তথ্য কি, তথ্য কত প্রকার? তথ্যের উৎস কি কি?

তথ্য কি? বা তথ্য কাকে বলে? (What is information?)

যোগাযোগের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ উদ্দেশ্যগুলির মধ্যে একটি হল নির্দিষ্ট ঘটনা বা পরিস্থিতি সম্পর্কে তথ্য প্রদান করা বা গ্রহণ করা। এটি হয় কথ্য বা লিখিত ভাষার মাধ্যমে বা অন্য কোনো চিহ্ন বা সংকেত ব্যবহার করে করা যেতে পারে।

ব্যবস্থাপকদের সংগঠিত করার জন্য সম্পূর্ণ, সঠিক এবং সুনির্দিষ্ট ইনফরমেশন প্রয়োজন; কর্মীদের ক্ষেত্রে পরিকল্পনাকে বাস্তবে রূপ দেওয়ার জন্য এটি প্রয়োজন।

তথ্য কত প্রকার? (Types of Information)

বাহ্যিক তথ্য (External information)

যেকোন প্রতিষ্ঠানের অস্তিত্ব ও কল্যাণের জন্য নিম্নলিখিত দিকগুলির ইনফরমেশন খুবই গুরুত্বপূর্ণ:

1. নিজেদের পণ্য সম্পর্কে তথ্য (Information about its products): (i) গুণমান এবং মূল্যের ক্ষেত্রে প্রতিযোগী পণ্যগুলির সাথে তুলনা করে নিজেদের পণ্যগুলির প্রতি ভোক্তাদের প্রতিক্রিয়া; (ii) পণ্যগুলি সাম্প্রতিক প্রবণতাগুলির সাথে সামঞ্জস্য রেখে উৎপাদিত হচ্ছে কিনা; (iii) তারা নির্ধারিত উৎপাদন মান মেনে চলে কিনা, ইত্যাদি।
2. ঋণ প্রাপ্যতা সম্পর্কে তথ্য (Information about the availability of credits): বিভিন্ন আর্থিক প্রতিষ্ঠানের কার্যকারিতা এবং তাদের ঋণ দেওয়ার শর্তাবলী।
3. কাঁচামালের প্রাপ্যতা সম্পর্কে তথ্য (Information about the availability of raw materials): কীভাবে এবং কোথায় গুণমানসম্মত কাঁচামাল সহজ শর্তে সংগ্রহ করা যেতে পারে, বা যদি কোনও সস্তা বিকল্প পাওয়া যায়।
4. সরকারি বিধি-বিধান সম্পর্কে তথ্য (Information about the government rules and regulations): সরকারের বিধি-বিধান এবং পরিবর্তিত রাজনৈতিক পরিস্থিতি সংস্থার পণ্য নীতিতে কী ধরনের প্রভাব ফেলতে পারে৷
5. বিজ্ঞাপন মিডিয়া সম্পর্কে তথ্য (Information about the advertising media): তাদের দক্ষতা, উপযুক্ততা, আপেক্ষিক যোগ্যতা এবং জড়িত খরচ।
6. বিজ্ঞান ও প্রযুক্তির ক্ষেত্রে সাম্প্রতিক অগ্রগতি সম্পর্কে তথ্য (Information about the latest developments in the fields of science and technology): কীভাবে সর্বশেষ উদ্ভাবনগুলি পণ্যের গুণমান উন্নত করতে বা শ্রম, সময়, অর্থ ইত্যাদিতে অর্থনীতিকে প্রভাবিত করতে উৎপাদন কৌশলকে আধুনিক করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।

অভ্যন্তরীণ তথ্য (Internal Information)

অভ্যন্তরীণভাবে, নিম্নলিখিত দিকগুলির উপর কর্মচারীদের ইনফরমেশন দেওয়া উচিত:

1. চাকরির নিয়োগ এবং সেগুলিকে পরিচালনা করার পদ্ধতি সম্পর্কিত তথ্য (Information on job assignments and procedure governing them): প্রতিটি কর্মচারীর কাজের সুনির্দিষ্ট প্রকৃতি, এর সুযোগ এবং এটি পরিচালনা করার পদ্ধতি সম্পর্কে ইনফরমেশন প্রতিটি কর্মচারীর সাথে সাথে প্রতিষ্ঠানের ফাইলগুলিতে সহজ প্রাপ্য হওয়া উচিত।
2. পদবি এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণের ক্ষমতা সম্পর্কিত তথ্য (Information on status and decision–making powers): কর্মকর্তাদের সঠিক পদবি এবং তাদের দ্বারা উপভোগ করা সিদ্ধান্ত গ্রহণের ক্ষমতাগুলি স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করা উচিত।
3. সংস্থার নীতি এবং কার্যকলাপের সাধারণ তথ্য (General information on the policies and activities of the organization): যদি কর্মীদের সংগঠনের নীতি এবং সংশ্লিষ্ঠ অন্যান্য দিকগুলি সম্পর্কে ভালভাবে অবহিত করা হয়, তবে তাদের মধ্যে একত্রিত হওয়ার অনুভূতি জাগিয়ে তোলে এবং তাদের কাজের সন্তুষ্টি দেয়। এটি তাদের নিজেদের মধ্যে আত্মবিশ্বাস তৈরি করতেও সাহায্য করে।

পরিকল্পনার জন্য তথ্য (Information for planning)

ম্যানেজার যাদের প্রাথমিক কাজ পরিকল্পনা করা হয় তাদের বিভিন্ন ধরণের বিস্তারিত ইনফরমেশনের প্রয়োজন। পরিকল্পনার জন্য ইনফরমেশনকে তিনটি শিরোনামের অধীনে শ্রেণীবদ্ধ করা যেতে পারে:

1. পরিবেশ সংক্রান্ত তথ্য (Environmental information) – রাজনৈতিক, সামাজিক এবং অর্থনৈতিক অবস্থার ইনফরমেশন; সাংস্কৃতিক পরিবেশ, ভৌগলিক এবং জলবায়ু সংক্রান্ত ইনফরমেশন ।
2. অভ্যন্তরীণ তথ্য (Internal information) – সংস্থার উৎপাদন এবং বিক্রয় ক্ষমতা সম্পর্কে ইনফরমেশন; কর্মীবাহিনীর সদস্যদের সম্পর্কে বিস্তারিত তথ্য, তাদের একাডেমিক এবং পেশাগত যোগ্যতা, তাদের দক্ষতা এবং নির্ভরযোগ্যতা, তাদের সীমাবদ্ধতা ইত্যাদি।
3. প্রতিযোগিতার তথ্য (Competition information) – প্রতিদ্বন্দ্বী কোম্পানি এবং তাদের পণ্য, তাদের শক্তি এবং দুর্বল পয়েন্ট, তাদের অতীত এবং বর্তমান কর্মক্ষমতা সম্পর্কে ইনফরমেশন।

দক্ষ এবং কার্যকর পরিকল্পনার জন্য ঠিকভাবে শ্রেণীবদ্ধ এবং আপ টু ডেট ইনফরমেশন সংস্থার ফাইলগুলিতে সহজেই উপলব্ধ হওয়া উচিত।

তথ্যের উৎস কি কি (What are the Sources of information)

1. পুরানো ফাইল (Old files): প্রতিষ্ঠানের পুরানো ফাইলগুলিতে প্রচুর ইন্টারনাল ইনফরমেশন সহজেই পাওয়া যায়। পুরনো ফাইল থেকে প্রতিষ্ঠানের পাশাপাশি এর কর্মচারীদের অতীত কর্মকান্ড,  কর্মক্ষমতা সম্পর্কে সব কিছু সহজেই জানা যায়।
2. পর্যবেক্ষণ (Observation): কর্মচারীদের দক্ষতা এবং নির্ভরযোগ্যতা সম্পর্কে মূল্যবান ইনফরমেশন ব্যক্তিগত পর্যবেক্ষণ থেকে অর্জন করা যেতে পারে।
3. গণমাধ্যম এবং যোগাযোগ (Mass media and communication): যোগাযোগের মাধ্যম যেমন রেডিও, টেলিভিশন, সিনেমা, সংবাদপত্র, জার্নাল সব সময় বিভিন্ন ধরণের গুরুত্বপূর্ণ ইনফরমেশন প্রকাশ করে। এই সব মিডিয়াতে নিজেদেরকে প্রকাশ করা এবং প্রাসঙ্গিক ইনফরমেশন সংগ্রহ করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। সাধারণ পড়ার জন্য ম্যাগাজিন ছাড়াও, বিশেষ ক্ষেত্রগুলির জন্য একচেটিয়াভাবে নিবেদিত জার্নাল রয়েছে। এই জার্নালগুলি ইনফরমেশনের একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ উৎস হিসাবে গণ্য করা হয়।
4. গ্রন্থাগার গবেষণা (Library research): একটি ভাল গ্রন্থাগার হল তথ্যের ভান্ডার। এটি শুধুমাত্র একটি লাইব্রেরিতে থাকলেই আমরা রেফারেন্স বই, গবেষণা প্রকাশনা, পুরানো জার্নালের ফাইল, প্যামফলেট, বিভিন্ন ধরণের সরকারি প্রকাশনা, পরিসংখ্যান প্রতিবেদন ইত্যাদির অ্যাক্সেস পেতে পারি। এখন টেপ, রেকর্ড এবং চলচ্চিত্রের লাইব্রেরিও রয়েছে।
5. চেম্বার অফ কমার্স (Chambers of commerce): এই ধরনের চেম্বারের সদস্যপদ আজকাল খুব দরকারী বলে মনে করা হয়। চেম্বারগুলি তাদের সদস্যদের সকল উন্নয়ন সম্পর্কে অবগত রাখে যা তাদের কার্যকলাপের উপর প্রভূত প্রভাব বিস্তার করে।
6. মিটিং, সেমিনার এবং সম্মেলন (Meetings, seminars and conferences): বড় ব্যবসা প্রতিষ্ঠান প্রায়ই জাতীয় এবং আন্তর্জাতিক সেমিনার এবং সম্মেলনগুলিকে একটি খুব শিক্ষণীয় অভিজ্ঞতা বলে প্রমাণিত করে। এই সব সভা, সেমিনার, সম্মেলন, কর্মশালায় ব্য়াপক আপ-টু-ডেট ইনফরমেশন আদান প্রদান হয়।
7. ব্যক্তিগত সাক্ষাৎকার (Personal interviews): রাজনৈতিক ক্ষেত্রে বিশিষ্ট ব্যক্তিদের, পেশাদার ক্ষেত্রের বিশেষজ্ঞ এবং সাধারণ জনগণের সদস্যদের সাথে ব্যক্তিগত সাক্ষাৎকারের মাধ্যমেও ইনফরমেশন সংগ্রহ করা যেতে পারে।
8. প্রশ্নাবলী (Questionnaires): একটি কোম্পানির পণ্যের জনপ্রিয়তা এবং তাদের বিক্রয়যোগ্যতা সম্পর্কে ইনফরমেশন প্রায়ই ভোক্তা এবং খুচরা বিক্রেতাদের মধ্যে সাবধানে প্রস্তুত প্রশ্নাবলী প্রচার করে সংগ্রহ করা হয়।
9. বাণিজ্য মেলা এবং প্রদর্শনী (Trade fairs and exhibitions): বড় মেলা এবং প্রদর্শনী আধুনিক জীবনের একটি নিয়মিত বৈশিষ্ট্য হয়ে উঠেছে। সমস্ত প্যাভিলিয়ন একটি কেন্দ্রীয় থিমের সাথে সম্পর্কিত। তারা কৃষি উন্নয়ন, বই উৎপাদন, ইলেকট্রনিক শিল্প, বা অন্য কোন থিম হাইলাইট করতে পারে। সেই থিম সম্পর্কিত সমস্ত ইনফরমেশন এক জায়গায় সংগ্রহ করা হয়। এইভাবে তারা ইনফরমেশনের একটি গুরুত্বপূর্ণ উৎস হয়ে ওঠে।
10. বর্তমান ইলেকট্রনিক কমিউনিকেশন মিডিয়া, বিশেষ করে, ইন্টারনেট কম্পিউটার নেটওয়ার্ক (Current electronic communication media, in particular, internet computer network): এটি এখন প্রায় আপনার অঙ্গুলি নির্দেশে চোখের সামনে সমস্ত বিষয়ের সর্বশেষ ইনফরমেশন অ্যাক্সেস সরবরাহ করে। সাম্প্রতিক ইলেকট্রনিক মিডিয়ার মাধ্যমে যোগাযোগের জগতে কার্যত বিপ্লব ঘটছে। ইন্টারনেটের মাধ্যমে একজন আগ্রহী মনুষ যে কোন বিষয়ে বিপুল পরিমান তথ্য মুহুর্তের মধ্য সংগ্রহ করতে পারে, আবার কোন ব্যক্তি, প্রতিষ্ঠান বা সংঘ চাইলেই তাদের শিক্ষা, জ্ঞান, অভিজ্ঞতা বা দক্ষতা, পণ্য বা প্রক্রিয়া সম্পর্কিত ইনফরমেশন জনগনের সামনে উন্মুক্ত করে দিতে পারে।

তথ্যের গ্রহণযোগ্যতা (Acceptability of Information)

ইনফরমেশনের কোনো অংশ গ্রহণ করার আগে, নিজেকে নিম্নলিখিত প্রশ্নগুলি জিজ্ঞাসা করুন:

1. ইনফরমেশন কি একটি নির্ভরযোগ্য উৎস থেকে এসেছে? এটা সঠিক?
2. ইনফরমেশন সম্পূর্ণ? অথবা, কোন গুরুত্বপূর্ণ দিক উপেক্ষা করেছে?
3. এটি কি সর্বশেষ ইনফরমেশন?
4. গুজব কোন তথ্য নয়।

সারসংক্ষেপ (Summary)

• পরিকল্পনা এবং সংগঠিত করার জন্য নির্বাহীদের ইনফরমেশন প্রয়োজন; কর্মচারীদের তাদের কাজের সন্তুষ্টি কার্যকর করার জন্য এটি প্রয়োজন।
• পুরানো ফাইল, নতুন কাগজপত্র, ইন্টারনেট, প্রশ্নপত্র ইত্যাদি সহ বিভিন্ন উৎস থেকে ইনফরমেশন সংগ্রহ করা যেতে পারে।
• এক্সটাইনাল ইনফরমেশন পণ্যের প্রতি জনসাধারণের প্রতিক্রিয়া, কাঁচামালের প্রাপ্যতা, অর্থ, ইত্যাদির সাথে সম্পর্কিত।
• ইনটারনাল ইনফরমেশন চাকরির নিয়োগ, পদ্ধতি, ক্ষমতা কেন্দ্র, সাংগঠনিক নীতি ইত্যাদির সাথে সম্পর্কিত।
• ইনফরমেশন হতে হবে –

1. নির্ভরযোগ্য উৎস থেকে (From a reliable source)
2. সঠিক (Accurate)
3. সম্পূর্ণ (Complete)
4. সর্বশেষ (Latest)