিয়ায় দুই বা ততোধিক ব্যক্তি বা স্বত্ত্বার মধ্যে তথ্য, ধারণা, মতামত বা আবেগ বিনিময় করা জড়িত।
- প্রতিক্রিয়া (Feedback) যোগাযোগের একটি অপরিহার্য উপাদান।
- যোগাযোগের মূল উদ্দেশ্য হল অবহিত করা, বা কাউকে একটি নির্দিষ্ট দৃষ্টিকোণে নিয়ে আসা, বা সাংগঠনিক লক্ষ্য অর্জনের জন্য পদক্ষেপ গ্রহণ করা।
যোগাযোগের প্রকারভেদ
যোগাযোগ প্রধানত ২ প্রকার।
- আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ
- অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগ
যোগাযোগ চক্র (Communication Cycle)
প্রাপকের কাছে প্রেরকের ধারণার সঞ্চারণ এবং প্রেরকের কাছে প্রাপকের প্রতিক্রিয়া বা ফিডব্যাক যোগাযোগ চক্র গঠন করে। Communication Cycleকে চিত্রগতভাবে উপস্থাপন করা যেতে পারে যেমনটি পরে দেখানো হয়েছে।
প্রেরক (The Sender)
- প্রেরকের একটি ধারণা থাকে। আপনি প্রেরক, আপনার একটি ধারণা আছে এবং এটি কারো সাথে শেয়ার করতে চান।
- প্রেরক ধারণা এনকোড (encode) করে, বার্তা প্রণয়ন (formulate) করে। ধারণাটি বিমূর্ত কিছু। এটি আপনার কল্পনায় বিদ্যমান। ধারণা শেয়ার করার জন্য আপনাকে এটি এনকোড করতে হবে। আপনাকে এটিকে একটি ফর্ম দিতে হবে (শব্দ, অঙ্গভঙ্গি, মুখের অভিব্যক্তি, গ্রাফিক্স, ইত্যাদি)। এছাড়াও আপনাকে আপনার ধারণাটি সংগঠিত করতে হবে, যা প্রাপক, উদ্দেশ্য এবং আপনার নিজের মনের ফ্রেমের উপর নির্ভর করবে।
- প্রেরক একটি উপযুক্ত মাধ্যম বা চ্যানেল নির্বাচন করে বার্তা পাঠায়। বার্তাটি এনকোড করা হয়ে গেলে, আপনি এটি প্রেরণ করেন। এর জন্য আপনাকে একটি উপযুক্ত চ্যানেল নির্বাচন করতে হবে। চিঠি, টেলিফোন কলের মতো প্রচলিত চ্যানেলের পাশাপাশি, আপনার কাছে ই-মেইল, ভয়েসমেল, ফ্যাক্সের মতো telecommunication পদ্ধতির একটি বিস্তৃত পরিসর রয়েছে, যা প্রযুক্তিগত বিপ্লব দ্বারা আপনার জন্য উন্মুক্ত। পছন্দটি বার্তার প্রকৃতি, প্রেরক ও প্রাপকের নিকট সহজলব্ধ সুযোগ-সুবিধা, প্ররাপকের অবস্থান, গতির প্রয়োজনীয়তা, সংশ্লিষ্ঠ খরচ, আনুষ্ঠানিকতা এবং গোপনীয়তার মাত্রা ইত্যাদির উপর নির্ভর করে।
যোগাযোগ মাধ্য়ম
উদাহরণস্বরূপ, একটি ধাপে ধাপে ব্যাখ্যা করার প্রক্রিয়ার জন্য, টেলিফোনিক কথোপকথনের তুলনায় একটি চিঠি বেশি উপযুক্ত হতে পারে। গতি একটি গুরুত্বপূর্ণ শর্ত হলে একটি ই-মেইল পাঠানো খুব উপযুক্ত হতে পারে যদি প্রেরক এবং প্রাপক উভয়ই ইলেকট্রনিকভাবে সংযুক্ত থাকে। অনানুষ্ঠানিক বার্তাগুলি এসএমএসের মাধ্যমেও পাঠানো যেতে পারে।
প্রাপক বা গ্রাহক (The receiver)
- গ্রাহক বা প্রাপক বার্তা গ্রহণ করে। বার্তাটি বুঝতে, প্রাপককে প্রথমে এটি পেতে হবে। যদি বার্তাটি একটি চিঠির মাধ্যমে পৌঁছে দেওয়া হয় তবে প্রাপককে প্রথমে এটি পেতে এবং পড়তে হবে। Face-to-face communication গ্রাহককে আপনার কথা মনোযোগ সহকারে শুনতে হবে।
- গ্রাহক বার্তাটি ডিকোড করে। পরবর্তী ধাপে, গ্রাহক বার্তাটি ডিকোড করে (ব্যাখ্যা করে এবং বোঝে)। ডিকোডিং এর মধ্যে অন্তর্নিহিত অর্থ বোঝাও অন্তর্ভুক্ত, তাই বার্তা এনকোড করার সময় আপনাকে আলাদা (discrete) হতে হবে। যদি এনকোডিং, ট্রান্সমিশন এবং ডিকোডিং দক্ষ এবং নির্ভুল হয়ে থাকে, তাহলে যোগাযোগের উদ্দেশ্যে আপনি যা বুঝাতে চেয়েছেন এবং গ্রাহক যা বুঝেছে তার মধ্যে নূনতম পার্থক্য হবে।
- প্রাপক প্রতিক্রিয়া পাঠায়। প্রতিক্রিয়া হল আপনার বার্তায় রিসিভারের প্রতিবার্তা (feedback) বা উত্তর (response)। প্রতিক্রিয়া আপনাকে বলবে যে রিসিভার কতটা ভালভাবে বার্তাটি বুঝতে পেরেছে এবং communication প্রক্রিয়াটি কতটা সফল হয়েছে৷
যোগাযোগ চক্র
উভয় পক্ষের নিজেদের মত প্রকাশ করা শেষ না হওয়া পর্যন্ত communication প্রক্রিয়া চলতে থাকে।
অফিস আদেশ এবং একটি নোটিশের মত কমুনিকেশনের কিছু ফর্ম একমুখী হয়। একটি অফিস আদেশ কিছু নির্দিষ্ট কর্মচারীর কাছে কর্তৃপক্ষের ইচ্ছা জানিয়ে দেয় এবং সেখানেই থামে। একটি নোটিশ তথ্য দিতে বোঝানো হয় এবং সাধারণত প্রতিক্রিয়া আশা করে না। কিন্তু বেশিরভাগ ফর্মই সাইক্লিক এবং Communication Cycleটি তখনই সম্পন্ন হয় যখন প্রতিক্রিয়া পাওয়া যায়।
সফল যোগাযোগ (Successful communication)
সফল যোগাযোগের জন্য
- প্রেরকের উচিত বার্তাটি প্রাপকের জন্য উপযুক্ত করে গঠন করা। (একটি বার্তার সাফল্য নির্ভর করে আপনি এটি কতটা ভালোভাবে ফ্রেম করেছেন তার উপর নয় বরং এটি কতটা ভালোভাবে গৃহীত হয়েছে তার উপর।)
- প্রেরকের চ্যানেল নির্বাচনে বিবেচ্য
- প্রাপকের প্রয়োজন (Receivers need)
- প্রাপকের অবস্থান (Receivers location)
- বিদ্যমান সুযোগ সুবিধার (Facilities available)
- গতির প্রয়োজন (Need for speed)
- গোপনীয়তা (Confidentiality)
- নিরাপত্তা এবং সুরক্ষা (Safety and security)
- লিখিত রেকর্ড প্রয়োজন কিনা (Whether a written record is required)
- প্রাপকের উচিত বার্তাটি বস্তুনিষ্ঠভাবে (objectively) ডিকোড করা, দ্রুত প্রতিক্রিয়া পাঠান।
যোগাযোগের উদ্দেশ্য
একটি সংস্থার সমস্ত যোগাযোগের মূল উদ্দেশ্য হল সংস্থার সাধারণ কল্যাণ। এই কল্যাণ নিশ্চিত করার জন্য সকল পর্যায়ে effective communication প্রয়োজন।
পরিকল্পনা পর্যায়ে, এন্টারপ্রাইজের বিভিন্ন দিক, প্রকল্প গ্রহণের সম্ভাব্যতা, জড়িত অর্থ, জনশক্তির প্রয়োজন, বিপণনের অবস্থা, প্রচার প্রচারণা ইত্যাদির বিষয়ে তথ্য প্রয়োজন।
বাস্তবায়ন পর্যায়ে, কর্মীদের কাজ শুরু করার জন্য আদেশ জারি করা হয়, প্রকল্পের সাথে জড়িত কর্মীদের ক্রমাগত অনুপ্রাণিত করা হয় এবং জড়িত রাখা হয়, তাদের মধ্যে একটি শৃঙ্খলাবোধ গড়ে তোলা হয় এবং তাদের মনোবল চাঙ্গা রাখা হয়। এই সব ব্যবস্থা এবং কর্মীদের মধ্যে constant two-way communication প্রয়োজন।
তারপরে মূল্যায়ন পর্যায়ে, পরিচালককে আবার প্রকল্পের ফলাফল মূল্যায়ন করার জন্য অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক উভয় উৎসের সাথে communicate করতে হবে এবং প্রয়োজনে ভবিষ্যতের পরিকল্পনায় অভিজ্ঞতাগুলি প্রয়োগ করতে হবে।
ommunication-এর উদ্দেশ্যসমুহ নিচে চিত্রগতভাবে উপস্থাপন করা হয়েছে:
যোগাযোগের উদ্দেশ্য
- তথ্য (Information)
- মনোবল উন্নয়ন এবং প্রেরণা (Raising morale and motivation)
- সতর্কতবার্তা (Warning)
- উপদেশ (Advice)
- শিক্ষা (Education)
- কাউন্সেলিং (Counselling)
- আদেশ (Order)
- পরামর্শ (Suggestion)
- প্ররোচনা (Persuasion)
আরও পড়তে পারেন: কৃষি ব্যবসার খেলোয়ড়
[…] ফাংশনের কেন্দ্রে রয়েছে কার্যকর যোগাযোগ নেটওয়ার্কিং। দক্ষ অভ্যন্তরীণ এবং […]
[…] ক্ষেত্রে ব্রেন ড্রেন শব্দটি যোগাযোগ চক্রের ভাঙ্গন বোঝায়। প্রেরক, মাধ্যম এবং […]
[…] যোগাযোগের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ উদ্দেশ্যগুলির মধ্যে একটি হল নির্দিষ্ট ঘটনা বা পরিস্থিতি সম্পর্কে তথ্য প্রদান করা বা গ্রহণ করা। এটি হয় কথ্য বা লিখিত ভাষার মাধ্যমে বা অন্য কোনো চিহ্ন বা সংকেত ব্যবহার করে করা যেতে পারে। […]
[…] বা উপদেশ দেওয়া যোগাযোগের একটি গুরুত্বপূর্ণ উদ্দেশ্য। তথ্য […]
[…] বা অর্ডার একটি কর্তৃত্বপূর্ণ যোগাযোগ। এটি কাউকে (সর্বদা অধস্তন) কিছু করার […]
[…] যোগাযোগের একটি ফর্ম হিসাবে মোটিভেশন নিয়ে আলোচনা করার ক্ষেত্রে নিম্নলিখিত বিষয়গুলি বিবেচনার যোগ্য: […]
[…] পারে। এখনকার দিনে বিভিন্ন মাধ্যমে যোগাযোগ করা সম্ভব। বিক্রয় ব্যবস্থাপকের […]
[…] প্রেরণ করা হয়, তখন আমাদের অবশ্যই যোগাযোগ স্থাপন করতে হবে। এটি করার জন্য আমাদের […]
[…] যোগাযোগ একটি সংস্থার জন্য বিশেষভাবে উপযুক্ত […]
[…] যোগাযোগ (Communication) হল তথ্য প্রেরণের প্রক্রিয়া। প্রেরক যে তথ্য উপস্থাপন করে, তা যদি গ্রহীতার মনে অপরিবর্তিত অবস্থায় স্থানান্তরিত হয়, আমরা বলতে পারি যে একটি নিখুঁত যোগাযোগের সংঘটিত হয়েছে। যদি আমরা আমাদের অভিজ্ঞতা স্মরণ করি তাহলে আমরা মনে করতে পারি আমরা কতবার ভুল যোগাযোগের অভিজ্ঞতা পেয়েছি (কখনও কখনও বিব্রতকর ভুল বোঝাবুঝির কারণ), আমরা বুঝতে পারব যে নিখুঁত যোগাযোগ হিসাবে বর্ণনা করা যেতে পারে এমন কোনও জিনিস নেই। […]
[…] যোগাযোগ হল সীমিত সংখ্যক অংশগ্রহণকারীদের […]
[…] যোগাযোগের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ উদ্দেশ্যগুলির মধ্যে একটি হল নির্দিষ্ট ঘটনা বা পরিস্থিতি সম্পর্কে তথ্য প্রদান করা বা গ্রহণ করা। এটি হয় কথ্য বা লিখিত ভাষার মাধ্যমে বা অন্য কোনো চিহ্ন বা সংকেত ব্যবহার করে করা যেতে পারে। […]